Diseño y gestión de una base de datos para un bufete de abogados
| Autor | D. Manuel Candela Hidalgo |
| Cargo del Autor | Profesor de Informática CEU-ELCHE Elche. |
| Páginas | 153-185 |
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Durante todas estas jornadas se ha estado hablando de Bases de Datos, pero de un tipo concreto conocidas como Bases de Datos Textuales o Documentales.
Podemos clasificar las bases de datos según el modelo que siguen en:
· Bases de Datos Relacionales.
· Bases de Datos Documentales.
· Bases de Datos Jerárquicas.
· Bases de Datos de Red.
· Bases de Datos Deductivas.
· Bases de Datos Distribuidas.
· Bases de Datos Orientado a Objeto.
De estos modelos, vamos a comentar y a comparar las dos primeras: .B.D. Relacionales y B.D. Documentales (Textuales).
B. D. Documentales
Una Base de datos es una colección de objetos almacenados según un criterio organizativo para poder acceder a la información de manera rápida y fiable con posterioridad.
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En este tipo de BD's la unidad de información es el Documento. Se vuelca el documento completo dentro de la Base de datos. El motor de Base de datos se encarga de indexar todo el texto de los documentos cuando son introducidos o modificados y generar el Tesauro (Thesaurus). Esta herramienta permite flexibilizar e incrementar la potencia de las búsquedas y consultas, ya que se crea un índice con cada palabra (item) que va apareciendo, en qué documentos aparece y la relación jerárquica que puede existir entre ellas.
Este modelo es el más utilizado para Bases de Datos Jurídicas donde el usuario puede realizar búsquedas libres por campos o incluso en todo el documento.
Las características más importantes de este tipo de
BD son:
· Automatizan el análisis documental, dando menos importancia a la estructura jerárquica de la BD. Tiene una estructura más flexible (que p. ej. las BD Relacionales). La tipificación de datos es menos rígida, simplificándolo con menor número de tipos de datos (únicamente los básicos: texto, numérico, fecha...).
· El Documento es la unidad de Información, así como para BD Relacionales lo es el Registro.
· Tiene una definición flexible de la información textual.
· La longitud de los campos que forman la estructura de la BD es de longitud variable e ilimitada, a diferencia de las BD Relacionales donde cada Campo viene fuertemente tipificado y especificado el tamaño que se le va a asignar.
· Se puede buscar por cualquier campo de la misma forma e incluso buscar información sin conocer el campo en el que se encuentra.
· La estructura de BD es mucho mas sencilla (tipificación débil), con lo que requieren menos
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recursos dedicados por el Motor de la Base de datos para búsquedas.
· Uso del Tesauro: Herramientas Básica para el funcionamiento óptimo de la B.D. acelerando búsquedas y consultas.
· Uso de Diccionario de palabras vacías para acelerar búsquedas (artículos, preposiciones, signos de puntuación, etc). Estas palabras quedan excluidas de las búsquedas y tampoco se introducen en el Tesauro.
· Uso de un potente y sencillo lenguaje de consulta natural que no requiere casi ningún conocimiento por parte del usuario para realizar consultas, aunque la mayoría de motores de búsqueda también incorporen operadores para generar consultas más eficaces (filtrando la información obtenida para que se ajuste en mayor medida los términos buscados).
Por todo esto estas bases de datos ponen en manos de Juristas herramientas potentes, sencillas y muy rápidas para la consulta de información que de otro modo consumiría demasiado tiempo.
B. D. Relacionales
Éste es el modelo más utilizado en la actualidad para modelar problemas típicos de Gestión, como contabilidades, facturaciones, gestión de usuarios, etc. La base de este tipo de Bases de Datos es el Modelo Entidad-Relación, desarrollado por E. Frank Cood cuando trabajaba para IBM por los años 70. Se basa en el análisis de los datos identificando las entidades del problema, sus atributos y las relaciones existentes entre ellas para la modelización del esquema E-R. Este esquema teórico se usa como punto de partida para la creación de la base de datos en el ordenador. Mas adelante se explicará los elementos del Modelo E-R y los pasos a seguir
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para establecer las relaciones (Normalización de la base de datos).
Este esquema es independiente del Sistema de Gestión de Bases de Datos a Utilizar, lo que simplifica el desarrollo ya que no requiere de un sistema en concreto si no que el estudio previo se realiza independizándolo de la plataforma y herramientas software a utilizar.
Las características más importantes a destacar y las diferencias con las Bases de Datos Documentales (textuales) son:
· Se busca la solución al problema mediante Tablas y relaciones entre los datos (modelo E-R).
· El registro es la unidad de información, a diferencia de las BD Documentales, donde la unidad de información es el documento.
· Tipificación muy fuerte de la información: La definición del modelo de datos es muy rígida y estricta, es decir, cada campo (atributo relevante de la entidad), debe ser de un tipo dato especificado en la creación de la BD.
· La longitud de los campos es fija y se especifica al crear la base de datos.
· Para la búsqueda de información se necesita conocer el campo por el que buscar, la búsqueda libre está muy limitada.
· La estructura de este tipo de BD hace necesario disponer de un servidor (Motor) eficiente de Base de Datos. El coste y mantenimiento del software de Servidor de BD suele ser elevado.
· El uso de índices también esta contemplado, pero a diferencia de las BD Documentales, los índices se debe especificar para cada campo. La definición elevada de índices produce un rendimiento mayor en las consultas pero el servidor debe dedicar más tiempo a la organización de los índices (re-indexación)
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cuando se producen altas (inserción de nueva información), bajas (eliminación de información) y modificaciones en la base de datos. · El Lenguaje utilizado para consultas y modificaciones en la base de datos, es el "Lenguaje de Consulta Estructurado" o SQL (Structured Query Language). Es un lenguaje sencillo para aquellas personas familiarizadas con el uso de Bases de datos pero dista mucho de la facilidad del lenguaje natural utilizado en las BD Documentales.
Aunque cada tipo de Base de datos tiene sus ventajas, y aunque parezca que el tipo de BD utilizadas por Juristas sea las Documentales, no debemos perder de vista las BD Relacionales, pues son éstas, las que también se deben utilizar a la hora de afrontar cualquier problema de gestión, como pueda ser una pequeña Base de datos para almacenar los datos de nuestros clientes, nuestras facturas o minutas, etc. Así como existen infinidad de herramientas de consulta de Jurisprudencia para abogados basados en BD Documentales, también existen infinidad de herramientas (aplicaciones software) basadas en BD Relacionales para controlar el trabajo diario, seguimiento de casos, etc.
En este punto vamos a explicar qué es y cómo se realiza el análisis de la información usando el modelo Entidad-Relación (a partir de ahora E-R) y también vamos a analizar que es un SGDBR (Sistemas de gestión de Base de Datos Relacional), sus funciones y los más importantes disponibles en el mercado. Finalmente realizaremos un caso práctico haciendo uso del SGBDR de Microsoft© disponible en el paquete de Office de la misma empresa: Microsoft© Access®.
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Uno de los problemas que habitualmente pretendemos automatizar es el almacenamiento de datos referente a un objeto o conjunto de objetos para obtener posteriormente información válida útil para el usuario. Por ejemplo el usuario podría plantearse la necesidad de guardar la información de su despacho de Abogados: Clientes (Nombre, apellidos, números de teléfonos, etc). Estaríamos ante un problema más complejo si quisiéramos almacenar la información referente a los expediente de los clientes, minutas, etc
Podríamos, en un primer intento de solución, guardar los datos en ficheros de texto y tratarlos con un procesador de texto (p.e.: Microsoft© Word®. Supongamos que el usuario que informatizó así la lista de clientes, necesita una lista de todos aquellos que son de Alicante, posiblemente nuestro personaje de ejemplo pasaría un buen rato seleccionando a sus clientes. Pero ¿Qué pasaría si necesitáramos una lista de aquellos clientes que tienen expedientes en proceso y son de Alicante? ¿o de aquellos clientes cuyo juicio comienza entre 20 y 60 días?. Posiblemente en este caso, el informe tardaría bastante tiempo en elaborarse.
Se plantea, por tanto, la necesidad de aplicaciones que sean capaces de estructurar los datos que pretendemos almacenar y que proporcionen herramientas para responder rápidamente a consultas, como las anteriormente planteadas y obtener la información relevante en cada caso. Estas aplicaciones son los Sistemas de Gestión de Bases de Datos Relacionales (SGBDR) y almacenan la información en ficheros que llamaremos Bases de Datos.
[VER PDF ADJUNTO]
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Los SGBD almacenan los datos referentes a aspectos del mundo real y los procesan para obtener información:
· Relevante.
· Con un coste mínimo.
· En el momento oportuno.
Funciones de los SGBD
Las funciones más habituales de los SGBD son las siguientes:
1) Añadir, modificar y borrar datos: Las
modificaciones de los datos de las bases de datos no se suelen hacer directamente sobre las tablas. En la mayoría de los casos se diseñan interfaces de introducción de datos a medida del usuario.
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