Artículo 116 y 117
| Autor | Antonio Pau Padrón...[et al.] |
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DE LOS LEGAJOS
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Concepto y finalidad
El término «legajo», desde un punto de vista etimológico, proviene del verbo latino ligare, que significa atar, por lo cual cabe considerarlo como un derivado de la forma verbal ligatum, con el significado vulgar de atado o ligado. La Real Academia, en clara consecuencia con su origen etimológico, lo define como «atado de papeles o documentos, o conjunto de los que se hallen reunidos por tratar de una misma materia».
La Ley registral de 1870, en su artículo 29, disponía el rubricado, en todas sus hojas, de los documentos a que hayan de referirse las inscripciones, y en el Reglamento del mismo año, en su artículo 28, se regulaba la formación de cuatro órdenes de legajos, uno para cada Sección principal, con los documentos presentados para los asientos, previa rúbrica y numeración de los mismos.
La Ley registral vigente no hace referencia alguna a los legajos, salvo la relativa al de abortos del artículo 45, por entender, evidentemente, que se trata de materia de orden secundario, más propia de ser regulada en vía reglamentaria.
En términos generales, cabe decir que el legajo no es más que un medio o instrumento de organización interna de cualquier oficina, cuyo objeto es facilitar el archivo ordenado de documentos, atendiendo a una doble finalidad: por un lado, procurar o propiciar la mejor conservación posible de los mismos, para lo cual es conveniente utilizar carpetas o cajas archivadoras de perfecto cierre, que les preserve del polvo y otros agentes deteriorantes, y, por otro, facilitar la búsqueda y, en su caso, el desglose, de tales documentos, todo ello con la máxima simplicidad y rapidez.
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Enumeración de los legajos regístrales
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Prevenidos reglamentariamente
De acuerdo con el contenido del artículo 98 del Reglamento, en cada Registro principal deberán llevarse los siguientes: uno por cada Sección principal, otro de Asientos marginales (inscripciones, anotaciones, cancelaciones e indicaciones), otro de Notas marginales, el de Personal y Oficina, el de Expedientes, el de Otros documentos y el de Abortos. A todos ellos ha de añadirse el de «Cuentas de tutelas» (art. 290 R. R. C), y en cuanto al Registro Central, el de antecedentes de inscripciones de matrimonios secretos y el relativo a publicaciones de dichos matrimonios (art. 121 R. R. C).
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No prevenidos reglamentariamente
Dada su finalidad meramente instrumental, no es razonable entender que la numeración reglamentaria, referenciada en el anterior apartado, pueda encerrar una idea de numeras clausus, sino que, por el contrario, por sentido práctico y un mínimo de lógica registral, cabe estimar que ha de quedar a la libre iniciativa organizativa de cada Encargado la posible creación de cualesquiera otros legajos complementarios, no previstos por el Legislador, en cuanto estime que pueden ser de utilidad para el mejor funcionamiento de la Oficina. Así, a modo de ejemplo, cabe señalar algunos supuestos de interés. Uno de ellos puede ser el relativo a aquellos Registros principales, de los cuales dependan varios Registros secundarios o delegados, en cuanto es evidente que ha de existir una producción documental, fruto de la obligada relación entre ellos, que en buena lógica debe ser archivada en legajos que guarden un orden sistemático y cronológico. Puede surgir así la necesidad, o al menos la conveniencia, de disponer la creación de un legajo de las actas de visitas que el Encargado debe efectuar anualmente, de acuerdo con lo que dispone el artículo 47 del Reglamento. También puede estimarse de interés la creación de un legajo especial para la conservación de las minutas o copias de los escritos de calificación, dirigidos a los Registradores delegados, en los supuestos de consulta, bien sea ésta de carácter obligatorio, bien sea facultativa. Por último, puede ser procedente el archivo en legajos de todo el conjunto de instrucciones o normas orientativas, sean de carácter general o particular, que en relación al desempeño de su cometido haya dirigido el Juez Encargado a los Registradores delegados de él dependientes.
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Contenido
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Del legajo de la Sección de Nacimientos
Ha de comprender todos los antecedentes documentales de la inscripción de nacimiento: hoja declaratoria y parte facultativo, fundamentalmente, en cuanto a las de carácter ordinario, así como toda la variada constatación documental relativa a los supuestos de filiación no matrimonial (reconocimientos, consentimientos, testimonios referentes a la presunción de paternidad, notificaciones, declaraciones de desconocimiento, testimonio, en su caso, del auto de aprobación judicial, etc.), sin olvidar las posibles, aunque poco frecuentes, actuaciones de comprobación realizados por el Médico Forense, por orden del Juez, así como el especialísimo supuesto de la inscripción de un menor abandonado, mediante el expediente que previene el artículo 169 del Reglamento, en cuyo caso, con el testimonio de la resolución deberán archivarse los documentos encontrados junto al menor, que puedan servir, en su día, para su futura identificación. Del mismo modo, procederá incluir en este legajo, cuando así proceda, el testimonio de la resolución judicial firme, o la certificación del asiento extendido en Registro extranjero, o el testimonio de la resolución que recaiga en el expediente prevenido en los artículos 311 y siguientes del Reglamento, sobre inscripción de nacimiento fuera de plazo, siempre que tales documentos constituyan los títulos de la inscripción.
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Del legajo de la Sección de Matrimonios
Con carácter general, preceptúa el artículo 259 del Reglamento, según redacción del R. D. de 29 agosto 1986, que se archivarán en el legajo de esta Sección todas las actuaciones y documentos previos a la inscripción de matrimonio. Por tanto, los expedientes previos al matrimonio civil deberán archivarse en este legajo y no en el específico de Expedientes. Por otra parte, también serán objeto de archivo en este legajo, junto con las declaraciones complementarias oportunas, las actas levantadas por Encargado o funcionario competente para autorizar el matrimonio del que se halle en peligro de muerte, la certificación expedida por la Iglesia o confesión, cuya forma de celebración esté legalmente prevista como suficiente por la Ley española, la certificación expedida por autoridad o funcionario del país de celebración y, por último, la certificación expedida por funcionario competente, acreditativa del matrimonio celebrado en España por dos extranjeros, cumpliendo la forma establecida por la Ley personal de cualquiera de ellos (art. 256 R. R. C).
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Del legajo de la Sección de Defunciones
Serán objeto de archivo en este legajo cuantos documentos se previenen en los artículos 273 y 274 del Reglamento: la declaración de fallecimiento, el parte facultativo, el informe de comprobación, en su caso, del Médico Forense, o las actuaciones de comprobación del propio Encargado...
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