¿Cómo se comunican las organizaciones por dentro?
| Autor | Carlos Ongallo |
| Páginas | 63-103 |
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La verdad, si no es entera, se convierte en aliada de lo falso.
Javier Sádaba.
Cuando se habla de comunicación, sea ésta formal o informal, o tenga un sentido ascendente o descendente, se debe tener en cuenta su especial relación con la dimensión organizativa, ya que, como hemos visto, organización y comunicación son términos estrechamente vinculados. Del mismo modo que se escoge un modelo de gestión para la organización, se debe seleccionar un tipo de comunicación después de llevar a cabo un análisis de necesidades y objetivos, así como una evaluación de los recursos disponibles y de la situación de la que se parte. En el capítulo tercero se trata de un modo más exhaustivo el concepto de eficacia y su relación con la comunicación interna23.
Muchos autores coinciden en afirmar que la información y la comunicación permiten el reparto y la difusión del aprendizaje en todas las unidades de la organización. Pero con la condición de que haya unión efectiva en la recogida, intercambio, interpretación y utilización de las informaciones. Es decir, de nada servirá tener información si esta es pobre o no se moviliza a tiempo; sería inútil haber diseñado un plan de comunicación para la organización si en él no están implicados todos los miembros de la misma.
Así, reflexionar sobre la cuestión de la comunicación implica a la vez tomar conciencia de diferentes acciones con las que la organización puede mejorar:
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Establecer mecanismos y flujos de comunicación e información ascendente, descendente y horizontal.
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Diseñar sistemas que permitan mejorar los flujos de información tanto interna como externa.
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Crear procedimientos de coordinación que aseguren la transmisión correcta y fluida de las instrucciones y acciones dentro de la organización.
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Diseñar un sistema de comunicación interna.
5. Diseñar un sistema de comunicación externa.Page 64
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Dar importancia a los intercambios informales en el seno de la organización como cauce natural de transmisión de aspectos no estrictamente funcionales dentro de la misma y para garantizar una fluidez en la transmisión formal de la información.
En consecuencia, se debe construir una organización comunicante para conseguir que esta sea dinámica y participativa. Un clima de buena comunicación permite que afloren a la superficie las ideas originales e innovadoras de todos los integrantes de la organización.
Según TOBIO (1997), coexisten en la actualidad al menos tres maneras de entender la comunicación interna, que se corresponden con distintas etapas en el desarrollo de las organizaciones:
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El primer enfoque es el que entiende la comunicación como un fenómeno fundamentalmente intuitivo, inherente a la naturaleza humana. En este caso, la organización (normalmente en fase de crecimiento) no siente la necesidad de sistematizar sus comunicaciones internas. Se aporta un mínimo de instrucciones y se confía en que, de manera espontánea, las personas cubran sus necesidades de información utilizando su red informal de relaciones.
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El segundo estadio es el propio de organizaciones más evolucionadas, cuyo nivel de complejidad exige la sistematización de sus comunicaciones internas. Se definen mecanismos para asegurar que todas las personas de la compañía reciben el tipo y grado de información que necesitan para realizar su trabajo de forma eficiente (procedimientos, objetivos...) y para conocer cuál es la relación del mismo con el conjunto24.
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Por último, existe la aplicación más sofisticada de la comunicación interna: consiste en entender la comunicación como un vehículo que debe contribuir de forma activa a la transformación de una organización, facilitando el proceso de cambio. En el entorno de cambio en que se mueven hoy las empresas, el uso de la comunicación va más allá de apoyar el buen funcionamiento interno y adquiere un carácter mucho más estratégico. Se convierte en un elemento fundamental para gestionar el cambio, al alinear comportamientos e incrementar la identificación de las personas con el mismo.
No obstante, lo primero que debe hacerse para conseguir este clima relacional es plantear cuáles son los objetivos de la organización, a qué personas o grupos se dirigirán las acciones de comunicación, de qué situación inicial se parte y con qué instrumentos contamos para llevar a cabo el plan de comunicación. Lo más importante, por tanto, es que la comunicación sea organizada, ya que de poco servirá contar con muchas técnicas y soportes, si no responden a unas necesidades claras o a un plan global previo que les dé coherencia.
En este capítulo se estudia la comunicación interna en las organizaciones encuadrada en el esquema de comunicación de las mismas.
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Tras un repaso a la Teoría General de Sistemas, y a la consideración de la organización como sistema eminentemente abierto, se hace un repaso de la comunicación interna, su necesidad y su presencia en el contexto de la comunicación organizativa, para llegar a ofrecer una definición de lo que es comunicación interna, con su correspondiente tipología según la mayoría de autores.
En el apartado 3 de este capítulo se trata la necesidad de una política de comunicación, que ésta sea coherente y sus consecuencias sobre la organización.
Finalmente se ofrece un perfil de la situación actual de la comunicación interna, al que completa un análisis del estudio llevado a cabo por la Asociación de Directivos de Comunicación, junto con otros estudios realizados en España recientemente.
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GÓMEZ-LLERA (1993) define “organización” como el conjunto ordenado de personas que aportan sus recursos para obtener un fin común.25Según este autor, los conceptos de empresa y de organización son muy similares. La única diferencia estriba en que el concepto de empresa se aplica más bien a agrupaciones en las que se pretende conseguir resultados materiales, y el de organización suele aplicarse en un sentido más amplio. En ambos se recoge la intervención de personas que tratan de lograr algo en común aportando sus esfuerzos.
Se puede decir que en el concepto de organización se pone el énfasis en el entramado de relaciones humanas. En cambio, en el de empresa se pone en la obtención de resultados materiales, sin que esta diferencia suponga una delimitación conceptual estricta.
Una característica de la organización es la existencia de un orden en la aportación de las personas. Esto tiene que ocurrir en las empresas en cuanto haya más de una persona que lleve a cabo la consecución de su utilidad. Para que se hagan operativas las metas de esas empresas se tiene que establecer una organización.
En una organización se han de formalizar ciertos aspectos si se quiere lograr una adecuada operatividad. Las personas que en ella participan deben tener una serie de pautas formales que guíen sus comportamientos y los coordinen con los de los demás partícipes de la manera más eficiente posible.
Esto implica, por una parte, efectuar lo que GÓMEZ-LLERA denomina una disgregación de quehaceres, para poderlos asignar a cada una de las personas y, por otra parte, una agrupación de desempeños, para realizar efectivamente lo que se pretende con la organización. Estas dos labores, inherentes a la acción de organizar, se denominan, respectivamente, diferenciación e integración.
Conceptualmente, ambas nociones se pueden aplicar tanto a la organización interna de la empresa como a su posición dentro del entorno social en que se desenvuelve. La diferenciación que se efectúe dependerá de los posibles fraccionamientos de las operaciones y de los recursos humanos de que se dispone. La integración dependerá del grado de coordinación que se consiga entre los quehaceres de cada persona.
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La configuración de una organización abarca, además de los aspectos formales, los aspectos inherentes que cada individuo pone en juego al desempeñar sus cometidos asignados, teniendo una gran incidencia en la configuración de la organización ese tipo de relaciones y de actuaciones personales no determinadas ni formalizadas, que las personas aportan a la organización, porque son las que dan la capacidad de resolver situaciones imprevistas. En la relación de unas personas con otras aparecen rasgos de creatividad y de simpatía que hacen del trabajo un lugar que puede resultar agradable.
A este aspecto se le denomina coordinación espontánea y depende de los estilos personales y de los “modos de hacer” habituales en la organización. La disposición de las personas entre sí y hacia la organización se muestra en las actitudes personales de sus partícipes.
Los recursos humanos que necesite una determinada empresa serán muy distintos según sea la configuración de su organización. Puede afirmarse que los planteamientos de recursos humanos en una empresa siempre estarán, directa o indirectamente, relacionados con la configuración organizativa, puesto que a través de ésta se determinan las necesidades personales y se canalizan los esfuerzos con cuya aplicación se pueda conseguir la utilidad global.
El establecer de un...
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