La documentación procesal y el documento procesal (I)
| Autor | Ana María Rodríguez Tirado |
| Cargo del Autor | Doctora en Derecho |
Lejos de constituir una función estanco con respecto a las demás, la documentación procesal guarda una estrecha relación con la función de dación de fe, dado que aquélla adquiere sentido en la medida en que requiere de la fehaciencia pública que otorga el Secretario judicial en el ámbito judicial. Se predica su recíproca independencia, pero la primera difícilmente se comprende sin la segunda de ellas.
Además, su reconocimiento como función tiene origen legal al emanar de una de las fuentes del Derecho procesal, de la Ley Orgánica del Poder Judicial. En efecto, en el artículo 281.1 L.O.P.J. se menciona como facultad de documentación, y en los artículos 279 y 280 se regulan las diversas clases de actos de documentación en que se manifiesta dicha función: diligencias, actas y notas.
Esta normativa orgánica permite un doble enfoque en el análisis de esta función: como función en sí misma considerada, y del documento procesal como instrumento al que la documentación procesal y la fe pública dan lugar.
No obstante, las diligencias de comunicación plantean cierto problema sobre su naturaleza, que es confusa en nuestra doctrina. Unos autores la estudian entre los actos de comunicación, y otros las incluyen en los actos de documentación. A nuestro juicio, la naturaleza de las diligencias de comunicación y la de la práctica de los actos de comunicación difieren, precisándose la delimitación previa del ámbito propio de cada una de ellas: las primeras forman parte de la función de documentación, mientras que la práctica es una manifestación de la función de asistencia técnica.
Con respecto a la actividad de conservación y custodia de las actuaciones judiciales (artículo 287 L.O.P.J.) y a los testimonios y certificaciones (artículo 279.2 L.O.P.J.), partimos de la idea de que son actividades de índole administrativa que, como regla general, quedan fuera de la función de documentación procesal y, por tanto, se excluye su estudio en el presente trabajo, dedicado a las funciones procesales.
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LA DOCUMENTACIÓN PROCESAL
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Concepto de documentación procesal
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Ideas generales
Desde un primer momento, a pesar de reconocerse legalmente en el artículo 281 L.O.P.J. y, en cierto modo, en el artículo 6.1 Reglamento Orgánico, destaca el hecho de que no existe una noción legal de ella. Nuestra doctrina científica es, pues, la que se ha encargado de elaborarla.
La doctrina ha propiciado diversas definiciones, cada una de las cuales ha sido preparada desde una óptica diferente en atención a una serie de elementos considerados esenciales, que adolecen entre sí de homogeneidad. Nuestra jurisprudencia, por su parte, reproduce prácticamente el tenor literal del artículo 281.1 L.O.P.J., sin entrar en debates doctrinales(508).
Tampoco se ha llegado a un acuerdo sobre sus límites dentro del ámbito judicial: si se circunscribe a la elaboración sólo de las actas, diligencias y notas, o si también incluye la expedición de testimonios y certificaciones(509). Incluso hay quienes han extendido su alcance al hablar de la documentación de todas las actuaciones judiciales.
En cierta medida, nuestro legislador orgánico ha forzado esta situación, no sólo porque haya excluido una definición legal, sino porque se limita a utilizar la expresión facultad de documentación(510) en el artículo 281.1 L.O.P.J., sin especificar a qué se refiere con ella, ni cuál es su alcance efectivo. Sólo hace puntuales alusiones a los actos en que se exterioriza (artículos 279.1 y 280 L.O.P.J.).
Esta expresión presenta una dificultad aneja al quedar referida a las funciones, en general, de este funcionario. Se atribuye, literalmente, «la facultad de documentación en el ejercicio de sus funciones» (artículo 281.1 in fine) cuando, en todo caso, debería haberse aludido a su objeto: la constancia de las actuaciones judiciales de las que, además, se da fe.
No obstante, el Borrador de Ley de Enjuiciamiento Civil de abril de 1997 disponía que el Secretario judicial tiene la facultad de documentación de las actuaciones judiciales de que da fe (artículo 137). Sin embargo, la nueva Ley de Enjuiciamiento Civil de 7 de enero de 2000 resulta farragosa e incorrecta en buena técnica jurídica, pues establece que «las actuaciones procesales (ya no habla de judiciales) que no consistan en escritos y documentos se documentarán por medio de actas, diligencias y notas» (el paréntesis es nuestro) (artículo 146.1).
Tampoco el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios judiciales contiene concreción alguna. El artículo 6.1, que reproduce sustancialmente el contenido de los artículos concordantes del texto orgánico, omite cualquier referencia a la citada expresión y, por extensión, a la misma función.
Las leyes procesales, atendiendo a su propia naturaleza, se centran en los actos a través de los cuales se manifiesta, señalando el momento en que se han de producir y la forma: en la mayoría de las ocasiones, las referencias han de entenderse implícitas; otras veces, los actos de documentación mencionados expresamente no son los que ortodoxamente corresponderían si se atiende a la naturaleza del acto constatado y del acto de constatación, y, en los demás casos, se omite señalar la clase de acto por el que debe procederse a la documentación.
Al respecto, algún autor afirma que existen supuestos para los que «la ley no prescribe ningún tipo de documento específico», o bien se prevé, por ejemplo, la documentación mediante una declaración, que es considerada como documento(511). Por el contrario, no nos parece este planteamiento acorde con la legalidad vigente (artículo 279.1 L.O.P.J.), ya que, si bien es cierto que las leyes procesales no especifican la clase de acto de documentación que ha de emplearse en la mayoría de las ocasiones, o bien la concreción es errónea, o bien la nomenclatura es incorrecta, la Ley Orgánica del Poder Judicial, como norma de rango superior respecto de las de procedimiento, determina las tres formas por las que se exterioriza dicha función: actas, diligencias y notas (artículo 279.1 L.O.P.J.). La enumeración que esta norma realiza es taxativa, no caben otras formas diferentes a las previstas. El inconveniente subyacente puede ser que no se aclare cuándo debe utilizarse cada una de ellas, pero, en modo alguno, cabe hablar de la «declaración» de un testigo como acto de documentación, por ejemplo.
Si una única definición acorde no hay, tampoco se ha acogido una denominación homogénea, puesto que la doctrina ofrece nomenclaturas alternativas. Así, se ha dado en llamar constancia(512) a la función que estudiamos como documentación procesal(513), también se han utilizado expresiones tales como poder de documentación(514), potestad documentadora, función documentadora, etcétera, a las que se añade la aséptica utilizada por la norma orgánica, facultad de documentación.
Herce Quemada, por su parte, ha llegado a elevar la documentación a la categoría de principio general apoyándose en el antiguo artículo 249 V.L.E.C; Carnelutti, a la condición de garantía(515).
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Aproximación doctrinal(516)
Desde una primera perspectiva, la función de documentación se conceptúa atendiendo a su objeto y a los instrumentos que utiliza. Así, para Moreno Catena, «la documentación consiste en hacer constar la realización de un acto o de un hecho con trascendencia procesal y se instrumenta mediante actas, diligencias y notas (art. 279 L.O.P.J.), produciendo sus efectos intraprocesalmente»(517). Hemos de suponer que esa eficacia se predica de tales instrumentos.
A diferencia de la anterior, también se ha estudiado desde un punto de vista subjetivo. Si se toma como base la idea de que en el proceso se hacen dos historias a la vez: una, por el Juez; y la otra, «la historia del proceso, que tiene como autor al Secretario judicial con su función documentadora», Vázquez Sotelo entiende que esta atribución es la «que otorga al proceso en cada acto y en su conjunto esa fehaciencia pública o credibilidad propia de lo que se impone y de lo que vale como cierto o "certificado"»(518). Sin embargo, en este último caso, se están confundiendo ambas funciones procesales: la dación de fe se utiliza en la definición de la documentación como una parte de ésta, cuando, con esta función, no se autentica lo documentado, sino que utiliza como un medio para que se constaten las actuaciones adveradas.
Otras, por el contrario, centran su atención en el elemento de la elaboración de documentos y en el de la eficacia externa. En este sentido, «se alude a una serie de actividades dirigida a la formación de documentos, constituyendo la garantía formal de los actos procesales. Supone una exigencia para la constancia escrita de las actuaciones procesales a fin de que puedan trascender a otros órganos jurisdiccionales, a las partes y a terceros». De ello se deduce que, por una parte, «comporta una actividad precisa para formar procesalmente documentos, en cuanto requisito determinante de su validez intrínseca», y que, por otra, «asimismo constituye imperativo de su validez extrínseca»(519). A la postre, se obtiene la idea de que se elaboran documentos mediante esta función y con eficacia en el proceso en curso, pero también con efectos de cara al exterior, requiriéndose la fehaciencia en ambas manifestaciones(520).
Si se atiende a su finalidad, Guasp Delgado, quien utiliza la expresión constancia procesal en lugar de la tradicional de documentación procesal, alude con aquélla a la actividad de ordenación del proceso «que se refiere o afecta a» las situaciones procesales ya pasadas por las que el proceso atraviesa a lo largo de su desarrollo. De esta manera, «cuando una situación procesal ha transcurrido ya íntegramente, no queda por hacer en ella, [...], más que conservarla de modo que pueda conocerse y comprobarse siempre lo que en ella aconteció»(521).
Por consiguiente, resulta «irrelevante discutir si la constancia forma parte de la misma situación que se quiere perpetuar o de otra distinta y ulterior, pues no cabe duda de...
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