Régimen jurídico de la emisión de copias de documentos públicos y privados
| Autor | Ramos Vallés, Raquel. |
| Páginas | 310-331 |
Dictamen de la Abogacía General del Estado de14 de julio de 2008 (ref.: A.G. AEH- Inter- vención General 1/8). Ponente: Raquel Ramos Vallés.
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1.º Con fecha de 23 de abril de 2007 este Centro Directivo emitió un informe (ref. A.G. Intervención General 1/07) sobre el régimen jurídico aplicable a las copias de documentos públicos y privados que, emitidas en soporte electrónico, hayan de incorporarse a los expedientes administrativos con valor de documento original, informe en el que se formularon las siguientes conclusiones:
Primera. Las copias de documentos públicos o privados que, expedidas en soporte o por medios electrónicos, telemáticos o informáticos, se incorporen a los expedientes administrativos con valor dePage 311documento original, deberán reunir los requisitos de autenticidad, inte- 20/08 gridad y conservación, y las garantías y requisitos exigidos con carácter general por el artículo 45.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y en su normativa de desarrollo, y en otras normas posteriores, como la Ley 59/2003, de firma electrónica.
Segunda. La emisión de copias auténticas de documentos administrativos o de copias compulsadas o selladas de cualesquiera documentos en soporte o por medios electrónicos, telemáticos o informáticos no altera las reglas generales de competencia que, para la emisión de tales copias, establece la citada Ley 30/1992 y su normativa de desarrollo (artículos 8 y 9 del Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo)
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2.º Con fecha de 10 de junio de 2008 la Intervención General de la Administración del Estado formuló nueva consulta por considerar que, «desde la fecha de emisión del referido informe (en alusión al citado informe de 23 de abril de 2007) han sido objeto de publicación en el Boletín Oficial del Estado nuevas disposiciones que inciden directamente sobre la cuestión en su día planteada», concretamente, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP), y la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público (LCSP), cuya disposición adicional decimonovena se refiere al uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en los procedimientos regulados en dicha Ley.
Tras exponer de forma razonada las dudas que ambas Leyes le suscitan, la Intervención General de la Administración del Estado solicita a este Centro Directivo la emisión de informe sobre las siguientes cuestiones:
1. En relación a la nueva regulación de copias recogida en el artículo 30 de la LAECSP:
a) ¿Cuáles son los criterios que han de aplicarse para distinguir las copias electrónicas reguladas en el apartado 1 del documento emitido originalmente también en soporte electrónico?
b) La emisión de copias electrónicas de documentos públicos emitidos originariamente en papel, previstas en el apartado 2, ¿corresponde al órgano que emitió el documento original o, en su caso, al archivo en que éste se encuentre?
c) ¿Cómo suplir las lagunas que derivan de la interpretación literal de este precepto, cuyo apartado 1 no parece amparar las copias electrónicas de documentos privados cuando éstos hayan sido emitidos por sujetos distintos del propio interesado en el procedimiento y cuyo apartado 5 no contempla las copias que supongan una conversión de soporte de un documento privado originariamente electrónico a soporte papel?
d) ¿Cuál es el órgano competente para realizar la digitalización prevista en el apartado 3 de documentos aportados por los ciudadanos?
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2. En relación con el artículo 35 de la LAECSP:
a) Las copias digitalizadas a que se refiere ¿son copias auténticas o son copias compulsadas de las previstas en el artículo 35 c) de la LRJ-PAC?
b) ¿Se está refiriendo a cualquier tipo de documento, público o privado?
c) ¿Se refiere sólo a los documentos que acompañen a la solicitud de iniciación del procedimiento o a cualquier documento que pueda ser aportado durante la instrucción?
d) ¿Resulta aplicable únicamente a los supuestos de digitalización entendiendo por tal el proceso a través del cual un documento emitido originariamente en papel se convierte en documento en soporte electrónico?
3. ¿Continúa en vigor el artículo 35.c) de la LRJ-PAC, con los efectos que ello implicaría en cuanto a la no admisión de copias cuando las normas reguladores de los concretos procedimientos exijan la aportación al mismo de documentos originales? Dicha conclusión ¿es apli- cable tanto a copias auténticas como a copias compulsadas?
4. Respecto de las facturas, ¿son admisibles copias auténticas de las mismas cuando las normas reguladoras de los concretos procedimientos exijan la aportación de la factura original? En caso afirmativo, ¿qué régimen sería aplicable a las copias auténticas de facturas que hayan de surtir efectos en el ámbito de la Administración General del Estado y sus organismos públicos: el previsto en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, o el establecido con carácter general en la LAECSP para los documentos aportados por los ciudadanos?.
5. Sobre la disposición adicional novena (sic) de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, ¿cuál es la intención del último inciso h) del apartado 1 relativo a que “las copias electrónicas [...] tendrán igual valor que las copias compulsadas de dichos documentos”?
I. La Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) formula consulta sobre diversas cuestiones relacionadas con el régimen de emisión de copias de documentos públicos y privados tras la promulgación y entrada en vigor de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP), y de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del sector Público (LCSP), que abordan en algunas de sus disposiciones o preceptos diversos aspectos relativos a los documentos y copias electrónicos. En aras de la claridad, las diversasPage 313cuestiones objeto de consulta se examinarán de forma sucesiva y siguiendo el orden planteado en el escrito de consulta:
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Cuestiones relacionadas con el artículo 30 de la LAESCP:
La promulgación de la LAESCP atiende a la finalidad esencial, declarada en su Exposición de Motivos, de «consagrar la relación con las Administraciones Públicas por medios electrónicos como un derecho de los ciudadanos y como una obligación correlativa para tales Administraciones». Frente a la regulación anterior (constituida por la LRJ-PAC y su normativa de desarrollo), la LAESCP pasa «de la declaración de impulso de los medios electrónicos e informáticos –que se concretan en la práctica en la simple posibilidad de que algunas Administraciones, o algunos de sus órganos, permitan las comunicaciones por medios electrónicos– a que estén obligadas a hacerlo porque la Ley reconoce el derecho de los ciudadanos a establecer relaciones electrónicas».
En consonancia con ello, el artículo 6.1 de la LAESCP reconoce a los ciudadanos «el derecho a relacionarse con las Administraciones Públicas utilizando medios electrónicos para el ejercicio de los derechos previstos en el artículo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre...»; además, en el apartado 2 del artículo 6 se reconoce a los ciudadanos una serie de derechos «en relación con la utilización de los medios electrónicos en la actividad administrativa y en los términos previstos en la presente Ley», entre los que se incluye el derecho «a obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesados» [apartado e)], y «a la conservación en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos que formen parte de un expediente» [apartado f)].
Respecto al régimen de copias electrónicas se indica en la Exposición de Motivos de la LAESCP que en la misma se regula «todo el sistema de copias electrónicas, tanto las realizadas a partir de documentos emitidos originariamente en papel, como las copias de documentos que ya estuvieran en soporte electrónico y las condiciones para realizar en soporte papel copia de originales emitidos por medios electrónicos, o viceversa».
Pues bien, el artículo 30 de la LAECSP, bajo la rúbrica «Copias electrónicas», establece lo siguiente:
1. Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.
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2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
3. Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.
4. En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias...
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