El procedimiento administrativo (III): requisitos generales de la actividad

AutorJosé Antonio Tardío Pato
Páginas86-96

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I - Lugar: los Registros administrativos y lugares de presentación de escritos y documentos dirigidos a las Administraciones públicas
  1. En relación con el lugar de desarrollo de la actividad administrativa en general y del procedimiento en particular, destacan los registros administrativos. R. MARTÍN MATEO los ha calificado como puerta procedimental de las Administraciones públicas. Y la Ley 30/1992 distingue entre registro general y registros auxiliares.

    En cuanto al registro general, dispone (art. 38.1) que los órganos administrativos llevarán tal registro en el que se hará

    -asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado y

    -anotación de las salidas de los escritos y comunicaciones.

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    Los asientos se anotarán por orden temporal de recepción o salida e indicarán la fecha del día de la recepción o salida.

    Por lo que a los registros auxiliares se refiere, establece la Ley (art. 38.2) que los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros, con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Y añade que tales registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.

    El Real Decreto 772/1999 regula las oficinas de registro de la Administración General del Estado (arts. 11 a 13) y de las entidades de Derecho público dependientes de ésta o vinculadas a la misma (Disposición Adicional 2.ª), así como la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado y la expedición de copias de documentos y devolución de originales.

  2. Pero existen otros lugares de presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones de los ciudadanos dirigidos a los órganos de las Administraciones públicas. La relación completa de los lugares de presentación es la recogida en el art. 38.3 de la Ley 30/1992:

    1. Los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.

    2. Los registros de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas, o a la de alguna de las entidades que integran la Administración Local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio.

    3. En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.

    4. En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.

    5. En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

  3. En relación con la presentación de tales escritos en las Oficinas de Correos, dispone el art. 31 del Real Decreto 1829/1999, que aprueba el Reglamento por el que se regula la prestación de los servicios postales, lo siguiente.

    Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos o entidades dirijan a los órganos de las Administraciones públicas, a través del operador al que se le ha encomendado la prestación del servicio postal universal, se presentarán en sobre abierto, con objeto de que en la cabecera de la primera hoja del documento que se quiera enviar, se hagan constar, con claridad, el nombre de la oficina y la fecha, el lugar y la hora y minuto de su admisión. Estas circunstancias deberán figurar en el resguardo justificativo de su admisión. El remitente también podrá exigir que se hagan constar las circunstancias del envío, previa comparación de su identidad con el original, en la primera página de la copia, fotocopia u otro tipo de reproducción del documento principal que se quiera enviar, que deberá aportarse como forma de recibo que acredite la presentación de aquél ante el órgano administrativo competente.

    Y, practicadas las diligencias indicadas, el propio remitente cerrará el sobre y el empleado

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    formalizará y entregará el resguardo de admisión, cuya matriz archivará en la oficina.

    Los envíos aceptados por el operador al que se encomienda la prestación del servicio postal universal, siguiendo las formalidades indicadas, se considerarán debidamente presentados, a los efectos previstos en el artículo 38 de la Ley 30/1992.

    Un ejemplo de declaración de inadmisibilidad de un recurso, por haberse remitido por correo postal, pero no en sobre abierto con los requisitos citados, de modo que sólo constaba en el expediente la fecha de entrada en el órgano de destino posterior a la fecha de finalización del plazo, lo hallamos en la STS de 5 de junio de 2003, RJ 2003\5112, FJ 3.º.

  4. En cuanto a la precisión de la relación de oficinas de Registro donde pueden presentarse los citados escritos con los mismos efectos que en el propio del órgano administrativo al que van dirigidos los mismos, prevé la Ley 30/1992 (art. 38.8) que las Administraciones públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas de registro propias o concertadas, sus sistemas de acceso y comunicación, así como los horarios de funcionamiento.

    La relación de oficinas de registro de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos fue aprobada por las Resoluciones de 1 de septiembre de 1997 y de 1 de diciembre de 1998, de la Secretaría de Estado para la Administración Pública, sustituida más tarde por la Resolución de 4 de noviembre de 2003.

    Dicha relación se viene actualizando por el Ministerio con competencia en esta materia y se viene difundiendo a través de las "Oficinas de información y de atención al ciudadano", así como a través de Internet.

    E, igualmente, a través de dichas vías, se hace difusión de las oficinas de registro concertadas con la Administración General del Estado, en virtud del programa denominado de "Ventanilla Única",

    por el cual los registros de determinadas entidades locales que han suscrito voluntariamente convenio (Convenio de Ventanilla Única) para ello (ya sean bilaterales, ya sean los Convenios-Marco previamente suscritos entre la AGE y la Comunidad Autónoma a la que pertenecen) quedan habilitadas para la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidas a la Administración General del Estado, y en su caso, a su correspondiente Comunidad Autónoma.

    En virtud de tales convenios, la entidad local contrae la obligación de remitir a los registros de la AGE o, en su caso, a los de la Comunidad Autónoma correspondiente, las solicitudes, escritos o comunicaciones que se le presenten (y los documentos que se acompañen), así como de expedir las copias selladas o compulsadas necesarias. Y los registros de los órganos destinatarios deben admitir y registrar tales escritos, documentos o las copias de los mismos compulsadas por el registro de origen que sustituyan a los originales.

  5. Proclama la Ley 30/1992 el derecho de los ciudadanos a obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento (art. 35, letra c).

    Y prevé, para la eficacia de tal derecho (art. 38.5), la posibilidad de que aquéllos puedan acompañar una copia de los documentos que presenten junto con sus solicitudes, escritos y comunicaciones, previo cotejo con el original por los registros, que será remitida al órgano

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    destinatario, con devolución del original al ciudadano. Y, en el caso de que el original deba obrar en el procedimiento, se entregará al ciudadano la copia del mismo, una vez sellada por los registros mencionados y previa comprobación de su identidad con el original.

    Esto está previsto sólo para los registros de los órganos destinatarios (los enumerados atrás, en primer lugar) y para los registros que actúen como mediadores, pertenecientes a órganos de la AGE, de la Administración de las Comunidades Autónomas y de...

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