Relaciones públicas institucionales

Autor:Dr. Javier Salla García; Ldo. Jorge Ortega Soriano
Páginas:165-182
RESUMEN

1. Concepto y objetivos del protocolo. 2. Organización de actos.

 
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1. Concepto y objetivos del protocolo

El protocolo en el ámbito de las relaciones públicas hace referencia a las normas que se deben seguir en la realización de cualquier evento. Estas normas deben tener en cuenta valores como «orden» y «respeto», en función de unas «jerarquías». Es un ordenamiento tipificado y jerarquizado basado en reglas, que afecta a los asistentes a un acto, dependiente de la naturaleza y fin del acto, del cargo que ostenten los presentes y la razón de su presencia con relación al anfitrión.

Dado que el plan estratégico de relaciones públicas debe tener entre sus objetivos la realización de acciones de comunicación para grupos determinados, la organización de actos sociales está implícita en esas acciones.

La organización de actos sociales que implica a distintas instituciones de diferente perfil como políticos, empresarios, prensa, etc. mantienen unos códigos determinados en cuanto a comportamientos y reconocimientos de jerarquías que deben reconocerse y otorgarse. Esos códigos de conducta es lo que se conoce como protocolo.

El protocolo tiene como objetivo principal la proyección de la imagen pública de la organización y es una función natural del profesional de las relaciones públicas. Por tanto, la creación de un manual por parte de éste, es una buena garantía de conocer con antelación las características inherentes a determinados actos sociales y la forma en que benefician a la organización.

Los protocolos se pueden clasificar de múltiples formas: públicos, privados, oficiales, no oficiales, al aire libre, en recintos determinados…

En el manual del protocolo del profesional de las relaciones públicas, deben tenerse presentes las políticas de la organización y los elementos más comunes que puede utilizar para realizar sus comunicaciones.

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Una posible clasificación de elementos presentes en ese manual de protocolo puede ser:

* Elementos de comunicación: Cartas, folletos, podcast, videos, sms, comunicados.

* Medios de comunicación: Relación de los medios a los que la organización puede dirigirse.

* Clasificación de la información: Identificación de la información para darle el tratamiento correspondiente.

* Políticas de comunicación de la empresa: Estilo, medios y formas de comunicar que no son apropiados para la empresa, etc.

* La confidencialidad: Los límites de comunicación que impone la organización.

* Públicos: Identificación y clasificación de los destinatarios de determinadas informaciones que se deseen enviar.

* Personalidades: Relación de personas relevantes y atención a la jerarquía que le corresponde así como a su tratamiento, si lo tiene.

* Actos: Eventos en los que es estratégico / aconsejable / desaconsejable participar o promover.

* Tratamiento de la información: Procedimientos para recoger, procesar, tratar y comunicar la información.

* …

Es importante distinguir el carácter interno del manual de protocolo, que contiene mucha información confidencial, y que es particular de cada organización con el procedimiento comercial de la institución que hace referencia a las acciones comerciales.

RECUERDA

* El protocolo hace referencia a las normas que se deben seguir en la realización de cualquier evento.

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* El protocolo tiene en cuenta valores como «orden» y «respeto» y «jerarquías».

* La organización de actos sociales que implica a distintas instituciones de diferente perfil mantienen unos códigos determinados en cuanto a comportamientos y reconocimientos de jerarquías que deben reconocerse y otorgarse. Esos códigos de conducta es lo que se conoce como protocolo.

* El protocolo tiene como objetivo principal la proyección de la imagen pública de la organización y es una función natural del profesional de las relaciones públicas.

2. Organización de actos

La organización de actos o eventos es una de las actividades que utiliza el profesional de las relaciones públicas para divulgar a la organización de forma calculada, para que se convierta en noticia y proyecte a los medios de comunicación y a los públicos una imagen positiva.

Los actos más comunes se desarrollan en puntos posteriores, pero a modo de avance, se puede hablar de ruedas de prensa, conferencias sobre un determinado tema, jornadas de puertas abiertas, etc. y cualquiera de estos actos requiere mucho tiempo de planificación y preparación si no se pretender que sea un tiempo perdido o pero, que cause efectos contrarios a los deseados.

La organización de eventos supone contar con diferentes públicos para su materialización y los proveedores juegan un papel importante en el éxito del acontecimiento, por ello, es fundamental concretar muy bien lo que se espera de ellos, por tanto, la planificación de todo el proceso es crucial, como se repetirá incansablemente en las próximas líneas.

De forma general, se puede decir que cualquier acto es susceptible de ser seccionado en tres partes:

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1. Acciones previas al acto: Definición de objetivos que se esperan obtener con el acto, invitados, proveedores, difusión del evento, asistencia prevista, listado de riesgos, soluciones ante esos riesgos, evitar coincidencias de fechas con eventos sociales importantes, patrocinios, ensayos, presupuesto…

2. Desarrollo del acto: Confección de un programa detallado para que el acto se desarrolle conforme a él. En este programa, se sitúan los acontecimiento en función de la hora de aparición y su duración. Conviene señalar cuando debe producirse alguna circunstancia sorpresiva, si es el caso.

3. Acciones posteriores al acto: Elaboración de un dossier del evento que incluya todos los medios utilizados, incluyendo las invitaciones y folletos, carteles, etc. Agradecimientos posteriores a todos los implicados y asistentes. Análisis de errores y valoración de resultados. Análisis y valoración sobre los objetivos previstos. Archivo posterior ya que es una información y un conocimiento que puede servir en el futuro.

Planificación

Recordamos la importancia para el profesional de las relaciones públicas de que los eventos que organice tengan los resultados esperados. Si la organización de eventos forma parte del plan estratégico de relaciones públicas, como así es, la necesidad de que se obtengan los resultados esperados condiciona todo el plan en sí mismo. Por ello, dado que tiene valor estratégico, debe ser planeado minuciosamente para evitar desviaciones sobre los objetivos previstos y/o aplicar los correctores necesarios para subsanar las deficiencias detectadas.

Se puede elaborar un pequeño listado de uso común con la introducción de los elementos diferenciadores dependiente del acto que actúe como «cheklist» para dar seguridad en la ejecución. Algunas cuestiones a resolver pueden ser:

* Proveedores necesarios.

* Tiempo disponible para recibir los...

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