Obligaciones formales y registrales

Abogados Fiscal

Resumen

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5.1. Introducción. - 5.2. Los libros de contabilidad. - 5.2.1. Libros obligatorios. - A. Requisitos de llevanza de los libros obligatorios. - B. Conservación de los libros. - C. Valor probatorio de la contabilidad. - 5.2.2. Efectos derivados de las irregularidades contables. - 5.3. Las Cuentas Anuales. - 5.3.1. Sociedades obligadas a formular Cuentas Anuales. - 5.3.2. Composición de las Cuentas Anuales. - 5.3.3. Formulación de las Cuentas Anuales. - 5.3.4. Aprobación de las Cuentas Anuales. - 5.3.5. Verificación de las Cuentas Anuales. - 5.3.6. Depósito de las Cuentas Anuales. - A. Los documentos a depositar en el Registro Mercantil. - B. Calificación del Registrador. - C. Sanciones por la falta de depósito de las cuentas. - 5.4. Régimen de Operaciones vinculadas. - 5.5. Régimen de facturación. - 5.5.1. Obligación de expedir factura. - 5.5.2. Excepciones a la obligación de expedir factura. - 5.5.3. Documentos sustitutivos de las facturas. - 5.5.4. Cumplimiento de la obligación de expedir factura o documento sustitutivo por el destinatario o por un tercero. - 5.5.5. Contenido de las facturas. - 5.5.6. Contenido de los documentos sustitutivos. - 5.5.7. Medios de expedición, plazo de expedición, moneda y lengua de las facturas o documentos sustitutivos. - 5.5.8. Facturas recapitulativas. - 5.5.9. Duplicado de facturas o documentos sustitutivos. - 5.5.10. Expedición de facturas o documentos sustitutivos rectificativos. - 5.5.11. Obligación de documentar las operaciones en los regímenes especiales del IVA. - A. Régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca. - B. Régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección. - C. Régimen especial de las Agencias de Viajes. - D. Régimen especial del recargo de equivalencia. - 5.5.12. Remisión de facturas o documentos sustitutivos. - 5.5.13. Conservación de facturas o documentos sustitutivos y otros documentos

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Extracto

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Obligaciones formales y registrales

5.1. Introducción

La Ley establece para los empresarios, cualquiera que sea su forma, individual o societaria, la obligación genérica de llevanza de la contabilidad conforme a lo previsto en el Código de Comercio y con lo establecido en las normas por las que se rigen. Asimismo, los empresarios deben aplicar obligatoriamente lo previsto en el Plan General de Contabilidad (PGC), aprobado por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad, y en el caso de la pequeñas y medianas empresas el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para Microempresas.

Asimismo, la norma fiscal obliga a la llevanza de otros libros-registro. Así, en el caso de obligados tributarios (sean personas físicas o jurídicas) que estén obligados a presentar declaraciones de IVA por sus operaciones, deberán llevar detalle de dichas operaciones, tanto por el IVA devengado que repercuten como por el IVA deducible que soportan.

Por último, señalar la obligación para toda entidad matriculada en el Registro Mercantil (optativo para las personas físicas empresarias, que no tienen la obligación de estar matriculados) de presentar las Cuentas Anuales, cada año.

Para realizar una actividad económica, las personas físicas pueden actuar por sí solas (empresario persona física), o agrupándose con otras personas en una forma societaria como puede ser una sociedad mercantil (empresario persona jurídica). También existen unas figuras intermedias de agrupación, como son las herencias yacentes, comunidades de bienes y demás entidades que, carentes de personalidad jurídica, al constituir una unidad económica o patrimonio separado susceptibles de imposición, en el ámbito tributario se les atribuye personalidad y se les considera obligado tributario (artículo 35.4 LGT ). En esta categoría se incluirían las sociedades civiles, tengan o no personalidad jurídica. Este tipo de entidades, conocidas como entidades en régimen de atribución de rentas, determinan el rendimiento conforme a la normativa de IRPF, salvo que todos sus miembros sean sujetos pasivos del impuesto sobre Sociedades, en cuyo caso la entidad en atribución de rentas también determina el rendimiento conforme a este último impuesto. En este tipo de entidades existen obligaciones formales tanto para la entidad como para sus miembros que la integran.

Desde el 25 de diciembre de 2.002 las entidades sin fines lucrativos reguladas por la Ley 49/2002, que obtengan rentas de explotaciones económicas no exentas del impuesto sobre Sociedades, tienen las obligaciones contables previstas por este impuesto, debiendo llevar su contabilidad de modo que permita identificar los ingresos y gastos correspondientes a las explotaciones económicas no exentas (art. 11, Ley 49/2002).

5.2. Los libros de contabilidad

5.2.1. Libros obligatorios

EL LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES, se abre con el balance inicial detallado de la empresa y en él se deben de transcribir, con una periodicidad cuando menos trimestral, los balances de comprobación, con sumas y saldos. Finalmente, se transcribirá el Inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales (Balance de situación, Cuenta de resultados, Estados de cambio en el patrimonio neto, Estado de flujos de efectivo y la Memoria, todo este conjunto formará una unidad en el mismo libro, en varios tomos si fuera preciso).

EL DIARIO, que registra día a día todas las operaciones de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes.

Por otra parte, existen otros libros obligatorios establecidos por el propio Código de Comercio y otras Leyes especiales, que las sociedades mercantiles tienen también obligación de llevar, que sin ser instrumentos de contabilidad, se conocen como libros societarios. Tales libros son:

EL LIBRO DE ACTAS, donde se transcribirán las actas de la Junta General de socios y, en su caso, las del Consejo de Administración. Puede llevarse un único libro o uno por cada órgano colegiado de la sociedad.

EL LIBRO REGISTRO DE ACCIONES NOMINATIVAS, en el caso de sociedades anónimas, comanditaria por acciones y anónimas laborales, y el LIBRO REGISTRO DE SOCIOS, en el caso de sociedades de responsabilidad limitada.

EL LIBRO REGISTRO DE CONTRATOS celebrados entre el socio único y la sociedad, en el caso de sociedades unipersonales de responsabilidad limitada.

Asimismo, en el caso de las Cooperativas, la Ley de 16 julio 1999 (Ley 27/99, de Cooperativas) establece la obligación de llevar un LIBRO REGISTRO DE APORTACIONES AL CAPITAL.

Existen otros libros llamados auxiliares de la contabilidad, como el libro de mayor, que si bien no son obligatorios, son llevados habitualmente por los obligados al Plan Contable; y otros libros de naturaleza fiscal, ya comentados anteriormente como son l...

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