El "documento digital": ¿La extinción de los papeles?
| Autor | Prof. Ramón Geronimo Brenna |
| Cargo | Profesor Universidad del Salvador. Universidad Nacional de Buenos Aires. Universidad Nacional de Lanús. (Argentina) |
Introducción.-
La reciente sanción del artículo 30 de la Ley 24.624 y de su reglamentación aprobada por Decisión Administrativa Nro. 43/96 del Jefe de Gabinete de Ministros, que establecen las normas tendientes a otorgar valor jurídico y probatorio a la documentación producida o reproducida en soporte digital, que se incorpore al Archivo General de la Administración de la Nación, es el acta de nacimiento del documento digital y el punto de inicio, en nuestro país, de una trascendental etapa de transformación de la cultura organizacional - y por que no de los basamentos de nuestra "cultura papel", en sentido más amplio - basada en el reconocimiento del valor jurídico y probatorio de documentos no soportados en el tradicional papel, sino en los nuevos soportes electrónicos y digitales.
La modificación acaecida puede pasar por el momento desapercibida, pero lleva ínsita una revolución de proporciones y consecuencias difíciles de cuantificar a priori, pero sencillas de avizorar en un mundo crecientemente tecnificado, que tiende a la economicidad, a la eficiencia y a la eficacia.
Las técnicas de producción y de reproducción de documentos han logrado ofrecer una gran cantidad de opciones en un proceso de progresiva simplicidad, velocidad creciente y seguridad aceptable en aras de una perfección que pudiera dar respuesta satisfactoria a la gran acumulación de información de distinto tipo - negocial, comercial, administrativo, registral, jurídico y estadístico- en soporte escrito.
La impresionante multiplicación de estos instrumentos y documentos en soporte papel y la necesidad de su archivo y recuperación eficiente se ha transformado en un problema central a resolver por distintos motivos.
La necesidad de constituir estos archivos con una gran cantidad de información , la correlativa de conservarlos y recuperar de ellos lo que fuera necesario en tiempo y forma, generó una situación de cuasi ingobernabilidad de la que solo se puede salir a partir del recurso de nuevas técnicas que han permitido reducir aquel fenómeno, proteger los originales, garantizar su durabilidad por los lapsos establecidos en la práctica, en las regulaciones administrativas y en la legislación vigente, y recuperar la documentación y la información contenida en ella , en forma rápida y efectiva.
Un poco de historia.-
Históricamente, y en el marco de las Leyes de Contabilidad de la Nación, ha correspondido a la Contaduría General de la Nación, el cometido de regir y administrar el Archivo General de la Administración Nacional.-
Este Archivo, que desde 1948 tiene su sede en un edificio construido especialmente en la Dársena F del Puerto de la Ciudad de Buenos Aires, es un macro archivo central alimentado por el flujo de la documentación existente en los archivos periféricos de más de 100 organismos de la Administración Pública Nacional.
Es fácil imaginar para cualquiera, aun para aquel más alejado de la problemática, los altos volúmenes físicos de la documentación financiera allí archivada. Este alto volumen de documentos papel son sujetos de la guarda del Archivo y de su puesta a disposición cuando alguien requiere su recuperación para su consulta. La dificultad para la obtención de la información y la lentitud de las respuestas han sido el denominador común.
Es evidente que la dinámica de los negocios públicos no difiere en mucho de la del sector privado, y que se requiere una respuesta adecuada en tiempo y forma, no siempre fácil de lograr cuando se debe recurrir continuamente a documentación- papel archivada.
Durante todos estos años, pero especialmente en los últimos, el crecimiento de la documentación -papel enviada al Archivo General fue muy importante y no guardaba relación con la que podía expurgarse, hecho que determinó la saturación de todos los espacios físicos disponibles. Valga recordar que a partir de la Ley 24.156 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional , se ha implementado el Sistema Integrado de Información Financiera (SIDIF) que comprende el registro - transacción por transacción- de todas las operaciones financieras del Estado ; y que las transacciones económicas y financieras se han incrementado geométricamente, encontrándonos hoy ante una explosión de información y una operatoria globalizada de la economía.
Como respuesta a estos problemas, y tratando de realizar un adecuado tratamiento de la documentación respaldatoria de las transacciones, se comenzó, oportunamente, a microfilmar documentos, logrando una mejora en la operatividad pero no en la saturación, puesto que al carecer de una normativa que los autorizara a desprenderse del soporte papel, se debió conservar, en todos los casos, la documentación original.
La Imagen Digital
La explosión informática de la última década y su rápida diseminación dentro y fuera de la Administración Pública Argentina, puso a disposición herramientas que mejoran y superan las performances de las hasta entonces conocidas y disponibles, como la microfilmación.
Si bien la informática se asoció en el pasado a la introducción en archivos de letras y números a través de un teclado, hoy en día es relativamente sencillo captar imágenes por medio de su digitalización ( o escaneo ) a bajo...
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