El Fedatario Particular Juramentado en Informática: Institución peruana al servicio de una solución global.
| Autor | Carmen Velarde Koechlin |
| Cargo | Título de Abogado otorgado por la Universidad de Lima. Abogada de la Defensoría del Pueblo e integrante del Estudio Velarde & Velarde Abogados. Egresada de la Maestría en Derecho Empresarial de la Universidad de Lima. Fedataria Juramentada en Informática por el Colegio de Abogados de Lima. (velardek@blockbuster.com.pe). (Perú) |
I.Aspectos Generales
El 11 de octubre de 1991, el gobierno peruano dictó el Decreto Legislativo Nº 681, que fuera publicado el 14 de octubre de aquel año. Dicha norma, situaba al Perú en un contexto acorde a la modernidad, pues disponía el uso de los avances tecnológicos en favor del crecimiento empresarial. Efectivamente, las industrias, sociedades e instituciones privadas, podían -desde aquel momento- trasladar sus documentos contenidos en papel y registrarlos en archivos electrónicos, digitales o de otra índole que permitieran la conservación e inalterabilidad del contenido. Tal acto no resultaba novedoso si anotamos que las entidades bancarias (mediante el uso del microfilm) y otras compañías, almacenaban sus documentos en soportes de memoria diversos. La innovación, en verdad, se hallaba en la autorización otorgada por la norma para destruir el documento original plasmado en el papel.
Mediante esta disposición, incluso, los libros contables y otros originales con repercusión tributaria, podían ser trasladados a medios magnéticos con posterior desaparición del documento original en papel. El artículo 13º de la norma dejaba entrever tal situación al detallar que: "Los microarchivos y los documentos contenidos en ellos son válidos para cualquier revisión de orden contable o tributario, así como para exámenes y auditorías, públicas o privadas. Pueden ser exhibidos ante los inspectores, revisores, auditores y autoridades competentes, directamente, mediante su presentación en pantallas o aparatos visores sin requerirse copia en papel (..)".
El nuevo archivo -que se constituiría en documento originario- sería denominado "microforma", término que, luego de la modificación introducida por la Ley Nº 26612 expedida el 17 de mayo de 1996 y publicada el 21 de aquel mes, quedó acuñado en el artículo 1º del Decreto Legislativo Nº 681 como la "imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento, que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico, informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original(...)". Luego, añadiría -siguiendo el mismo artículo- que dicho término calificaría también a aquellos documentos creados directamente sobre las "memorias", sin necesidad de que éstos hayan sido constituidos previamente en papel: "Están incluidos en el concepto de microforma tanto los documentos producidos por procedimientos informáticos o telemáticos en computadoras o medios similares como los producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumplan los requisitos establecidos en la presente ley".
Este procedimiento aminoraría los costos de las empresas e instituciones, a la par que proporcionaría mayor dinamismo en las operaciones y, por qué no decirlo, significaría un ahorro considerable de espacio. Sólo en caso de requerirse una copia del documento -ahora microforma-, éste sería impreso en papel. Sin embargo, el Decreto Legislativo estipuló que el documento trasladado a otros soportes distintos al papel y su posterior impresión en este material, no podía por sí sólo obtener validez legal. Efectivamente, la seguridad jurídica requería un mecanismo que garantizara que el contenido de una microforma era exactamente aquel que estuvo plasmado en un inicio en el papel; y que la impresión del archivo correspondería también a éste (recordemos que el documento original en papel ya habría sido destruido).
El legislador concibió para ello, la figura de dos personajes que -mediante la fe pública- otorgarían certeza al contenido de la microforma. El primero de ellos resulta ser el notario público, quien de acuerdo a Ley es el llamado a dar fe de los actos ante él celebrados. Así lo estableció el artículo 2º del Decreto Ley 26002 - Ley del Notariado al mencionar que: "El notario es el profesional del derecho que está autorizado para dar fe de los actos y contratos que ante él se celebran. Para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los instrumentos, a los que confiere autenticidad, conserva los originales y expide los traslados correspondientes. Su función también comprende la comprobación de hechos".
II.La figura del Fedatario Juramentado
El segundo personaje es el denominado "Fedatario Juramentado", que según el artículo 3º del Decreto Legislativo Nº 681, puede tener la calidad de funcionario público o particular. Añade este artículo que "estos profesionales se consideran depositarios de la fe pública y mantienen en todo momento su independencia de las empresas a las que ofrecen sus servicios". Ello significaría que el Fedatario Juramentado no podría mantener una relación laboral exclusiva con alguna institución o compañía, más sí ofrecer sus servicios mediante el sistema de servicios no personales, lo que conllevaría, según nuestra opinión, a facturar sus ingresos y someterse al pago de tributos por cuarta categoría.
Sin embargo, el reglamento de dicho Decreto Legislativo, el Decreto Supremo Nº 009-92-JUS, estimó en su artículo 4º que los Fedatarios Públicos Juramentados serían "(...) aquellos que actúan adscritos a una notaría pública; o que ejercen en las empresas que ofrecen sus servicios al público (...)". Mientras que el término Fedatario Particular Juramentado correspondería a "(...) los que ofrecen sus servicios profesionales a una o más de las empresas que organizan sus propios archivos (...)". Esta disposición pareciera entrar en contradicción con la norma general pues permitiría -a nuestro parecer- mantener al Fedatario bajo una relación de dependencia laboral. En todo caso, debió ser el propio Decreto Legislativo Nº 681 el que aclarara desde un primer momento dicha situación. Creemos que para el mejor desarrollo de la figura del Fedatario Juramentado, no debiera distinguírsele entre público y privado, sino mantenerlo como funcionario independiente ya que de esa manera haría extensivo sus servicios a mayores instituciones, agilizando el grabado de documentos en papel hacia la memoria de los nuevos sistemas tecnológicos.
Cabe agregar que, para desarrollar su labor, tanto el Fedatario Juramentado como el notario público, requieren previamente, la obtención de un "diploma de idoneidad técnica", pues así lo especifica la norma general. Según el reglamento, dicho diploma sería otorgado luego de un proceso de capacitación.
III.El Fedatario Juramentado y el proceso de micrograbación
Tanto el Decreto Legislativo como su reglamento norman el uso de tecnología avanzada en materia de archivos de información empresarial y otros documentos. Dada la fecha de expedición de la norma general -1991- ésta circunscribía dicha tecnología a los métodos de grabación en rollos (micropelículas) o microfichas, descuidando el uso y procedimiento de...
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