La apostilla del convenio suprimiendo la exigencia de la legalización de los documentos públicos extranjeros, hecho en La Haya, el 5 de octubre de 1961

AutorJosep M.ª Fugardo Estivill
CargoNotario de Terrassa
Páginas17-50

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I Introducción

En una primera aproximación conceptual1, la “apostilla” consiste en una diligencia o nota que se adiciona a los documentos públicos formalizados en alguno de los países signatarios o adheridos al «Convenio suprimiendo la exigencia de la legalización de los documentos públicos extranjeros, hecho en La Haya, el 5 de octubre de 1961» (en adelante, Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961 o CLH) que simplifica el procedimiento de legalización y produce sus mismos efectos cuando el documento extranjero apostillado es presentado en alguno de los países firmantes o adheridos al Convenio.

Actualmente, todos los países miembros de la Unión Europea, incluido el Estado español, están adheridos a este Convenio2. El número total mundial de Estados contratantes del Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961 asciende a noventa y cinco. En todos estos países, salvo que en relación con determinados documentos la apostilla no seaPage 18 exigible, la legalización de los documentos públicos extranjeros ha sido sustituida con carácter general por la denominada “apostilla” de La Haya.

La finalidad del Convenio o Convención de La Haya, de 5 de octubre de 1961, es contribuir a la circulación de los documentos públicos emitidos en un Estado parte contratante que deban ser presentados en otro Estado parte contratante3. Lo que con ello se persigue es favorecer el reconocimiento internacional de las formas documentales de modo que el documento público cuyas formas y eficacia en su país de origen están plenamente reconocidas (acta probant se ipsa) también pueda ser fácilmente reconocido y despliegue los efectos jurídicos que procedan en el país destinatario del mismo.

Con este sistema se suprimen las engorrosas formalidades de la legalización pero se mantienen el efecto y utilidades buscadas con dicho requisito formal4. En tiempo presente, el examen sobre el funcionamiento práctico del Convenio efectuado por la propia Conferencia Internacional de La Haya (2003), «ha confirmado su larga utilización y eficacia así como la ausencia de obstáculos prácticos significativos»5.

La equivalencia funcional entre la legalización y la apostilla aparece recogida en la Instrucción de 20 de marzo 2006 de la DGRN6, en la que se afirma que «se entiende por “legalización” la formalidad destinada a comprobar la autenticidad de la firma puesta en un documento, la calidad en que ha obrado el firmante del mismo y, en su caso, la identidad del sello que lleve el mismo documento. Vemos, por tanto, que el concepto de legalización se corresponde con el que figura en el Convenio de la Haya de 1961».

El CLH entró en vigor el 24 de enero de 1965, y su duración se estableció en cinco años a partir de dicha fecha pero, salvo denuncia, el Convenio se renueva tácitamente cada cinco años. Este plazo también es de aplicación para los Estados que lo hayan ratificado o se hayan adherido al mismo. La denuncia sólo tendrá efecto respecto al Estado que la hubiere notificado, pero el Convenio continuará en vigor para los demás Estados contratantes (art. 14 CLH)7.

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El número de apostillas anuales efectuadas en el mundo asciende a varios millones. En la práctica, la mayor o menor demanda de apostillas dependerá de los requisitos exigidos por los países receptores de documentos públicos extranjeros y de lo previsto al respecto en los diversos tratados o convenios internacionales.

II Concepto y efectos de la apostilla

La apostilla consiste en una diligencia o sello redactada conforme a un modelo estándar y oficial que debe llevar las menciones establecidas en el Convenio que se añade, ya sea en el propio documento público, ya sea en una prolongación del mismo (“allonge”), por la autoridad competente designada por el Estado del país de origen y que tiene por objeto certificar ante el territorio de otro Estado contratante los siguientes extremos: la autenticidad de la firma; la calidad en que la autoridad pública, funcionario o notario del país de origen ha actuado; y en su caso, la identidad del sello o timbre que el documento lleve. La apostilla está exenta de toda legalización ulterior.

La apostilla suprime la necesidad de tener que proceder a una legalización diplomática o consular posterior; supone la realización de un control único que se efectúa por la autoridad del país de confección del documento; y es un procedimiento extremadamente simple, pues sólo exige la extensión de la diligencia correspondiente en el país de producción del documento. Por tanto, mediante la apostilla se evitan una «legalización firma por firma» del documento y la típica «doble fase de legalización»8. Por otra parte, el hecho de que la autoridad apostillante deba proceder a la correspondiente numeración y registro de las apostillas realizadas, protege al sistema frente a posibles impugnaciones sobre la sinceridad de la apostilla9.

Como consecuencia de la aplicación del procedimiento de apostilla, los Estados contratantes deben eximir de legalización a los documentos que les sea aplicable el Convenio y deban ser presentados en su territorio (art. 2 CLH). Esta previsión conlleva la renuncia del país contratante a la exigencia de una legalización.

Los efectos de la apostilla se corresponden con los atribuidos a la legalización en sentido estricto, por tanto, los efectos secundarios o adicionales especiales que excepcionalmente puedan preverse en relación con la legalización no forman parte del contenido del CLH.

Cuando el requisito de la apostilla sea exigible, generalmente, su falta se considera un defecto subsanable y por ello no suele conllevar la nulidad del documento, pues el efecto de autenticidad de toda legalización o apostilla opera exclusivamente a efectos del reconocimiento y circulación transfronteriza del documento público10.

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Por último, aunque se trate de documentos públicos procedentes de un Estado signatario del Convenio, ello no impide la posibilidad de que el documento pueda presentarse legalizado por el procedimiento tradicional de legalizaciones en cadena. Así cabe deducirlo de la doctrina reiterada del Tribunal Supremo respecto a documentos procedentes de países signatarios del Convenio (por ej., Bélgica, Holanda, Estados Unidos) y en relación con el art. 323.2.2.º LEC11.

III Ámbito objetivo o documental

Sin perjuicio de las precisiones que se harán más adelante, el art. 1.º párr. primero CLH, establece que la apostilla «se aplicará a los documentos públicos que hayan sido autorizados en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante».

1. Ámbito del documento público en el sentido del Convenio

Respecto al ámbito objetivo de los documentos que pueden apostillarse, el art. 1º párrafo segundo del CLH, a efectos de la aplicación del Convenio, señala lo siguiente:

Art. 1.º CLH

Se considerarán como documentos públicos en el sentido del presente Convenio:

a) Los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial.

b) Los documentos administrativos.

c) Los documentos notariales.

d) Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.

Sin embargo, el presente Convenio no se aplicará:

a) A los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares.

b) A los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera

.

Asimismo, también quedan excluidos del ámbito de la apostilla aquellos documentos públicos dispensados de esta formalidad por así hallarse previsto en un Convenio o norma internacional.

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Como señala el art. 3º, aptdo. segundo CLH la formalidad de la apostilla «no podrá exigirse cuando las leyes, reglamentos o usos en vigor en el Estado en que el documento deba surtir efecto, o bien un acuerdo entre dos o más Estados contratantes, la rechacen, la simplifiquen o dispensen de legalización al propio documento»12.

Esta norma reconoce un margen de discrecionalidad en la aplicación del Convenio respecto del Estado en que el documento deba surtir efecto, ya que puede dispensar la exigencia de apostilla en relación con determinada clase de documentos. Por otra parte, cuando el requisito ya no fuera exigible advierte contra su reintroducción.

Existen múltiples Convenios internacionales, multilaterales o bilaterales, suscritos por el Estado español que en relación con los documentos incluidos en su respectivo ámbito, eximen del requisito de legalización o lo simplifican admitiendo el sistema de apostilla.

Como referencias normativas más importantes, la doctrina se refiere a los siguientes Convenios13:

— Convenio europeo sobre supresión de la legalización de...

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