El acta de los Órganos Colegiados de la Sociedad en el Proyecto de Reglamento del Registro Mercantil
| Autor | José María Navarro Virtuales |
| Cargo | Notario de Reus. |
| Páginas | 76-128 |
La aparición de la nueva LSRL de 23 de Marzo de 1995, que también modifica ciertos aspectos de la sociedad anónima (por ejemplo, introduce la sociedad anónima unipersonal), refuerza la necesidad de reformar el Reglamento del Registro Mercantil. La finalidad que debe cumplir tal modificación es doble:[1]
- El Reglamento entró en vigor el dia 1 de Enero de 1990. Desde entonces hasta el dia de hoy se ha comprobado que ciertos aspectos del mismo eran susceptibles de mejora. La propia Exposición de Motivos del Proyecto señala que "la experiencia de más de cinco años exigían algún perfeccionamiento de técnica registral o documental o de aplicación informática", citando como ejemplo las reformas introducidas en el Título Preliminar, I, III y IV.
- Durante este periodo de vigencia se han producido novedades legislativas (en especial las contenidas en la nueva ley sobre sociedades limitadas) que todavía carecen de regulación en sus aspectos regístrales.
En tal sentido el Gobierno de la nación ha preparado un Proyecto de Real Decreto de Reglamento del Registro Mercantil. Dicho Proyecto no propone un Reglamento de nueva planta sino que se limita a reformar, con mayor o menor intensidad, el texto actual[2].
De entre las diversas materias mercantiles que podrían verse afectadas por el Proyecto[3] hemos escogido el acta de los órganos colegiados de la sociedad mercantil. Su estudio se encuadra dentro del tema más genérico de la documentación de los acuerdos sociales de los órganos colegiados. Tales órganos, como sabemos, son la Junta o Asamblea de socios (órgano deliberante) y el Consejo de Administración (en su caso complementado por la Comisión Ejecutiva: son los órganos ejecutivos o de representación).
Pero antes de entrar en el análisis de dicha acta vamos a hacer un breve comentario, a modo de introducción, sobre la regulación de la documentación de los acuerdos sociales en el RRM.
I. INTRODUCCIÓN: LA DOCUMENTACIÓN DE LOS ACUERDOS SOCIALES EN EL REGLAMENTO DEL REGISTRO MERCANTIL.
a. La extralimitaáón de la regulación reglamentaria.
a'. El tema del acta de los órganos colegiados de la sociedad, como hemos dicho, nos reconduce a la documentación de los acuerdos sociales. Pues bien una de las peculiaridades de esta materia es que, pese a presentar importantes aspectos de carácter sustantivo, su régimen jurídico, con la salvedad de ciertos preceptos legales[4], viene en buen medida contenido en una norma de rango meramente reglamentario como es el RRM (arts. 97 a 112 y concordantes). Con los paliativos que diremos el Proyecto sigue siendo una norma decisiva en la configuración del régimen jurídico de la documentación de tales acuerdos.
Es cierto que en su momento el RRM, en materia de documentación de acuerdos sociales, vino a completar una regulación sin duda insuficiente. Pero al asumir dicha tarea, dado su rango meramente reglamentario, necesariamente produjo una doble disfunción:
- No se limitó a introducir reglas de carácter adjetivo, de mecánica registral, o a plasmar los aspectos tabulares de las normas legales sustantivas. Por el contrario introdujo numerosos preceptos de carácter sustantivo cuya ubicación adecuada hubiera sido un texto legal.
- Al actuar en la forma expuesta el RRM se excedió de la finalidad que le era propia: regular los aspectos reglamentarios del Registro Mercantil. El Reglamento lo es del Registro Mercantil pero, en ocasiones, parece serlo también de leyes sustantivas (como el Cod.com o la LSA) que no deberían precisar tal desarrollo reglamentario[5].
b´. Por tanto el actual RRM regula, impropiamente, aspectos sustantivos de la documentación de acuerdos sociales.
La importancia del RRM en esta materia se atenúa en parte como consecuencia de la nueva LSRL que da rango legal a ciertas normas sobre este tema tales como, entre otras, la obligatoriedad de que todos los acuerdos consten en acta, la necesaria inclusión de la lista de asistentes, el carácter cerrado de los sistemas de aprobación (ver sus arts. 54 y 55).
El propio RRM al regular el contenido del acta, un tema que no es de índole registral sino sustantivo, ya parecía consciente de su extralimitación por lo que en el art. 97.2 añade que tales circunstancias se exigen "a los exclusivos efectos de su formalización en instrumento público e inscripción en el Registro Mercantil"[6]. Pese a tal autorrestricción el Reglamento sigue excediéndose ya que no tiene porque hacer referencia al instrumento público y su contenido (que se rige por el R.N. y no por el RRM); por ello, en esta línea de limitar el RRM a su ámbito propio, es acertado el art. 97.3 del Proyecto que señala que las circunstancias del art. 97.1 se exigen "a los exclusivos efectos de la inscripción en el Registro Mercantil", prescindiendo por tanto de la referencia al instrumento público.
b. El esquema expositivo.
Finalizada la presentación del tema vamos a entrar en el estudio de las novedades que presenta el Proyecto en el régimen jurídico del acta de los órganos colegiados de la sociedad.
Siguiendo un esquema sencillo nos ocuparemos de los aspectos novedosos que presentan los elementos personales (quien redacta el acta, quien la traslada al libro correspondiente), reales (su contenido) y formales (adopción de acuerdos fuera de Junta, como especialidad por razón de forma). A continuación trataremos los supuestos en que el Notario es el documentador de los acuerdos (bien porque se trata de acta notarial de la Junta bien porque los socios, constituyéndose en Junta universal, comparecen para tomar ciertos acuerdos ante Notario, que redacta la correspondiente escritura). Por último haremos referencia al acta de la sociedad unipersonal. Comencemos por el primero de los mencionados epígrafes.
II. ELEMENTOS PERSONALES.
1. Quién redacta el acta de la reunión.
El Proyecto, al igual que el actual RRM, no nos dice expresamente quien redacta el acta de la reunión pero si nos indica quien la firma. En su art. 99.3 señala: "Una vez que conste en el acta su aprobación, será firmada por el Secretario del órgano o de la sesión, con el Visto Bueno de quien hubiere actuado en ella como Presidente".
El precepto citado quizás no es suficientemente claro por las siguientes razones:
- Como ya hemos indicado no dice quién redacta el acta sino quién la firma. Ahora bien podemos entender que la firma de un documento implica un recocimiento de su autoría, de modo que si la firma una persona es, precisamente, por que es su redactor.
- La firma el "Secretario del órgano o de la sesión". No especifica a que órgano se refiere. Hay que entender que se trata del Secretario de la Junta o del Consejo, según se trate de reunión de una u de otro. En realidad el precepto no debía plantear una disyuntiva ("del órgano o de la sesión") como si dos personas distintas pudieran redactar el acta. Tal facultad redactora corresponde únicamente al Secretario de la sesión (esté nombrado con carácter estable -como ocurre con el Secretario del Consejo de Administración- o exclusivamente para esa reunión -como suele ocurrir respecto a la Junta).
Quizás el Proyecto podría haber clarificado mejor los conceptos expuestos.
2. Quién traslada el acta al libro de actas.
La persona que tiene a su cargo el libro de actas es quien ha de hacer el traslado del acta a dicho libro. La llevanza de tal libro corresponde a quien puede certificarlo, de modo que puede no coincidir la persona que redacta el acta y la que la transcribe en el libro correspondiente.
En realidad estas cuestiones (quien redacta el acta, quien la traslada a su libro) son materia propia no del RRM sino de las leyes sustantivas.
III. ELEMENTOS REALES: EL CONTENIDO DEL ACTA.
El art. 97 nos indica cual es el contenido que debe tener el acta de la reunión del órgano social. El Proyecto aporta ciertas novedades de interés que veremos a continuación. No obstante, junto a tales novedades, también haremos referencia a ciertos aspectos del contenido del acta que quizás convendría modificar.
1. Las novedades que presenta el art. 97 del Proyecto.
Tales novedades son las siguientes: modifica las reglas 7a y 8a del párrafo 1o; añade un párrafo 2o (contenido del acta de la sociedad unipersonal) y, por último, modifica el párrafo 3o (complementaremos lo ya señalado en la Introducción). Veamos caso por caso.
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Regla 7a. La modificación propuesta es meramente gramatical, limitándose a añadir una coma: "En el caso de Junta o Asamblea, la indicación del resultado de las votaciones, ...".
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Regla 8a. Por contra la redacción de la regla 8o contiene una interesante modificación. Su tenor, de conformidad con la redacción actual, es el siguiente: "Los acuerdos de los órganos colegiados ...se consignarán en acta...con expresión de las siguientes circunstancias: ...8a. La aprobación del acta cuando se hubiere producido al finalizar la reunión". El Proyecto, por contra, se limita a decir: "...8a. La aprobación del acta".
La redacción actual parece dar a entender que sólo hay que consignar en el acta su aprobación si ésta tiene lugar al final de la propia Junta pero no en un momento posterior7. Sin embargo lo lógico es entender que la aprobación ha de consignarse en el acta en todo caso, con independencia de que tenga lugar en la Junta o en un momento posterior. La aprobación incide sobre la eficacia de los acuerdos que recoge el acta (así habilita la posibilidad de ser certificada -art. 109.3 RRM- y, según los arts. 113 LSA y 54.3 LSRL, dota al acta de fuerza ejecutiva[8]) por lo que la constancia de aquella es siempre de interés.
Por tanto la redacción propuesta por el Proyecto, exigiendo la constancia de la aprobación del acta en todo caso, nos parece más acertada.
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La sociedad unipersonal. El Proyecto añade-un párrafo -el 2o- al art. 97, con el objeto de regular el contenido del acta en las sociedades unipersonales. Remitimos a lo que se dirá en el último epígrafe (dedicado al acta de la sociedad unipersonal).
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El párrafo 3o del art. 97. Retomamos el análisis...
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