Compulsa de documentos extranjeros
| Autor | Abogacía General del Estado |
| Páginas | 564-572 |
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Dictamen de la Abogacía General del Estado de 24 de abril de 2003 (ref.: A. G. Administraciones Públicas 2/03). Ponente: Luis Aguilera Ruiz.
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1. Con fecha 14 de febrero de 2002 la Abogacía del Estado en el Ministerio de Administraciones Públicas emitió, a solicitud de la Dirección General de Inspección, Simplificación y Calidad de los Servicios del Ministerio de Administraciones Públicas, un informe en relación con la obligación, por parte de las oficinas de registro de las Administraciones Públicas, de cotejar los documentos que a tal efecto les sean presentados por los ciudadanos, cuando los mismos se encuentren redactados en lengua extranjera.
En dicho informe se concluyó que la circunstancia de que los documentos presentados por los interesados se encuentren redactados en lengua extranjera no exime a la Administración de efectuar su compulsa, al prevalecer el derecho reconocido a los ciudadanos en el artículo 35 c) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
2. Considerando la multitud de supuestos en que la cuestión puede plantearse y ante la necesidad de fijar un criterio uniforme en la materia, la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas recaba el parecer de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado sobre la referida cuestión. Page 565
I. La compulsa o cotejo de los documentos presentados ante las oficinas de registro de las Administraciones públicas por los particulares se configura en nuestro ordenamiento jurídico como un derecho reconocido a los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones Públicas. Así, el artículo 35 c) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (en adelante LRJ-PAC), dispone:
´Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Públicas, tienen los siguiente derechos:
(...)
c) A obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban constar en el procedimiento.ª
Esta facultad se desarrolla en el artículo 38.5 de la propia LRJ-PAC, que, tras su modificación por la Ley 4/1999, de 13 de enero, dispone, al regular los registros de las Administraciones Públicas, lo siguiente:
´Para la eficacia de los derechos reconocidos en el artículo 35 c) de esta Ley a los ciudadanos, éstos podrán acompañar una copia de los documentos que presenten junto con sus solicitudes, escritos y comunicaciones.
Dicha copia, previo cotejo con el original por cualquiera de los registros a que se refieren los puntos a) y b) del apartado 4 de este artículo, será remitida al órgano destinatario devolviéndose el original al ciudadano. Cuando el original deba obrar en el procedimiento, se entregará al ciudadano la copia del mismo, una vez sellada por los registros mencionados y previa comprobación de su identidad con el original.ª
Partiendo de la regulación legal del derecho mencionado, cabe establecer ya una distinción entre aquellos procedimientos administrativos en que es obligada la constancia de los documentos originales que los interesados deban aportar y aquellos otros procedimientos en los que, no siendo preciso que por la Administración se conserve el original, puede simplemente constar una copia del documento, debidamente compulsada o cotejada con su original, copia que, como es lógico, ha de ser fiel reproducción de aquél.
Esta diferenciación de supuestos tiene su reflejo en el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, que regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro. Dicho Real Decreto, que desarrolla, entre otros, los artículos 35.c) y 38 de la LRJ-PAC, dispone en el artículo 7 lo siguiente:
´1. Cuando las normas reguladoras del correspondiente procedimiento o actuación administrativa requieran la aportación de documen- Page 566tos originales por los ciudadanos, éstos tendrán derecho a la expedición por las oficinas de registro de una copia sellada del documento original en el momento de su presentación. Las oficinas de registro no estarán obligadas a expedir copias selladas de documentos originales que no acompañen a las solicitudes, escritos o comunicaciones presentadas por el ciudadano.
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Para el ejercicio de este derecho el ciudadano aportará, junto con el documento original, una copia del mismo. La oficina de registro cotejará la copia, y el documento original, comprobando la identidad de sus contenidos, unirá el documento original a la solicitud, escrito o comunicación al que se acompañe para su remisión al órgano destinatario y entregará la copia al ciudadano, una vez diligenciada con un sello en el que consten los siguientes datos:
a) Fecha de entrega del documento original y lugar de presentación.
b) Órgano destinatario del documento original y extracto del objeto del procedimiento o actuación para cuya tramitación se aporta.
La oficina de registro llevará un registro expresivo de las copias selladas que expida, en el que anotará los datos señalados en el párrafo anterior.
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La copia sellada acreditará que el documento original se encuentra en poder de la Administración correspondiente, siendo válida a los efectos del ejercicio por el ciudadano del derecho reconocido en el artículo 35 f) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del procedimiento Administrativo Común, así como para solicitar, en su caso, la devolución del documento original una vez finalizado el procedimiento o actuación o de acuerdo con lo que disponga la normativa de aplicación.
La copia sellada será entregada a la Administración correspondiente en el momento en que el documento original sea devuelto al interesado. Si se produjera la pérdida o...
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