Obligaciones formales y registrales

 
EXTRACTO GRATUITO

5.1. Introducción

El Impuesto sobre Sociedades ha estado tradicionalmente ligado con la contabilidad. La Ley del Impuesto ha incidido de forma más profunda que sus antecedentes legislativos en la conexión del resultado fiscal con el resultado contable.

La determinación de la base imponible del IS se determina a partir del resultado contable, corregido por las excepciones legalmente establecidas (artículo10.3 del TRLIS).

Así, la base imponible en el régimen de estimación directa se calcula corrigiendo el resultado contable mediante los ajustes fiscales previstos por el TRLIS. A estos efectos, la Administración tributaria puede determinar el resultado contable según las normas previstas en el Código de Comercio, en las demás leyes relativas a dicha determinación y en sus disposiciones de desarrollo (artículo 143 del TRLIS).

Por otro lado, la exigencia de contabilización del gasto para considerarlo como gasto fiscal deducible, bien por su imputación contable en la cuenta de pérdidas y ganancias o en una cuenta de reservas, si así se estableciera, es un principio general de la Ley (artículo 19 del TRLIS), exceptuado en contadas ocasiones.

La Ley establece para los empresarios, cualquiera que sea su forma, individual o societaria, la obligación genérica de llevanza de la contabilidad conforme a lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen. Asimismo, los empresarios deben aplicar obligatoriamente lo previsto en el Plan General de Contabilidad (PGC), aprobado por RD 1643/1990.

A continuación trataremos en este capítulo de analizar y estudiar la coherencia de estas obligaciones formales que afectan a personas jurídicas, sin olvidarnos de las obligaciones registrales y de facturación.

5.2. Los libros de contabilidad

Desde un punto de vista mercantil, el artículo 25 del Código de Comercio obliga a todo empresario a llevar una contabilidad "ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios". El fundamento de esta obligación es doble:

• El interés del empresario en conocer en todo momento la marcha de sus negocios y el rendimiento de los mismos.

• La protección de otros intereses, como los de los acreedores y del Estado, ya que mediante la contabilidad se garantiza una administración ordenada a efectos económicos y fiscales.

Al examinar las obligaciones contables desde un punto de vista mercantil se han de considerar dos aspectos:

• Un aspecto formal que hace referencia a la forma de reflejar o representar contablemente el tráfico de la empresa y sus consecuencias en el orden patrimonial. Se manifiesta a través de los libros de comercio.

• El aspecto material consistente en determinar el resultado próspero o adverso de cada ejercicio, lo que se obtiene, en definitiva, a través de las cuentas anuales.

Por otra parte, como ya comentamos en la introducción de este capítulo, el artículo 133 del TRLIS establece para los empresarios, cualquiera que sea su forma, individual o societaria, la obligación genérica de llevanza de la contabilidad conforme a lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen.

Para los períodos impositivos iniciados a partir del 25-12-2002, las entidades sin fines lucrativos que obtengan rentas de explotaciones económicas no exentas del IS tienen las obligaciones contables previstas por este impuesto, debiendo llevar su contabilidad de modo que permita identificar los ingresos y gastos correspondientes a las explotaciones económicas no exentas (artículo 11 de la Ley 49/2002).

5.2.1. Libros obligatorios

De acuerdo con el artículo 25 del Código de Comercio los libros que obligatoriamente deberá llevar todo empresario, tanto las personas físicas como las jurídicas, son:

EL LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES, se abre con el balance inicial detallado de la empresa y en él se deben de transcribir, con una periodicidad cuando menos trimestral, los balances de comprobación, con sumas y saldos. Finalmente, se transcribirá el Inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.

EL DIARIO, que registra día a día todas las operaciones de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes.

Por otra parte, existen otros libros obligatorios establecidos por el propio Código de Comercio y otras Leyes especiales, que las sociedades mercantiles tienen también obligación de llevar, que sin ser instrumentos de contabilidad, se conocen como libros societarios. Tales libros son:

EL LIBRO DE ACTAS, donde se transcribirán las actas de la Junta General de socios o accionistas y, en su caso, las del Consejo de Administración. Puede llevarse un único libro o uno por cada órgano colegiado de la sociedad.

EL LIBRO REGISTRO DE ACCIONES NOMINATIVAS, en el caso de sociedades anónimas, comanditaria por acciones y anónimas laborales, o el LIBRO REGISTRO DE SOCIOS, en el caso de sociedades de responsabilidad limitada.

EL LIBRO REGISTRO DE CONTRATOS celebrados entre el socio único y la sociedad, en el caso de sociedades unipersonales de responsabilidad limitada.

Asimismo, en el caso de las Cooperativas, la Ley de 16 julio 1999 (Ley 27/99, de Cooperativas) establece la obligación de llevar un LIBRO REGISTRO DE APORTACIONES AL CAPITAL.

Junto a estos libros obligatorios, existen otros libros llamados auxiliares que son los que deben llevarse conforme a las leyes o disposiciones especiales, en particular, los exigidos por la legislación fiscal.

A. Requisitos de llevanza de los libros obligatorios

Como quiera que la llevanza de una contabilidad adecuada afecta a los terceros (acreedores, accionistas, Hacienda, etc.), se exige que la misma se ajuste a una serie de requisitos que podemos distinguir entre intrínsecos y extrínsecos:

A.1. Requisitos Intrínsecos

El Código de Comercio, en el artículo 29, habilita para que la llevanza material de los libros se haga por cualquier procedimiento idóneo (manual o informático) siempre que sea "con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras, ni raspaduras, deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la Ley, el Reglamento o la práctica mercantil de general aplicación".

A.2. Requisitos Extrínsecos

Todos los libros oficiales mencionados con anterioridad (tanto los libros de contabilidad como los libros societarios) deberán ser legalizados por el Registro Mercantil del lugar donde el empresario tenga su domicilio social, con anterioridad a su utilización. La legalización de los libros consiste en poner:

• En el primer folio de cada uno, una diligencia de los que tiene el Libro.

• En todas las hojas, el sello del registro.

La legalización de los libros es única al inicio de la actividad empresarial y sólo deberán legalizarse los nuevos libros cuando se hayan acabado los anteriores. En caso de cambio de domicilio, tendrá pleno valor la legalización efectuada por el registro de origen.

Frente a este sistema tradicional, el artículo 27 del Código de Comercio contempla la posibilidad de la llevanza del Libro de Inventarios y de cuentas anuales y del Libro Diario de forma informatizada. Una vez finalizado el ejercicio social, se listan todos los asientos, se numeran las hojas y se encuadernan para ser presentadas en el Registro Mercantil para su legalización. También puede legalizarse directamente el soporte magnético.

Cabe, asimismo, llevar por sistema informatizado el libro registro de acciones nominativas de las sociedades anónimas y en comandita y el libro registro de socios de las sociedades de responsabilidad limitada.

Por lo que respecta al libro de actas cabe su llevanza de forma manual, mediante libros legalizados y encuadernados previamente, o mediante la legalización de hojas sueltas en blanco, en cuyo caso deberán presentarse debidamente numeradas.

Han de ser objeto de legalización los libros de aquellas entidades que, sin tener la condición legal de empresarios, estén obligados por norma legal expresa. Tal obligación se particulariza para fundaciones, asociaciones, cooperativas, etc. (DGRN Instrucción 26-06-1996).

Si las sucursales de una empresa debidamente inscritas llevan libros registros, pueden legalizarlos en el Registro Mercantil correspondiente a la circunscripción registral de su domicilio.

B. Conservación de los libros

Los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. Este plazo rige incluso en el caso de cese del empresario en su actividad. Si el empresario hubiera fallecido la obligación de conservación recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, los obligados a cumplir esta obligación de conservación serán los liquidadores.

La norma (artículo 30 del Código de Comercio) sólo exige, de forma específica, la conservación de los libros obligatorios. No obstante, habida cuenta de que también se exige conservar la restante documentación concerniente al negocio, parece lógico entender que la exigencia se extiende a los libros o registros voluntarios.

C. Valor probatorio de la contabilidad

El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables viene determinado por el artículo 31 del Código de Comercio según el cual: "el valor probatorio de la contabilidad será apreciado por los tribunales conforme a las reglas generales del derecho". Y según el artículo 1.228 del Código Civil: "Los asientos, registros y papeles privados únicamente hacen prueba contra el que los haya escrito en todo aquello que conste con claridad; pero el que quiera aprovecharse de ellos habrá de...

Para continuar leyendo

SOLICITA TU PRUEBA