TEMA 7. El protocolo notarial. Protocolos especiales. Su encuadernación. Notas de apertura y cierre. Los distintos archivos de protocolos. Los índices. Los partes y comunicaciones. Remisión de oficios, el arancel notarial. La contabilidad en las notarías
| Autor | Juan Candela Cerdán |
| Páginas | 119-130 |
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Se entiende por protocolo “la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante un año, y se formalizará en uno o más tomos encuadernados, foliados en letra y con los demás requisitos que se determinen en las instrucciones del caso”, según el art. 17 de la Ley del Notariado y 272 y siguientes del Reglamento Notarial que dice:
El protocolo notarial comprenderá los instrumentos públicos y demás documentos incorporados al mismo en cada año, contado desde primero de enero a treinta y uno de diciembre, ambos inclusive, aunque en su transcurso haya vacado la Notaría y se haya nombrado nuevo Notario.
Asimismo se incorporarán al protocolo las pólizas siempre que el notario así lo hubiera comunicado al Colegio Notarial en los plazos y modo previsto en el artículo 283 de este Reglamento.
Las pólizas incorporadas al protocolo se numerarán conforme a lo previsto en la normativa notarial.
Las Juntas directivas de los Colegios Notariales, dando cuenta a la Dirección General, podrán autorizar a los Notarios de aquellas poblaciones en que se autorice habitualmente un número de instrumentos elevado, para abrir, además del protocolo ordinario, uno especial de protestos de letras de cambio y de otros documentos mercantiles, con numeración propia y con apertura y cierre en las mismas fechas indicadas en el párrafo anterior. La Dirección General podrá dar instrucciones especiales sobre la conservación y encuadernación de este protocolo
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Además del protocolo general, existen los protocolos especiales de protestos, el reservado, a éste último, van algunos documentos especialísimos, como los testamentos cerrados, por ejemplo, que son muy poco frecuentes en los despacho, y el también especial Libro-Registro de pólizas, en el caso de que las pólizas no vayan al protocolo general ordinario.
El protocolo es SECRETO (Art. 273 del R.N). El Notario está encargado de su conservación y custodia. Los Notarios no pueden exhibir el protocolo ni facilitar copias de su contenido, excepto a aquéllas personas que tienen derecho a ellas, así, como el protocolo, no podrá ser sacado de la Notaría, salvo en los contados casos que contempla el Reglamento Notarial.
El principio del secreto del protocolo no es absoluto y su alcance es distinto en los instrumentos públicos mortis causa o intervivos. A tenor del art. 32 de la Ley Notarial, se pueden manifestar o exhibir los protocolos y se podrán expedir copias en virtud de mandamiento judicial en los casos determinados por las Leyes, entre los que pueden estimarse comprendido en la Ley de Enjuiciamiento Civil, que faculta a los jueces y tribunales para acordar, para mejor proveer, que se traiga a la vista cualquier documento que crean conveniente para esclarecer el derecho de los litigantes. Anuario DGRN 1962, pág. 131.
Los Notarios y Archiveros son responsables de la CONSERVACIÓN de los protocolos, su custodia corresponde a1 Notario titular de la Notaria, a su sustituto legal, o al Notario Archivero, cuando pasan al Archivo General.
Los protocolos han de ENCUADERNARSE, reglamentariamente, en los dos primeros meses de cada año, en pergamino o piel, a pasta entera y con caja de cartón, que impida su deterioro. Se pondrán correas para que pueda abrocharse su cubierta exterior.
En el lomo del protocolo se pondrá la siguiente inscripción: “PROTOCOLO. AÑO de ...” (en guarismo), nombre del Notario y expresión de la residencia del mismo. En cada uno de los tomos que lo comprenda el número de matrices en guarismos (del x al y), y el número de orden dentro de la colección (del 1 al ...X)
En cada Notaría ha de formarse el protocolo general, según el articulo 273 del Reglamento Notarial, del siguiente modo:
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E1 primer día de cada año se abre extendiendo la nota de apertura, que ha de decir: “Protocolo de instrumentos públicos correspondiente al año...” (la nota será fechada en letra, firmada y rubricada por el Notario).
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Se van incorporando los instrumentos públicos autorizados por riguroso orden de autorización, siendo numerados correlativamente desde la unidad, a razón de un número por cada instrumento. Posteriormente, se procede a foliar, es decir, se numeran correlativamente todas las hojas, incluso las que estuvieren totalmente en blanco, como a veces ocurre al extender en pliegos los instrumentos públicos.
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El último día, de cada año, se cierra el protocolo con otra nota, que he de decir: “Concluye el protocolo del año..., que contiene... instrumentos y... folios, autorizados durante el mismo en esta Notaría” (la nota será, como la de apertura, fechada, firmada y rubricada por el Notario).
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Cuando el protocolo lo requiera por su volumen, se podrá dividir en más de un tomo a efectos de encuadernación, debiéndose poner una nota de apertura y de cierre en cada uno.
En este caso de protocolo integrado por varios tomos, en la nota de cierre de cada uno de los tomos del protocolo se expresarán, además, del número de instrumentos y de folios (en letra) que constituyen el último tomo, el número de instrumentos y de tomos que forman el protocolo.
Los protocolos, según el articulo 36 de la Ley del Notariado, serán conservadas por los Notarios, con arreglo a las Leyes, como archiveros de los mismos y bajo su responsabilidad.
Los archivos de protocolos, vienen reguladas en el artículo 289 y siguientes del Reglamento Notarial, y pueden considerarse dos:
— EL PARTICULAR DE CADA NOTARIA
— EL GENERAL
EL PARTICULAR debe estar instalado en el despacho-estudio del Notario y está...
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