Guía de dirección de recursos humanos para un emprendedor

AutorMarta Fossas Olalla
CargoReal Centro Universitario «Escorial-María Cristina» San Lorenzo del Escorial
Páginas423-448

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I Introducción

Cuando una persona o un grupo de personas ha decidido iniciar un proyecto emprendedor, se ven inmersos en un proceso que requiere conocer aspectos tan dispares como trámites administrativos, aspectos legales, contables, fiscales, tecnológicos, financieros...

Este artículo trata de facilitar dicha tarea aportando una guía relativa a las principales decisiones que se deben tomar en cuanto al personal de la empresa. Para ello, nos ponemos en la situación de no tener creada la estructura organizativa, por lo cual se debe empezar por esbozar sus instrumentos de representación: el organigrama y el Manual de Organización.

Sin embargo, dichos documentos todavía serán insuficientes para tomar decisiones de Dirección de Recursos Humanos. Se hace necesario completar aún más la información de los puestos de trabajo y elaborar una ficha de descripción de los mismos.

A continuación se empezará a tomar decisiones relativas a la búsqueda de candidatos, a la selección de los empleados que ocuparán los nuevos puestos de trabajo y a la determinación de la estructura retributiva de la empresa.

Por último, no queremos dar la impresión que las decisiones se terminan cuando ya se ha contratado el personal, y, por ello, comentaremos las siguientes acciones a acometer, tales como la evaluación del desempeño, la formación y el desarrollo de carreras profesionales.

II Instrumentos para representar la estructura organizativa

Antes de iniciar el proceso de captación de candidatos es necesario definir la organización en la que se van a involucrar. Así, tememos Page 424 que esbozar tanto el organigrama como el Manual de Organización. Dichos instrumentos son complementarios entre sí.

2.1. El organigrama

El organigrama consiste en una representación gráfica, lo más simple, precisa y sintética posible, con carácter intransferible, de algunos aspectos de la estructura de una organización; como son: la división del trabajo, las distintas unidades y posiciones existentes, el criterio de agrupación entre las unidades y el cauce del flujo de autoridad.

La información que visualmente aporta es la siguiente:

* Distintas posiciones o puestos de trabajo.

* Distintas relaciones jerárquicas entre los miembros de la organización, definiendo toda una red de autoridad (parte del sistema de autoridad).

* Distintos cauces de comunicación condicionados por la red de autoridad (parte del sistema de comunicación).

* Distintos niveles o rangos jerárquicos.

* Ámbito de control de los distintos niveles o número de personas supervisadas por cada centro directivo o, de otra forma, número de miembros de cada unidad organizativa colectiva (departamento, sección, etc.).

* Distintos departamentos y criterio de agrupación de los mismos (departamentalización).

* Un indicio de la importancia de las distintas unidades organizativas (según el número de miembros que tenga).

Sin embargo, el organigrama no aporta toda la información de la estructura formal de una organización, como, por ejemplo, las categorías profesionales de carácter laboral, las relaciones funcionales (distintas a las jerárquicas) entre los puestos de trabajo o las funciones a desempeñar en cada puesto de trabajo.

A la hora de elaborar un organigrama hay que tener en cuenta los diferentes elementos:

* Posiciones: son las distintas unidades que aparecen en el organigrama. Pueden ser de línea (forman parte de una relación jerárquica superior-subordinado) o de staff (unidades de apoyo y asesoramiento donde se diluye la relación de tipo jerárquico). Las Page 425 primeras se representan unas debajo de otras, las de staff se representan unidas con una línea horizontal.

* Nivel jerárquico: capas horizontales de posiciones de línea. Su número puede dar una idea de si la estructura es alta (número alto de niveles) o plana (número reducido de niveles).

* Línea jerárquica: relación vertical superior-subordinado.

Carecemos de unas normas concretas que nos sirvan de guía para el diseño material del organigrama. No obstante, podemos mencionar unos criterios generales que gozan de una amplia aceptación y que se basan en las siguientes reglas prácticas:

  1. Diferenciación de los elementos componentes (posiciones) en función de las competencias asignadas.

  2. Identificación de las posiciones, teniendo en cuenta la línea y el nivel como medio para visualizar el principio jerárquico.

  3. La red de comunicaciones, como consecuencia de las relaciones existentes entre las posiciones.

Por último, mencionar que el organigrama no es un fin en sí mismo, sino que es un medio al servicio de una estructura organizativa concreta. Por tanto, no debemos caer en el error de imitar el organigrama de otras organizaciones por muy satisfactorios que parezcan.

2.2. El Manual de Organización

El Manual de Organización es un documento, de la dimensión formal de la estructura organizativa, en el que se definen las funciones, dependencia y relaciones de los puestos, completando de esta forma la información suministrada por el organigrama.

Su objetivo principal consiste en proporcionar una guía práctica al personal, informándole acerca de la naturaleza de su trabajo y de su situación, a fin de conseguir la mayor eficacia posible en su funcionamiento.

Fundamentalmente un Manual de Organización consta de los siguientes elementos para cada puesto organizativo:

* Título del puesto de trabajo.

* Responsabilidad ante o dependencia jerárquica.

* Unidades directamente subordinadas o autoridad jerárquica. Page 426

* Función resumen del puesto de trabajo.

* Funciones específicas, redactadas de acuerdo con el esquema verbo-función-resultado.

* Responsabilidades y límites.

* Relaciones internas y externas.

III Análisis y descripción de puestos de trabajo

Para tomar decisiones relativas al personal, es necesario partir del conocimiento de las tareas y funciones asignadas a cada puesto de trabajo. Por ello es importante describir los puestos de trabajo de la empresa, sabiendo que consiste en detallar el conjunto de funciones, tareas o actividades que se desarrollan en todos y cada uno de los puestos de la empresa, especificando, además, los niveles de formación y experiencia necesarios para poder desempeñarlo con idoneidad, la responsabilidad que se le va a exigir al ocupante y las características físicas o ambientales en las que se va a desarrollar el trabajo, así como los recursos que, normalmente, utiliza el mismo. Por tanto, la información del Manual de Organización no será suficiente, y deberemos completarla con las fichas de descripción de puestos de trabajo.

El análisis de puestos de trabajo es una fuente importante de información que nos va a permitir tomar decisiones de dirección de recursos humanos, como, por ejemplo:

* Reclutamiento: el análisis del puesto de trabajo nos puede ayudar a generar una cartera de candidatos de mayor calidad mediante una descripción clara del puesto, orientada a captar individuos con el perfil adecuado.

* Selección: podemos utilizar el análisis del puesto de trabajo para determinar el tipo de pruebas que deben componer el proceso de selección.

* Evaluación del desempeño: debemos vincular los criterios utilizados para evaluar el rendimiento del empleado con el puesto de trabajo concreto.

* Formación: comparando los conocimientos, técnicas y habilidades que los empleados aportan a un puesto de trabajo, podemos identificar las carencias de formación de los empleados. Page 427

* Desarrollo: para diseñar planes de carrera necesitaremos un mapa de puestos de trabajo claramente definidos que indiquen tareas y responsabilidades del puesto de trabajo actual y futuros. La ficha de descripción y análisis que elaboremos deberá incluir para cada puesto de trabajo los siguientes apartados:

* Información de identificación: denominación y ubicación del puesto de trabajo, fuente de información del análisis del puesto de trabajo, quién elaboró la descripción del puesto de trabajo, fechas del análisis del puesto de trabajo y de la verificación de las descripción del puesto de trabajo.

* Resumen del puesto de trabajo: breve informe donde se sintetizan los cometidos y las responsabilidades del puesto de trabajo, así como su ubicación dentro de la estructura organizativa de la empresa.

* Cometidos y responsabilidades del puesto de trabajo.

* Especificaciones y cualificaciones mínimas del puesto de trabajo: listado de las características requeridas para el desarrollo adecuado de dicho puesto. Es importante mencionar sólo aquellas que estén relacionadas con la ejecución adecuada del puesto de trabajo.

IV Proceso de contratación

A la hora de contratar personal tenemos que responder a preguntas, como las siguientes: ¿Quién deberá tomar la decisión sobre contratación? ¿Dónde reclutaremos a los mejores candidatos? ¿Debemos tener en cuenta la adecuación de los candidatos a la cultura de la empresa? ¿Cómo podemos ofrecer expectativas...

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