Las nuevas tecnologías en la empresa: aplicaciones para mejorar la gestión

Autor:Francisco de Quinto
 
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13.1. Consideraciones fundamentales relativas a la digitalización

Hoy en día una empresa con futuro ya no puede ser entendida ni gestionada al margen de las nuevas tecnologías de la información. Si bien su implantación no garantiza la viabilidad de la empresa en el futuro, sí constituye una condición necesaria para ésta. La implantación y utilización eficiente de los recursos disponibles gracias a las tecnologías de la información posibilitan y facilitan en buena medida la mejor explotación de los recursos disponibles, aumentando la productividad y mejorando y coordinando los flujos de trabajo e información dentro de la empresa con unos costes relativamente bajos (ver Notas 13.1.).

Por todo ello, antes de poner en marcha la "digitalización de la empresa", deben llevarse a cabo minuciosamente una serie de consideraciones:

• Determinar las actividades internas y externas de la empresa: Las redes facilitan en gran medida la externalización (outsourcing) de las actividades complementarias, coordinando rigurosamente las actuaciones de los subcontratados con un coste bajo en recursos y tiempo y permitiendo sacar el mayor partido a los recursos propios de la empresa destinándolos a la actividad principal.

• Seleccionar las tecnologías de la información realmente necesarias para la empresa: Es necesario conocer las tecnologías disponibles en el mercado y cómo puede contribuir cada una de ellas a la buena marcha de la empresa en cualquier aspecto (reducción de costes, aumento de la eficiencia en alguna/s tarea/s, etc.). De la misma manera debe conocerse los requisitos y costes de su implantación.

• Diseñar e implementar las tecnologías pertinentes de forma eficiente: Resulta fundamental entender las tecnologías de la información como una verdadera herramienta estratégica de la empresa. Esto implica comprender que la implementación de éstas supone unos costes, una curva de aprendizaje y, en muchos casos, incluso requiere un cambio parcial en la cultura de la empresa para conseguir unos objetivos bien definidos a medio-largo plazo (Ver Notas 13.2.).

13.2. El impacto de las tecnologías de la información en la cadena de valor primaria

La cadena de valor primaria es el proceso de transformación –interno– mediante el cual se añade a los inputs un valor que percibirá el cliente final. Es el conjunto de actividades fundamentales para cumplir con el objeto social o ‘core business’, diferenciables de aquellas otras actividades que son un simple apoyo –aunque imprescindible muchas veces– para llevar a cabo la misión principal de la empresa de la forma más eficiente posible (ver Notas 13.3).

Como regla general, se asume que la cadena de valor primaria está constituida, a grandes rasgos, por el diseño del producto o servicio, las operaciones necesarias para llevarlo a cabo y la gestión de los clientes.

Diseño

Hoy en día las tecnologías digitales –fundamentalmente Internet- hacen fácil y rápido el Benchmarking. En otras palabras, facilitan la identificación de los productos y servicios ofrecidos por la competencia entre otras muchas cosas. Nótese pues que con la inversión mínima de un ordenador personal conectado a Internet y una persona capacitada para navegar extrayendo e interpretando la información relevante que Internet pone al alcance de todo usuario, una empresa puede recopilar una valiosa información acerca de su mercado objetivo. Además resulta digno de mención que este método permite, más allá de los informes puntuales, mantener una observación ininterrumpida del mercado, permitiendo identificar oportunidades, riesgos, amenazas, etc. de una forma casi inmediata.

Ya a otros niveles de especialización y perfeccionamiento, cabe mencionar que existe en el mercado software, mejorado día a día, que permite automatizar en gran medida estas tareas en función de la configuración que se le dé, optimizando de esta manera la asignación de recursos humanos a estas actividades repetitivas.

Por otro lado las redes también resultan extremadamente eficientes para enfocar el diseño del producto a ofrecer desde la perspectiva de orientación al cliente. Es decir, facilitan en gran medida –por razones obvias– la interactividad con el cliente potencial para recopilar información de primera mano sobre las necesidades que éste necesita o desea cubrir, y de cómo le gustaría hacerlo. Esta información resulta esencial para un diseño de producto que permita una buena penetración en el mercado.

En esta misma línea, las tecnologías de la información también pueden facilitar de forma significativa la recopilación de información de ‘feedback’ tras un test de producto. Las redes, con Internet a la cabeza, permiten que los clientes potenciales expresen sus opiniones acerca de una muestra de un potencial nuevo producto repartida estratégicamente en el mercado. De esta forma se puede llevar a cabo modificaciones o ajustes en el producto o servicio objetivo del test, desestimarlo o darle el visto bueno en un intervalo muy reducido de tiempo y con unos costes inferiores a los implicados en los sistemas tradicionales.

Operaciones

La implementación de sistemas digitales en la gestión de la empresa se ha ido realizando de forma paulatina a medida que las tecnologías se han desarrollado y perfeccionado. De esta forma, las primeras tareas objeto de digitalización fueron, lógicamente, las más repetitivas, tales como la gestión de nóminas o control de stocks. No obstante, la exponencial diversificación y especialización del software ha ido permitiendo implementar la digitalización a actividades cada vez menos rutinarias. Esta implementación, no obstante, ha resultado en un amplio abanico de sistemas informáticos muy heterogéneos aplicados a la gestión de diferentes actividades dentro de una misma empresa.

• ERP

Dado que estos sistemas heterogéneos son en ocasiones incompatibles entre sí por variadas razones, se llegó a la conclusión de que era necesario implementar algún sistema de coordinación que permitiera la gestión de todos ellos de un modo centralizado. Por ello aparecieron los sistemas de planificación de recursos de la empresa o ERPs (Enterprise Resource Planning). Un ERP es, por tanto, un sistema de coordinación y de interconexión de todos los procesos de la empresa, concebido para permitir y facilitar fundamentalmente un intercambio multidireccional eficiente de información entre los diferentes departamentos de la misma.

Por todo ello, la implantación de un ERP requiere analizar, y rediseñar si fuera necesario, todo o parte del proceso productivo desde el principio hasta el final. El objetivo del ERP no es otro, en definitiva, que el de optimizar la asignación de recursos a cada tarea específica dentro del proceso desarrollado dentro de la empresa, e incluso permitir la monitorización en tiempo real del estado de cada tarea específica. Por ello el ERP se ha mostrado como un sistema extremadamente eficaz tanto para la gestión como para el análisis interno de la actividad empresarial en su conjunto.

• SCM

En cuanto a los procesos que implican la relación de la empresa con su entorno más inmediato –proveedores y clientes-, existe un sistema que podría catalogarse de homólogo al ERP: el SCM o gestión de la cadena de suministros (Supply Chain Management). Como puede suponerse a estas alturas, el objetivo último es coordinar de la forma más eficiente hasta la última actividad dentro de la cadena de valor, desde el pedido de materias primas hasta la entrega del producto o servicio al cliente final. Debido a esto, el SCM debe interactuar a la perfección con el ERP de la empresa, con el ERP del proveedor y con el ERP de las empresas clientes si las hubiera. Es por este motivo que se debe poner aquí énfasis en lo ya comentado al inicio de este apartado: la digitalización de la empresa debe verse y entenderse como una verdadera herramienta estratégica, aplicada a la consecución de unos objetivos bien identificados a medio-largo plazo, y que en ocasiones puede suponer una auténtica reorganización de todo el proceso empresarial con el fin de incrementar notablemente la eficiencia de éste.

• Mercados digitales para la búsqueda de nuevos proveedores

La localización de nuevos proveedores es una de las aplicaciones de la digitalización de las empresas más útiles y sencillas. Existen plataformas web que actúan como auténticos mercados digitales, reuniendo un amplio abanico de empresas participantes en calidad de compradores o vendedores. Las empresas compradoras especifican exactamente qué es lo que desean adquirir (descripción del producto, especificaciones técnicas, características imprescindibles que éste debe presentar, etc.) y las empresas vendedoras responden a esta demanda con sus ofertas. Cuando se da una situación de intereses compatibles se pasa al proceso de negociación, que puede ser digital, presencial, o pasar por ambas fases.

Estos mercados digitales rompen barreras geográficas y económicas para la interacción de empresas ubicadas en lugares muy distantes del planeta, lo que representa grandes ventajas para ofertantes y demandantes. Además permiten tener una imagen global del mercado disponible de forma sencilla y rápida, ofreciendo la posibilidad de comparar precios, condiciones, etc.

• Digitalización en las fábricas: Robotización

La necesidad de incrementar los volúmenes de producción a menudo implica el imperativo de automatizar importantes procesos productivos. Ante este hecho, hay empresas que optan por la integración de sistemas automatizados y manuales de forma coordinada, mientras otras se decantan por la implementación integral de sistemas automatizados que abarcan todo el proceso de producción.

Lógicamente, la robotización de las cadenas de producción implica la introducción de maquinaria compleja que debe estar conectadas a los sistemas de operaciones de la empresa: sistemas de diseño CAD, sistemas de aprovisionamiento SCN y/o sistemas de relación con el cliente CRM.

Los sistemas de control de la cadena de fabricación deben tener...

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