¡Tenemos un plan!
| Autor | Ismael Crespo Martínez - Cecilia Nicolini - Juan Parodi |
| Páginas | 150-167 |
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Constantemente estamos planificando, tomando decisiones. Cada acción que realizamos en el día a día desde levantarnos, elegir la ropa, el desayuno, qué transporte tomar para ir al trabajo o qué periódico leer, significa tomar decisiones y planificar nuestras acciones diarias. Sin embargo, algunas cuestiones merecen tener una planificación más profunda que permita el cumplimiento de objetivos a lo largo del tiempo.
Planificar en este caso significa pensar con método. Ordenar una serie de acciones bajo un objetivo pensado y llevar a cabo diversas actividades en función del cumplimiento de este objetivo a corto, mediano o largo plazo. La planificación es una herramienta que permite crear un futuro, que mide el posible impacto de ciertas actividades y analiza su conveniencia o no. Planificar significa analizar ventajas, desventajas y ordenar prioridades.
Unas de las problemáticas más comunes en las organizaciones es su falta de planificación. La CI, por entenderse como accesoria, es en la mayoría de las organizaciones víctima de esta falta de planificación y en más de la mitad de las Administraciones Públicas españolas no se tiene un plan para ejecutarla.
Pero antes de planificar necesitamos saber dónde estamos, con qué herramientas contamos, en qué entornos nos encontramos, cuáles son nuestras fortalezas y debilidades. Dónde se encuentran las oportunidades y cómo mitigar las amenazas. Todo ello responde a la necesidad de llevar a cabo un diagnóstico certero y de planificar siempre antes de actuar.
Como mencionamos anteriormente, constantemente estamos planificando y tomando decisiones, pero en su mayoría estas responden a una planificación intuitiva. La intuición es una herramienta muy útil que puede ayudarnos a tomar las decisiones más acertadas. Sin embargo, cuando hablamos de institucio-
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nes resulta muy peligroso que las decisiones y la planificación se basen en la intuición de una persona o de un grupo de personas.
Es necesario contar con un método que permita tomar las decisiones basadas en un análisis previo, en coordinación con la misión y los objetivos de la organización, guiados por unos valores y una visión determinada. El nivel estratégico apunta a la formalización de la planificación.
El diagnóstico debe ser siempre la fase previa a la planificación. Necesitamos conocer sobre lo que vamos a planificar, entender su realidad, el contexto que lo rodea desde una perspectiva histórica. Sin diagnóstico resultará muy difícil poder identificar cuáles son los objetivos y las herramientas que debo utilizar en la planificación para poder cumplir los objetivos de la CI alineados con la misión y los objetivos generales de la institución.
El diagnóstico es la fase menos desarrollada y la que menos se tiene en cuenta. Sin embargo, puede ser una de las instancias más estratégicas a la hora de planificar. Ya lo decía el oráculo de Delfos: conócete a ti mismo.
Ahora bien, para abordar un diagnóstico muchas veces se comete el error de solo llevarlo a cabo con las personas responsables de la redacción del Plan de Comunicación Interna, sin tener en cuenta al resto de los miembros de la organización. Proponemos la realización de un prediagnóstico -el cual nos dará la estructura y el marco necesario para llevar a cabo un diagnóstico más amplio e incluyente- que es un diagnóstico participativo. Hasta las Administraciones con estructuras jerárquicas poco horizontales deberían ponerlo en práctica, ya que es un gran paso a favor de una cultura organizativa más abierta, comprometida y participativa.
El prediagnóstico entonces se refiere a una mirada más tradicional del diagnóstico. Es aquel que se lleva a cabo por las personas que deben realizar el plan de CI, quienes identifican los problemas o espacios necesarios de actuación para mejorar la CI y para poder alcanzar los objetivos planteados.
Esta instancia propone un marco de actuación para el diagnóstico participativo en el que se sugieren dinámicas y alternativas para ser llevado a cabo. Debemos para ello analizar la información de que disponemos como:
- La ley que regula la institución y el organigrama.
- La misión, la visión y los objetivos.
- Los valores planteados por la institución.
- Las herramientas de comunicación interna utilizadas hasta el momento.
- El presupuesto y las personas involucradas en el área. Las dinámicas de la CI.
- Otras fuentes de información.
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Qué herramientas puedo utilizar para hacer este diagnóstico:
- Observación individual o grupal.
- Entrevistas en profundidad o en grupo. -Encuestas.
- Análisis de la información.
Ahora bien, con esta información como punto de partida, los responsables del diseño de la estrategia de CI están en condiciones de hacer partícipes a los diversos miembros de la organización en la fase de diagnóstico.
En la fase de diagnóstico, lo hagamos participativo o no, debemos realizar un análisis en profundidad y estudiar el contexto de la organización de la Administración Pública sobre la cual haremos un plan. Este diagnóstico implica conocer la propia entidad, su historia, su organigrama, a sus miembros, su comunicación interna, el perfil de sus autoridades políticas. También deberemos analizar el entorno, sus posibles competidores, la situación política y social, el contexto macroeconómico.
En definitiva, analizar diversas dimensiones de la institución:
- Situación histórica: su actividad a lo largo de su historia de vida, los líderes que pasaron por la institución, si variaron o no sus ámbitos de actuación, el presupuesto con el que contaba, entre otras cosas.
- Situación actual: todas las herramientas que la configuran actualmente en su interior.
- Cultura organizativa: los valores que la guiaron, la calidad de la CI en la institución.
- Modelo de gestión: nivel de tecnología, medición de resultados, análisis de los objetivos, auditorías, etc.
- Comunicación interna: lo que se ha hecho o no se ha hecho hasta el momento. Nivel de desarrollo.
Para poner en orden toda esta información y posibilitar un diagnóstico participativo, será conveniente utilizar algunas herramientas de elaboración de diagnósticos como:
- Focus Group: Establecer diversos equipos de trabajo podría ser ventajoso en ciertas ocasiones o que estuvieran juntos diversos departamentos para el análisis en equipo de la situación de la CI en la institución y para plan-tear las propuestas destinadas a mejorar la situación.
- Análisis DAFO: Es una herramienta muy útil para identificar la situación actual de la institución y los potenciales espacios de mejora. Esta herramienta debe su nombre a la identificación de las Debilidades, Amenazas,
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Fortalezas y Oportunidades que tiene una organización en términos de CI en este caso.
- Encuestas a la organización: Encuestas de clima orientadas a la comunicación interna y a las relaciones de los empleados a través de los canales de comunicación interna. Se puede hacer a un porcentaje representativo de la institución o bien a toda la organización.
- Árbol de problemas: Nos permite revisar todo el proceso de una problemática identificando las principales causas, sus impactos y las consecuencias que se derivan de ellas para luego poder trabajar en trayectos de estrategias y acciones para resolver el problema.
- Mapa de empatía: Permite avanzar sobre las características e intereses de los miembros de la organización y puede ser una herramienta importante en el momento de plantear prioridades y acciones.
Para finalizar con la idea de la importancia de realizar esta etapa de forma participativa y su impacto en la organización, insistimos una vez más en la necesidad de implicar a todos o al menos a una parte representativa de los miembros de la institución en el desarrollo de la estrategia.
Las características de la planificación participativa son:
- Priorizar el aprendizaje a partir del intercambio con diversas personas.
- La capacidad de generar consensos.
- El nivel de información aumenta como también el sentimiento de pertenencia.
- Impulsar la creatividad, la innovación y el trabajo en equipo.
Buena práctica: Hospital de Donostia
Reto: conocer y comprender de manera concreta la opinión de los empleados acerca del hospital.
Solución: en la fase de diagnóstico, el Comité de Comunicación utilizó dos metodologías de trabajo:
- Grupos de Trabajo para la Mejora, con la participación de casi un centenar de profesionales del centro.
- Encuesta de Satisfacción de los Profesionales del Hospital Donostia.
Con esta combinación de datos cuantitativos y cualitativos, obtuvieron un panorama muy certero de los desafíos a los cuales se enfrentaba la organización. A partir de este diagnóstico, desarrollaron el Plan de Comunicación y Mapa de Relaciones 2004-2008.
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Ya hemos mencionado la importancia de contar con un Plan de CI que esté escrito, publicado y al alcance de todos los miembros de la organización.
Como hemos visto en la encuesta presentada, casi la mitad de las Administraciones Públicas en España no cuenta con un Plan de CI y las razones son en general las mismas: falta de tiempo para planificación, escasa relevancia de la CI, falta de inversión en tiempo y recursos, la CI se realiza en el día a día, entre otras...
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