Obligaciones formales y registrales

Autor:Sr. Carlos Marín Lama.- Sr. Juan Pedro Rodríguez Blanco. - Sr. Carlos García Inocencio. - Sr. Joan Pallerola Comamala. - Sr. Ferrán Rodríguez García.
Páginas:337-373
RESUMEN

5.1. Introducción. - 5.2. Los libros de contabilidad. - 5.2.1. Libros obligatorios. - A. Requisitos de llevanza de los libros obligatorios. - B. Conservación de los libros. - C. Valor probatorio de la contabilidad. - 5.2.2. Efectos derivados de las irregularidades contables. - 5.3. Las Cuentas Anuales. - 5.3.1. Sociedades obligadas a formular Cuentas Anuales. - 5.3.2. Composición de las Cuentas... (ver resumen completo)

 
ÍNDICE
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5.1. Introducción

La Ley establece para los empresarios, cualquiera que sea su forma, individual o societaria, la obligación genérica de llevanza de la contabilidad conforme a lo previsto en el Código de Comercio y con lo establecido en las normas por las que se rigen. Asimismo, los empresarios deben aplicar obligatoriamente lo previsto en el Plan General de Contabilidad (PGC), aprobado por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad, y en el caso de la pequeñas y medianas empresas el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para Microempresas.

Asimismo, la norma fiscal obliga a la llevanza de otros libros-registro. Así, en el caso de obligados tributarios (sean personas físicas o jurídicas) que estén obligados a presentar declaraciones de IVA por sus operaciones, deberán llevar detalle de dichas operaciones, tanto por el IVA devengado que repercuten como por el IVA deducible que soportan.

Por último, señalar la obligación para toda entidad matriculada en el Registro Mercantil (optativo para las personas físicas empresarias, que no tienen la obligación de estar matriculados) de presentar las Cuentas Anuales, cada año.

Para realizar una actividad económica, las personas físicas pueden actuar por sí solas (empresario persona física), o agrupándose con otras personas en una forma societaria como puede ser una sociedad mercantil (empresario persona jurídica). También existen unas figuras intermedias de agrupación, como son las herencias yacentes, comunidades de bienes y demás entidades que, carentes de personalidad jurídica, al constituir una unidad económica o patrimonio separado susceptibles de imposición, en el ámbito tributario se les atribuye personalidad y se les considera obligado tributario (artículo 35.4 LGT ). En esta categoría se incluirían las sociedades civiles, tengan o no personalidad jurídica. Este tipo de entidades, conocidas como entidades en régimen de atribución de rentas, determinan el rendimiento conforme a la normativa de IRPF, salvo que todos sus miembros sean sujetos pasivos del impuesto sobre Sociedades, en cuyo caso la entidad en atribución de rentas también determina el rendimiento conforme a este último impuesto. En este tipo de entidades existen obligaciones formales tanto para la entidad como para sus miembros que la integran.

Desde el 25 de diciembre de 2.002 las entidades sin fines lucrativos reguladas por la Ley 49/2002, que obtengan rentas de explotaciones económicas no exentas del impuesto sobre Sociedades, tienen las obligaciones contables previstas por este impuesto, debiendo llevar su contabilidad de modo que permita identificar los ingresos y gastos correspondientes a las explotaciones económicas no exentas (art. 11, Ley 49/2002).Page 338

5.2. Los libros de contabilidad
5.2.1. Libros obligatorios

EL LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES, se abre con el balance inicial detallado de la empresa y en él se deben de transcribir, con una periodicidad cuando menos trimestral, los balances de comprobación, con sumas y saldos. Finalmente, se transcribirá el Inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales (Balance de situación, Cuenta de resultados, Estados de cambio en el patrimonio neto, Estado de flujos de efectivo y la Memoria, todo este conjunto formará una unidad en el mismo libro, en varios tomos si fuera preciso).

EL DIARIO, que registra día a día todas las operaciones de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes.

Por otra parte, existen otros libros obligatorios establecidos por el propio Código de Comercio y otras Leyes especiales, que las sociedades mercantiles tienen también obligación de llevar, que sin ser instrumentos de contabilidad, se conocen como libros societarios. Tales libros son:

EL LIBRO DE ACTAS, donde se transcribirán las actas de la Junta General de socios y, en su caso, las del Consejo de Administración. Puede llevarse un único libro o uno por cada órgano colegiado de la sociedad.

EL LIBRO REGISTRO DE ACCIONES NOMINATIVAS, en el caso de sociedades anónimas, comanditaria por acciones y anónimas laborales, y el LIBRO REGISTRO DE SOCIOS, en el caso de sociedades de responsabilidad limitada.

EL LIBRO REGISTRO DE CONTRATOS celebrados entre el socio único y la sociedad, en el caso de sociedades unipersonales de responsabilidad limitada.

Asimismo, en el caso de las Cooperativas, la Ley de 16 julio 1999 (Ley 27/99, de Cooperativas) establece la obligación de llevar un LIBRO REGISTRO DE APORTACIONES AL CAPITAL.

Existen otros libros llamados auxiliares de la contabilidad, como el libro de mayor, que si bien no son obligatorios, son llevados habitualmente por los obligados al Plan Contable; y otros libros de naturaleza fiscal, ya comentados anteriormente como son los del IVA.

A Requisitos de llevanza de los libros obligatorios

El Código de Comercio, en el art. 29, habilita para que la llevanza material de los libros se haga por cualquier procedimiento idóneo (manual o informático) siempre que sea con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, ni interpolaciones, ni tachaduras, ni raspaduras, que deberán salvarse a continuación e inmediatamente que se adviertan los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. Todos los libros oficiales mencionados con anterioridad (tanto los libros de contabilidad como los libros societarios) deberán ser legalizados por el Registro Mercantil del lugar donde el empresario tenga su domicilio social, con anterioridad a su utilización, en el caso de llevanza manual. La legalización de los libros consiste en poner: 1) En el primer folio de cada uno, una diligencia de los que tiene el Libro, y 2) En todas las hojas, el sello del registro. Esta lega-Page 339lización de los libros de llevanza manual es única al inicio de la actividad empresarial y sólo deberán legalizarse nuevos libros cuando se hayan acabado los anteriores. En caso de cambio de domicilio, tendrá pleno valor la legalización efectuada por el registro de origen.

El art. 27 del Código de Comercio contempla la posibilidad de la llevanza del Libro de Inventarios y de Cuentas Anuales, y del Libro Diario de forma informatizada. En este caso, una vez finalizado el ejercicio social, se listarán todos los asientos, se numerarán las hojas y se encuadernarán correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales deben ser legalizados antes de que transcurran los cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio. También puede legalizarse directamente el soporte magnético.

Cabe, asimismo, llevar por sistema informatizado el libro registro de acciones nominativas de las sociedades anónimas y en comandita, y el libro registro de socios de las sociedades de responsabilidad limitada.

Por lo que respecta al libro de actas cabe su llevanza de forma manual, mediante libros encuadernados y legalizados previamente, o mediante la legalización previa a su utilización de hojas sueltas en blanco, en cuyo caso deberán presentarse debidamente numeradas.

En el caso de las fundaciones, asociaciones, cooperativas, etc., también deben llevar a cabo la legalización de estos libros (bien en el Registro mercantil, bien en el organismo correspondiente de la Comunidad Autónoma a la que pertenezcan), aún sin tener la condición legal de empresarios (DGRN Instrucción 26-06-1996).

B Conservación de los libros

Los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la contabilidad de la empresa deben conservarse, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. Este plazo rige incluso en el caso de cese del empresario en su actividad.

C Valor probatorio de la contabilidad

La contabilidad de los empresarios es secreta y sólo podrá decretarse su comunicación o reconocimiento...

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