Conservación del documento electrónico.
| Autor | Ramon Arbós i LLobet |
| Cargo del Autor | Secretario del Juzgado de Primera Instancia nº 33 de Barcelona |
| Páginas | 348-370 |
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La expresión conservación del documento electrónico resulta, tal vez, insuficiente o poco exacta. No es posible conservar un documento electrónico como tal, sino su capacidad para reproducir un documento484. El problema de la conservación no radica exclusivamente en la pervivencia de su soporte físico; está relacionado con la del hardware y el software consustanciales para su reproducción, extremo éste que, dada la velocidad cada vez mayor de implantación de nuevos sistemas tecnológicos de registro de todo tipo de datos, cobra una importancia creciente485.
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El presente trabajo debe partir de la distinción, en la materia examinada, entre los aspectos legales de la cuestión y los aspectos técnicos. Entre los primeros, deben abordarse las normas del procedimiento civil destinadas a su regulación; los segundos serán enfocados a exponer las directrices o grandes trazos que, en este momento, pueden ser considerados y guarden relación con las disponibilidades de los litigantes, en su relación con la Administración de justicia, y de los órganos jurisdiccionales civiles españoles.
Para empezar, se debe precisar a qué objeto nos referimos como susceptible de ser conservado; en otras palabras, el ámbito del concepto documento electrónico. Para no presentar en esta sede, por haberlo ya realizado en otro trabajo anterior de esta misma obra, una exposición sobre la determinación del significado enunciado, partiremos de la definición dispuesta en el art. 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica: "[...] Se considera documento electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado [...]". Por tanto, dicho documento no tiene una presentación material al tratarse de información, preservada en forma electrónica. Lo que ya puede ser apreciable es el soporte que la contenga, el cual deberá responder a una análoga naturaleza, es decir, apto para el archivo electrónico. Por tanto, aquí, se reproduce la distinción antes mencionada y a cuyos componentes debe venir referido todo examen relativo a la conservación: el dispositivo físico que contendrá la información, hardware, y el programa o programas que permitirán recuperarla, tratarla y presentarla en forma comprensible, software. Ambos elementos están intrínsecamente relacionados con la pervivencia de la información aludida, y a ellos deberán ser dirigidas nuestras consideraciones.
Si se prefiere, para precisar aún más el concepto, nos referiremos a los documentos digitales, por ser la tecnología más ampliamente implantada en la actualidad, acepción más restringida que la de so-
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porte multimedia, en tanto ésta incluye en su ámbito instrumentos desarrollados en base a tecnología analógica. El éxito del diseño digital se debe a diversos factores: gran fidelidad de contenidos, versatilidad486, inmensa capacidad de archivo en poco espacio, economía, etc.
Los archivos digitales deben radicar en soportes, y uno de los aspectos relacionados con la conservación de contenidos será, precisamente, la capacidad de duración de dichos soportes. Al respecto, y a título meramente enunciativo, puede establecerse la duración aproximada de algunos de ellos en los siguientes períodos: cinta de vídeo, entre 10 y 15 años; diskette, de 5 a 10 años; disco duro, de 10 a 15 años; DVD o CD, algunos fabricantes aseguran una duración de un millón de años; memoria RAM, dura mientras el ordenador permanezca encendido, resultando altamente volátil; minidisc, alta duración, si bien no especificada487.
Ahora bien, de poco sirve la conservación del soporte si no se dispone de los mecanismos y programas o lenguajes para acceder a la información. Éste es el problema del desfase de medios y a él también debe atenderse en el examen que nos proponemos. Por lo tanto, y buscando una expresión suficientemente alusiva, nos estamos refiriendo a la perdurabilidad, que implica la disponibilidad de acceso a lo representado, manifestando la misma forma en que sucedió, y en cualquier momento488.
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Para abordar esta cuestión debemos, en primer lugar, observar si existen normas aplicables o cuáles son las que pueden disciplinarla. Al respecto, se debe concluir que nada aporta la regulación procesal civil española actual. El panorama no resulta mucho más halagüeño en el resto de Europa. De esta manera se reflejaba, con carácter general, la situación en un trabajo de investigación sobre esta materia publicado en 2008489. Así, señalaba que, en la jurisdicción civil, son principalmente las partes quienes custodian las pruebas que serán presentadas ante los tribunales en la fase correspondiente, si bien se hacía notar que en algunos países, los Notarios y expertos son los encargados de resguardar y hacer llegar al Tribunal las pruebas electrónicas. Los Notarios, por su parte, opinan que no disponen de ningún modo específico para la custodia y conservación de las pruebas electrónicas, más allá de los procedimientos de creación de firmas electrónicas. En resumen, no existe, en general, un procedimiento establecido para la preservación de la prueba electrónica, echándose en falta la existencia de un soporte legal, así como modelos de certificación.
En nuestro país, no resulta ya extraño que determinada información acceda a los protocolos notariales en formato digital, para evitar el desplazamiento físico de voluminosos documentos, acreditando los mismos, bajo la fe pública, los datos contenidos, y quedando la conservación bajo su responsabilidad. Los Notarios pueden expedir copias de las escrituras que obren en sus dependencias, mediante el
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empleo de la firma electrónica notarial490, basada en un certificado reconocido y dispondrán de un dispositivo seguro de creación de firma, debiendo ser usada necesariamente a través del Sistema de Información Corporativo, y no a través del correo electrónico ordinario491. Es más, también viene regulado el sistema de remisión y de autenticación del traslado a papel de los archivos recibidos por parte de determinados destinatarios que ofrecen garantías al respecto, entre los que se pueden contar los Secretarios Judiciales492.
Resulta importante que los litigantes dispongan de medios tecnológicos suficientes para garantizar mínimamente la conservación de aquélla. No debe olvidarse que los profesionales muestran sus reservas por la vulnerabilidad de estas pruebas, y la facilidad, en algunos casos, de manipulación de contenidos, lo que implica una correlativa dificultad de acreditación de su autenticidad493.
En el marco de la prueba electrónica, un caso particular, pero que por su implantación ya goza de una presencia absolutamente destacada, es el de los formatos digitales. Efectivamente, esta tecnología ofrece importantes ventajas cualitativas: gran fidelidad de contenidos, posibilidad de reproducción sin mermas, almacenamiento
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en muy poco espacio de gran cantidad de información, facilidad de distribución, accesibilidad, etc. Sin embargo, también presenta importantes inconvenientes a considerar: fragilidad física y una preocupante tendencia al desfase tecnológico.
A pesar de la duración aproximada de los distintos soportes en los que puede estar almacenado el documento digital y, por extensión, cualquier tipo de archivo digital, que ha sido expuesta en el epígrafe anterior, debe reconocerse que la misma no ha podido ser establecida con certeza o precisión en diversos de ellos. La información digital es perecedera y, en general, cuenta con mayores probabilidades de deterioro que el tradicional documento en papel, y en plazos mucho menores494.
Efectuado este primer planteamiento, se puede concluir que a las partes interesa la conservación del documento en dos aspectos: por un lado, por lo que respecta a su longevidad temporal; por otro, por lo que se refiere a su contenido, es decir, a su no manipulación y a la fidelidad del mismo.
Analizando el primer extremo, la duración temporal del documento digital, dada su especial naturaleza, interesa a dos elementos: por una parte, al soporte físico en el cual está almacenada la información; por otra, a los sistemas o mecanismos de representación o reproducción. A su vez, cada uno de ellos engloba dos realidades distintas: la física, propiamente dicha, constituida por lo que describe el término anglosajón hardware, y la de lenguaje lógico o programación, conocida por software.
También debe considerarse que la conservación o duración del documento electrónico no implica solamente un aspecto pasivo, sino
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que debe valorar las consecuencias de la intervención humana y los fallos técnicos de diversa índole: negligencia en la manipulación, errores informáticos, afectación por virus o ataques exteriores... Por lo tanto, sin ir más lejos, un documento puede estar convenientemente protegido y resultar dañado, con o sin intención, en el proceso de recuperación495. De ahí que una adecuada preservación deba tener en cuenta, como mínimo, estos factores que, por sí mismos, ya explican la delicadeza anteriormente enunciada de este instrumento, así como su complejidad de actuación.
Por lo que respecta, pues, a la duración temporal del soporte físico, tanto del documento, como de los medios de representación, debemos remitirnos a lo ya expuesto en el epígrafe primero, en tanto que se trata...
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