Herramientas de simplificación
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Las herramientas de simplificación tiene por objetivo la mejora de las solicitudes de información por la administración para liberar tiempo y recursos de los afectados por los requerimientos. Proporcionan, en efecto, mecanismos a través de los cuales las amplias estrategias de simplificación de los gobiernos pueden ser ejecutadas. Estos instrumentos también tienen la virtud de mejorar la transparencia y la responsabilidad de la regulación administrativa.
Las herramientas de simplificación se aplican generalmente en tres áreas, que a menudo están entrelazadas:
· Difusión de la información: haciendo más fáciles las solicitudes de información reglamentarias y a un menor coste para grupos objetivo relevantes.
· Aspectos transaccionales: permitiendo y facilitando las transacciones de información reglamentarias entre las autoridades y las empresas y ciudadanos.
· Compartimiento de la información: almacenamiento común y compartimiento de la información exigida por la normativa entre los distintos organismos administrativos.
Los resultados de la Encuesta sobre los Indicadores de Calidad Normativa de la OCDE de 2005 muestran que la información y las tecnologías de la comunicación son las herramientas de simplificación más privilegiadas en los países de la OCDE (1). Como la encuesta también apunta, el otro conjunto de
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herramientas mayoritariamente utilizadas se proponen la racionalización de los procedimientos administrativos a través de procesos de re-ingeniería (véase figura 2.1.).
Figura 2.1. Técnicas para reducir las cargas administrativas
[VER FIGURA EN PDF ADJUNTO]
Fuente: OCDE 2005, basado en las respuestas preliminares a la Encuesta sobre los Indicadores de Calidad Normativa, para una sub muestra de 22 países con proyectos de simplificación en marcha.
La simplificación administrativa se ha beneficiado del rápido desarrollo sin precedentes de las herramientas ICT (Information and Communication Technologies) que ofrecen la posibilidad de una mayor coherencia y eficacia en las interacciones entre la administración, las empresas y los ciudadanos. Las herramientas ICT son esenciales para la reducción de cargas en la medida que son importantes capacitadores «físicos» y suponen una mezcla de difusión de información y de aspectos transaccionales.
De esta manera la simplificación administrativa y la reducción de cargas se vincula al más amplio proyecto de la administración electrónica (véase cuadro
2.1). La finalidad política de reducir las cargas administrativas es un guía importante para la administración electrónica en muchos países. Un aspecto importante de la administración electrónica es la capacidad de ICT de transformar las estructuras y procedimientos de la administración para mejorar la comunicación entre los distintos departamentos y organismos y hacer más simple y más eficaz el uso de la información donde quiera o como quiera que se presten los servicios.
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Cuadro 2.1. Administración electrónica y simplificación administrativa
La OCDE define la administración electrónica como «la utilización de tecnologías de la información y la comunicación, y particularmente Internet, como herramienta para lograr un mejor gobierno» (The e-government imperative, OCDE 2003). Un punto en común de los programas de administración electrónica y de simplificación administrativa es el intento de lograr procedimientos más simples y más eficaces y colocar al usuario (la empresa o el ciudadano) en el centro cuando se desarrollan nuevas y mejores formas de interacción.
Como muestra este informe, la utilización de ICT es una importante herramienta para la consecución de la simplificación administrativa -pero no la única. De la misma manera, la administración electrónica trata de reducir las cargas administrativas- pero no sólo eso. Las iniciativas de administración electrónica cubren un amplio rango de objetivos políticos y desempeñan un papel central en las actuales reformas del sector público:
· La administración electrónica mejora la eficacia. Las aplicaciones basadas en
Internet pueden suponer ahorros en la recopilación de datos y en la transmisión, suministro de información y comunicación con los clientes.
· La administración electrónica mejora los servicios. Los servicios exitosos (tanto online, como offline) se construyen sobre el entendimiento de las necesidades del usuario. Poner el foco en el cliente supone que el usuario no tiene por qué en-tender la complejidad de las estructuras administrativas y de las relaciones para interactuar con la administración. Internet puede ayudar a conseguir esta finalidad permitiendo a las administraciones públicas aparecer como organizaciones unificadas y proporcionar servicios online sin fisuras.
· La administración electrónica ayuda a la consecución de resultados en las políticas específicas. Internet puede ayudar a los interesados a compartir información e ideas y de esta forma contribuir a los resultados de políticas específicas.
· La administración electrónica puede contribuir a lograr objetivos de política económica. La administración electrónica contribuye a reducir la corrupción, incrementa la transparencia y la confianza en el gobierno y de esta forma ayuda en la consecución de objetivos de política económica.
· La administración electrónica puede ser uno de los principales apoyos de la reforma. Todos los países de la OCDE afrontan la cuestión de la modernización y reforma de la gestión pública. Las herramientas ICT han sustentado las reformas en muchas áreas, por ejemplo mejorando la transparencia, facilitando el compartimiento de la información y poniendo de relieve las inconsistencias internas.
· La administración electrónica puede ayudar a generar confianza entre los gobiernos y los ciudadanos. La generación de confianza entre las administraciones y los ciudadanos es fundamental para el buen gobierno. Las herramientas ICT pueden contribuir a esta generación permitiendo a los ciudadanos la participación en el proceso de las políticas, promoviendo una administración abierta y responsable y contribuyendo a prevenir la corrupción.
Fuente: adaptado de E-government for Better Governmen», OCDE 2005.
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La obtención de información se ha basado tradicionalmente en las llamadas ventanillas únicas. Se pueden definir las mismas como oficinas donde los solicitantes de servicios públicos y otros interesados pueden obtener la información necesaria para su consulta en un único punto. También se las denomina «mostradores de servicios», «oficinas o puntos de atención al ciudadano», etc. Inicialmente las ventanillas únicas se diseñaron para proporcionar servicios integrados con tan pocos y tan fácilmente accesibles puntos de contacto como fuera posible, con el propósito de generar ahorros sustanciales en la búsqueda de información y en los costes de las transacciones para los usuarios en relación con un amplio rango de interacciones con la administración.
En los países de la OCDE se han creado muchos tipos de ventanillas únicas en diversas combinaciones para asistir a tanto a los ciudadanos como a las empresas.
· Las ventanillas únicas para los ciudadanos datan de principio de los 90, siendo los ayuntamientos los primeros en proporcionar tales servicios. Estos servicios a los ciudadanos se han centrado mayoritariamente en las necesidades de los ciudadanos con patrones de demanda basados en los «episodios cíclicos de la vida». Así, las ventanillas únicas han proporcionado especialmente información sobre registros y licencias, (certificados de nacimiento, registro de vehículos) declaración de impuestos, seguridad social y servicios sociales y de salud.
· Las ventanillas únicas también han sido ampliamente utilizadas para simplificar la interacción de la administración con las empresas. Pueden distinguirse dos categorías: los «mostradores de servicios empresariales» donde los empresarios pueden obtener un amplio abanico de servicios de distintos organismos públicos y los «servicios de autorizaciones empresariales» que centran su actividad en el suministro de información sobre transacciones relativas a la obtención de los permisos necesarios para tomar parte en una actividad empresarial específica.
Hay pruebas de que muchas de las variaciones de la idea de ventanilla única han tenido éxito en la reducción de las cargas administrativas sobre las empresas y el público en general. Se han obtenido beneficios en el tiempo y en el coste de la búsqueda de información, especialmente en las solicitudes de permisos y licencias.
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Los mecanismos de suministro se han expandido desde los métodos tradicionales de entrevistas presenciales, teléfono y correo, a la utilización de herramientas ICT, fundamentalmente portales Web. Hoy en día los países de la OCDE se centran en el desarrollo de servicios de suministro «multi-canal» para facilitar y mejorar el acceso de los usuarios a los servicios públicos - estos canales múltiples...
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