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La legalización de los ficheros

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Vincent
AutorFrancisco de Quinto Zumárraga
Cargo del AutorPiqué Abogados Asociados

8.1. PLANTEAMIENTO Y NORMATIVA

El capítulo II de la LOPD regula los FICHEROS DE TITULARIDAD PRIVADA, que son los que nos interesan a nuestros efectos. En el art. 26 se describe el procedimiento para inscribir los ficheros en el Registro General de la Agencia.

Artículo 26. Notificación e inscripción registral.

1. Toda persona o entidad que proceda a la creación de ficheros de datos de carácter personal lo notificará previamente a la Agencia de Protección de Datos.

2. Por vía reglamentaria se procederá a la regulación detallada de los distintos extremos que debe contener la notificación, entre los cuales figurarán necesariamente el responsable del fichero, la finalidad del mismo, su ubicación, el tipo de datos de carácter personal que contiene, las medidas de seguridad, con indicación del nivel básico, medio o alto exigible y las cesiones de datos de carácter personal que se prevean realizar y, en su caso, las transferencias de datos que se prevean a países terceros.

3. Deberán comunicarse a la agencia de Protección de Datos los cambios que se produzcan en la finalidad del fichero automatizado, en su responsable y en la dirección de su ubicación.

4. El Registro General de Protección de Datos inscribirá el fichero si la notificación se ajusta a los requisitos exigibles.

En caso contrario podrá pedir que se completen los datos que falten o se proceda a su subsanación.

5. Transcurrido un mes desde la presentación de la solicitud de inscripción sin que la Agencia de Protección de Datos hubiera resuelto sobre la misma, se entenderá inscrito el fichero automatizado a todos los efectos.

A destacar sobre la disposición anterior que la notificación a la Agencia

debe ser PREVIA a la creación de un fichero.

¿Qué pasa con los ficheros existentes y no legalizados? Se debe proceder cuanto antes a su presentación ante la Agencia. Hay que destacar que, a partir del 26 de marzo de 2000, para notificar un fichero se debe haber aplicado previamente las medidas de seguridad en los términos que explicaremos en una próxima colaboración.

8.2. INSTRUCCIONES PARA CUMPLIMENTAR LOS IMPRESOS OFICIALES

La información a reflejar en la solicitud de inscripción ante la Agencia es la que se recoge en los modelos de impresos que se reproducen más adelante y las orientaciones para su cumplimentación son las siguientes:

  1. RESPONSABLE DEL FICHERO Identificar la razón social de la empresa o nombre del titular del fichero.

  2. DERECHOS ACCESO-RECTIFICACIÓN-CANCELACIÓN Sólo...

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