La matriz u original del documento notarial en soporte electrónico

Autor:Alfonso Cavallé Cruz
Páginas:161-185
 
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1. Nuevas tecnologías, demanda social y respuesta legislativa

Los ciudadanos reclaman instituciones modernas y eficaces que presten servicios ágiles, cómodos y rápidos. También el interés general demanda de aquéllas mejorar la productividad y la adopción de políticas que tengan en consideración el respeto al medio ambiente. La aplicación de las nuevas tecnologías da respuesta a estas exigencias. Respecto de la Administración pública se le exige optimizar la eficacia y eficiencia del servicio público, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios y perfeccionar la interacción entre las distintas administraciones, y de ellas con los ciudadanos.

Los Estados, desde hace años, se esfuerzan en dan respuesta a estas demandas de progreso con la creación de marcos normativos favorables al impulso,

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expansión y generalización del uso de las tecnologías de la información y comunicación. Esta petición social, de mayor modernidad y progreso en todas las instituciones, va en aumento y alcanza todos los ámbitos de la vida de las personas y las comunidades humanas, y, entre ellos, destacadamente por su frecuencia e importancia social y económica, el de las relaciones jurídicas privadas, muy especialmente en al ámbito de la contratación.

España no es ajena a la política mundial de fomentar el uso de las nuevas tecnologías. Con objeto de favorecer la celebración de contratos por vía electrónica se promulgó la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico, que declara la equivalencia entre los documentos en soporte papel y los documentos electrónicos a efectos del cumplimiento del requisito de “forma escrita” y, en su artículo 23, reconocía la validez y eficacia de los contratos por vía electrónica de acuerdo con el principio espiritualista que rige la perfección de los contratos en el Derecho español. Esta norma excluía de su ámbito regulador, los contratos relativos al Derecho de familia, sucesiones y los contratos, negocios o actos jurídicos en los que la Ley determine para su validez o para la producción de determinados efectos la forma documental pública, o que requieran por Ley la intervención de órganos jurisdiccionales, notarios, registradores de la propiedad y mercantiles o autoridades públicas, que se rigen por su legislación específica. Desde el punto de vista del Derecho documental, fue relevante la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, que en atención a su naturaleza distinguió en su artículo 3 entre los siguientes tipos de documentos electrónicos: los documentos privados; los documentos expedidos y firmados electrónicamente por funcionarios o empleados públicos; y los documentos públicos en soporte electrónico que son los firmados electrónicamente por funcionarios que tengan legalmente atribuida la facultad de dar fe pública, judicial, notarial o administrativa, siempre que actúen en el ámbito de sus competencias con los requisitos exigidos por la ley (art. 3.6.a). En cuanto a los efectos establecía que los documentos electrónicos tendrán el valor y la eficacia jurídica que corresponda a su respectiva naturaleza, de conformidad con la legislación que les resulte aplicable (art. 3.7).

El último botón de muestra de esta imparable tendencia, nacional e inter-nacional, dirigida a fomentar la consolidación y el uso del documento y la firma electrónica, es el reciente Reglamento 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE. El nuevo Reglamento se propone reforzar la confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior de la Unión Europea proporcionando una base común para lograr interacciones electrónicas seguras entre los ciudadanos, las empresas y las administraciones públicas e incrementar, en consecuencia, la eficacia de los servicios en línea, públicos y privados, los negocios electrónicos y el comercio electrónico. En idéntico sentido, también en este mismo año, en pro del docu-

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mento electrónico la Directiva 2014/55/UE del Parlamento Europeo y del Consejo de 16 de abril de 2014, relativa a la facturación electrónica.

La contratación pública también se suma a esta imparable tendencia de sustituir el papel por el documento electrónico. Este es el caso de la Directiva 2014/24/UE, sobre contratación pública y por la que se deroga la Directiva 2004/18/CE, que en su considerando 52 nos dice que “los medios de información y comunicación electrónicos pueden simplificar enormemente la publicación de los contratos y aumentar la eficiencia y transparencia de los procedimientos de contratación. Deben convertirse en métodos estándar de comunicación e intercambio de información en los procedimientos de contratación, ya que hacen aumentar considerablemente las posibilidades de los operadores económicos de participar en dichos procedimientos en todo el mercado interior. Para ello, debe hacerse obligatoria la transmisión de anuncios en formato electrónico, la puesta a disposición del público por métodos electrónicos de los pliegos de la contratación y – tras un periodo de 30 meses- una comunicación totalmente electrónica, lo cual significa la comunicación por medios electrónicos en todas las fases del procedimiento, incluida la transmisión de solicitudes de participación y, en particular la presentación (electrónica) de las ofertas”.

2. Hacia la generalización del uso del documento público electrónico en España

Las instituciones públicas tienen el deber de prestar en cada momento el mejor servicio posible a la sociedad, para lo que han de aprovechar las posibilidades que le ofrecen los avances de la técnica en la búsqueda de la mayor calidad, eficacia y eficiencia.

En el ámbito administrativo, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, proclama esta idea y nos dice en su preámbulo que “las Administraciones deben comprometerse con su época y ofrecer a sus ciudadanos las ventajas y posibilidades que la sociedad de la información tiene”. Esta Ley, en el artículo 6, reconoce a los ciudadanos un nuevo derecho subjetivo: el derecho a utilizar medios electrónicos para relacionarse con las Administraciones Públicas, obtener informaciones, realizar consultas y alegaciones, formular solicitudes, manifestar consentimiento, entablar pretensiones, efectuar pagos, realizar transacciones y oponerse a las resoluciones y actos administrativos. Desde el punto de vista documental, esta Ley, da regulación al documento administrativo electrónico, las copias electrónicas, el archivo electrónico de documentos y el expediente electrónico.

El 9 de enero de 2015 fueron recibidos por el Consejo de Ministros los Anteproyectos de Ley del Procedimiento Administrativo Común y de las Administraciones Públicas y del Régimen Jurídico del Sector Público. Según la nota

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de prensa publicada por el Gobierno, con ellos “se apuesta por una Administración Pública, íntegramente electrónica, con cero papel e interconectada.”

Esta tendencia favorable a la generalización y normalización del uso del documento electrónico se evidencia en todos los otros ámbitos específicos del sector público:

– En el jurisdiccional, la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, desarrolla, que entre otras especificaciones, el expediente judicial electrónico.

– En el registral el artículo 19 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, previene que los Registros de la Propiedad Mercantiles y de Bienes Muebles se llevarán en formato electrónico mediante un sistema informático único, que la disposición adicional decimotercera difiere al plazo de un año desde la entrada en vigor de la Ley.

– En el notarial la ya veterana Ley 24/2001, 27 diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, que introdujo el art. 17 bis de la Ley del Notariado.

3. Posicionamiento del notariado ante la generalización del uso del documento público electrónico

El notariado español ha sido adelantado en la implementación de las nuevas tecnologías de la información y comunicación, fue pionero entre los operadores jurídicos en el desarrollo y uso del documento y firma electrónica en la labor diaria de las notarías, a fin de mejorar el servicio a la sociedad.

La innovación tecnológica del notariado se ha realizado compatibilizándola con la adopción de las máximas garantías a fin de mantener la confianza y eliminar cualquier riesgo asociado a su utilización. En este camino novedoso siempre se ha puesto el norte en la realización de los valores que fundamentan y justifican los fines de la institución para potenciarlos: justicia preventiva, seguridad jurídica, verdad y paz social.

El notariado impulsó decididamente desde hace años el avance tecnológico, especialmente en las relaciones internas y con las Administraciones Públicas, pero este esfuerzo de progreso no siempre ha sido suficientemente percibido por los ciudadanos que, en sus comparecencias, sólo ven el papel en los despachos notariales, por lo que son desconocidas en gran medida las innovaciones tecnológicas que existe en las notarías y el beneficio que reportan a la sociedad. Ejemplos como la presentación de copia autorizada electrónica en los Registros, las comunicaciones electrónicas, el índice único informatizado o el...

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