La protección de datos personales y los profesionales

AutorFrancisco de Quinto Zumárraga
Cargo del AutorPiqué Abogados Asociados

15.1. LA INTERSECCION DE LA NORMATIVA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES CON LA FISCALIDAD Y LA AUDITORIA

15.1.1. Planteamiento

La actualización a lo largo de 1.999 de la normativa española de protección de datos personales que puso al día la obsoleta legislación de

1.992 (la hoy derogada LORTAD), ha propiciado el protagonismo de esta cuestión. El fenómeno coincide, no por casualidad, con el incremento de la actividad inspectora y sancionadora por parte de la Agencia de Protección de Datos (A.P.D.). El conjunto ha conseguido una notoriedad del tema a nivel profesional, empresarial y hasta social. A pesar de este reciente acelerón lo cierto es que el ritmo de aceptación de la normativa es lento y los niveles de implantación alarmantemente bajos. Introduzco la alarma por lo transcendental del objeto de esta normativa, la defensa de Derechos Humanos y por el ya largo período de implantación de la primera Ley Orgánica (1.992) en España.

Existen sectores altamente sensibles que, de grado o por fuerza, han sido notablemente más diligentes que el promedio. Nos referimos entre otros a los siguientes sectores de actividad; educación, sanidad, finanzas, seguros, información económica y patrimonial, publicidad directa, etc.. Además las empresas y los profesionales, sobre todo pensando en los que trabajan con información personal de terceros, comienzan a ser blanco de denuncias ante la A.P.D. por parte de afectados en situaciones de litigio con el titular de la actividad; despidos, separaciones matrimoniales, conflictos entre socios, morosidad, etc. Pero no solo hay que ser diligente con las obligaciones legales por miedo a la sanción, también es importante hacerlo convencido de su bondad, de los efectos beneficiosos que se derivan siempre por el simple hecho de hacer bien las cosas.

Cuando hablaba más arriba de empresas y profesionales que trabajan con información personal de terceros, me refería en concreto a todas aquellas unidades que desarrollan su actividad en el ámbito del asesoramiento y consultoría; abogados, economistas, gestores administrativos, auditores de cuentas, graduados sociales, procuradores de los tribunales, agentes de la propiedad inmobiliaria, administradores de fincas, detectives privados, informes comerciales, etc. etc. Todos ellos tienen una cosa en común; el objeto de su trabajo consiste en tratar información personal de terceros y en consecuencia son un segmento de alto riesgo a la vista de los parámetros y del planteamiento de la vigente legislación sobre el particular, que por cierto es fiel reflejo de las directivas europeas.

Dos hechos más recientes vuelven a incidir de modo capital en dos concretas profesiones de las anteriormente reseñadas.

15.1.2. La proteccion de datos personales y el asesoramiento fiscal

En el ámbito del asesoramiento fiscal se dictó en diciembre 2000 una Resolución de la Agencia Estatal de Administración Tributaria en lo que se establece la relación entre las empresas que pagan retribuciones laborales sobre las que practican retención a cuenta del I.R.P.F. y los asesores que elaboran esa información tributaria, con respecto a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (L.O.P.D.P.). La referida resolución (Resolución de 15 de diciembre de 2000, del Departamento de Gestión Tributaria de la A.E.A.T., B.O.E. de 16 de diciembre) dice textualmente en su apartado 10º:

Décimo: Confidencialidad de los datos comunicados al pagador y derechos del perceptor en relación con los mismos.

De conformidad con lo dispuesto en los artículos , 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal («Boletín Oficial del Estado» del 14), los pagadores deberán adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. Igualmente, estarán obligados al secreto profesional respecto de estos datos, y al deber de custodia de los mismos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones con el perceptor de rendimientos de trabajo. Los datos de carácter personal sólo podrán ser comunicados para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado, sin perjuicio de las funciones de comprobación e inspección que corresponden a la Administración tributaria.

Del mismo modo y en relación con los expresados datos, el perceptor de rentas del trabajo tendrá derecho a ser informado previamente de la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información, de la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante, así como de la posibilidad de ejercitar sus derechos de acceso, rectificación y cancelación de los mismos, en los términos previstos en los artículos , 15 y 16 de la citada Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.

En síntesis esta disposición viene a acomodar el uso y tratamiento de la información personal de los perceptores de salarios y de los terceros cesionarios de la misma y en lenguaje coloquial dispone los siguientes puntos en el marco de la Ley Orgánica L.O.P.D.P.

1. Los pagadores de nóminas (TODAS LAS EMPRESAS) deberán adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la SEGURIDAD de los DATOS de CARACTER PERSONAL.

2. También están obligadas al SECRETO PROFESIONAL y DEBER de CUSTODIA de esos datos, obligación que subsistirá aún después de finalizar la relación laboral con el perceptor de salario y por todo el tiempo de vigencia tributaria de esa información (4 años después de la última actividad con eficacia tributaria).

3. Los datos de carácter personal sólo podrán ser comunicados a terceros por el cumplimiento de los fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente (la empresa) y del cesionario CON EL PREVIO CONSENTIMIENTO DEL INTERESADO. La L.O.P.D.P. establece que cuando la empresa pagadora de salarios (el cedente) cede los datos a un asesor fiscal (el cesionario) para el cálculo de retenciones I.R.P.F., nóminas, etc., se sitúa en la posición jurídica del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de los datos (Art. 3 L.O.P.D.P.) en cuyo caso el «consentimiento previo» antes aludido puede ser sustituido por un CONTRATO DE OUTSURCING entre la empresa y su asesor.

4. Los derechos del «afectado» en terminología de la L.O.P.D.P. o lo que es lo mismo del «perceptor de rentas» en la terminología de la resolución que comentamos son los siguientes:

  1. Derecho a ser informado de la inclusión de los datos en un fichero para tratamiento de los datos de carácter personal y de la finalidad para lo que se han recogido y se van a tratar estos datos.

  2. Derecho a ser informado de las posibles cesiones de datos y de la identidad de los cesionarios (destinatarios de la información).

  3. Derecho a conocer la identidad y dirección del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

  4. Derecho a ejercer sus derechos, valga la redundancia, de acceso (al fichero), rectificación y cancelación (de sus datos personales) en los términos previstos en los artículos 5º, 15 y...

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