El papel de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en la reforma de la Administración
| Autor | Segarra Tormo, Santiago |
| Páginas | 533-580 |
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Las tecnologías de la información y de las comunicaciones deben contribuir a la consecución de una Administración Pública eficaz y eficiente. La valoración que de ellas debe hacerse es que superan lo meramente instrumental y penetran en lo sustantivo.
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Según cuál sea el nivel de implantación de las tecnologías para el tratamiento de la información en una organización, se pueden distinguir tres niveles:
El primer nivel se da en aquellas organizaciones en las que con las tecnologías de la información se realiza la automatización de los procesos. Se consigue, por lo general, una reducción de tiempos. En el caso de la Administración española, este nivel se alcanzó a finales de la década de los setenta.
El segundo nivel de implantación se da en aquellas organizaciones en las que se trata a la información como un activo. Las tecnologías se convierten entonces en el medio necesario para gestionar este activo. Se da especialmente en las organizaciones que realizan una actividad muy intensa en información, como es el caso de la Administración, en las que tanto para la función de asistencia como para la de control se necesita información. Con carácter general, la Administración alcanzó este nivel durante la década de los ochenta.
El tercer nivel se da en aquellas organizaciones que consideran necesario aprovechar la capacidad inductiva que ofrecen las tecnologías de la información.
El razonamiento inductivo es el opuesto al razonamiento deductivo. Éste parte de un problema y pretende encontrar una solución. En el razonamiento inductivo se parte de la solución y se debe detectar qué problemas puede resolver. En el caso de la Administración son innumerables los ejemplos en los que las personas vinculadas con las tecnologías de la información han ofrecido la solución a determinados problemas que ni se habían llegado a plantear como tales. Se considera necesario que la Administración Pública aproveche las posibilidades que ofrecen las tecnologías de la información y de las comunicaciones aprovechando su capacidad inductiva. Es éste un proceso que no tiene final.
Las tecnologías de la información y de las comunicaciones (TICs) no constituyen un fin en sí mismas, sino un medio que debe contribuir a mejorar el resultado de las actuaciones de la Administración. Para conocer las posibilidades que ofrecen se analiza en esta parte del informe la incidencia que pueden tener en:
- el comportamiento de los particulares;
- la participación de terceros;
- el tratamiento de la información y del conocimiento; - la redefinición de los procedimientos y de la organización; - los empleados públicos
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para mejorar el funcionamiento de la Administración. Se exponen, además, las oportunidades que ofrecen para cada uno de estos factores y se formulan propuestas concretas.
Se debe apostar por la denominada Administración electrónica. Hay que asumir como propias las recomendaciones de la Comisión Especial de Estudio para el Desarrollo de la Sociedad de la Información, especialmente las contenidas en el apartado IV.6, titulado «Reforzar la apuesta por la Administración electrónica, avanzando en servicios que creen valor y en la mejora de su eficiencia». Se debe ser consciente de la necesidad de disponer de políticas activas en materia de las TICs para que la Sociedad de la Información avance a nivel nacional, regional y local. Es necesario avanzar en el desarrollo de un nuevo marco legal que elimine las limitaciones al desarrollo de la Sociedad de la Información. Si bien este informe se ha limitado a analizar las posibilidades que las TICs ofrecen para mejorar el funcionamiento de la Administración Pública, se considera necesario que asuma un papel de liderazgo en el desarrollo de la Sociedad de la Información.
Las tecnologías de las comunicaciones permiten que la Administración sea más accesible para los particulares. Se debe mejorar la percepción que el particular tenga de la Administración como titular de un interés particular en una actuación determinada y como titular del interés general de buen funcionamiento de la Administración. Mejorando su percepción se consigue una mayor identificación con la Administración, lo que sin duda contribuye a mejorar sus resultados. La consecución de los fines, intereses y objetivos públicos será siempre responsabilidad de los poderes públicos, pero depende cada vez más de la colaboración de los particulares. Se debe fomentar el desarrollo de una posición activa del ciudadano y empresa ante la Administración frente a una posición meramente pasiva.
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En primer lugar, el particular como afectado en un procedimiento específico debe tener acceso a toda la información que necesite y poder presentar cualquier escrito, solicitud o documento desde cualquier lugar a cualquier hora del día y en cualquier día del año. Ello exige el desarrollo del concepto de oficina virtual integral, que debe permitir al particular:
- acceder a un catálogo de procedimientos donde se realice su descripción;
- poder presentar por medios telemáticos sus solicitudes; - tener acceso a cuanta información y documentación obre en poder de la Administración de acuerdo con la legislación vigente; - poder consultar las bases informatizadas que deben contener los criterios administrativos existentes para la aplicación de la normativa;
- obtener información del estado de tramitación de un expediente determinado del que sea interesado;
- poder acceder al expediente del que sea interesado;
- poder presentar por medios telemáticos sus alegaciones y aportar los documentos que considere conveniente;
- poder ser notificado por medios telemáticos si lo desea; - poder obtener certificaciones administrativas;
- valorar la actuación de la Administración poniendo de manifiesto aspectos a mejorar.
Esta medida exige que se creen registros telemáticos para todos los órganos y entidades de la Administración para la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones que permitan su presentación todos los días del año durante las veinticuatro horas.
Es importante tener en cuenta que la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, incorpora un nuevo apartado en el artículo 38 de la Ley 30/1992, estableciendo la posibilidad de creación de registros telemáticos, pero con algunos rasgos propios:
- Pueden recibir escritos desde cualquier parte del mundo.
- Exigen tramitación automatizada. La expedición del recibo de
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presentación debe ser inmediata, a cualquier hora y en cualquier día. Habría que distinguir entre quién realiza la actuación de registro (un ordenador) y quién la supervisa y se convierte en responsable de su funcionamiento. El registro debe producir su sello electrónico con la recepción o salida de cualquier solicitud, escrito y comunicación que se transmita por medios telemáticos.
- No gozan de la polivalencia del registro tradicional. «Los regis-tros telemáticos sólo estarán habilitados para la recepción o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones relativas a los procedimientos y trámites de la competencia del órgano o entidad que creó el registro y que se especifiquen en la norma de creación de éste...» (art. 38.9 Ley 30/1992).
Se debe cuestionar la última de estas especialidades. Si bien en un principio pareció aconsejable proporcionar un plazo a las Administraciones para la adecuación de sus sistemas informáticos para la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones, atribuyéndoles por ley la posibilidad...
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