Gestión del puesto de trabajo

AutorJuan Carlos Rodríguez-Serrano
Cargo del AutorGestor de Recursos Humanos

Bajo esta denominación he querido agrupar todas aquellas técnicas y herramientas de gestión de recursos humanos cuyo sujeto es el puesto de trabajo. Bastante obvio, ¿verdad? Sin embargo, esta agrupación de herramientas no resulta tan evidente en muchas de las metodologías al uso.

Las herramientas de las que estoy hablando, utilizando sus denominaciones más generalizadas, son:

- La descripción de puestos de trabajo; normalmente, llamada APD (análisis y descripción de puestos de trabajo).

- Los factores de éxito, requerimientos, conocimientos, experiencia, competencias, necesarios para poder desempeñar el puesto. No acaban de coincidir los autores en una denominación más concreta.

- La valoración de puestos de trabajo.

Los autores coinciden en que la descripción de un puesto de trabajo no es más que un proceso de identificación, comprensión y reflejo documental de la incidencia y alcance de un puesto en la organización. Éstas son algunas de las definiciones acerca de la descripción de puestos:

- "Descripción detallada de los cometidos y de los requisitos exigidos para desarrollarlos. Es también el resultado de la investigación de puestos".1

- "Un documento en el que se recoge el contenido del puesto, los requerimientos y/o el contexto".2

- De manera más sencilla, Lucía Álvarez González nos dice que "el objetivo de un análisis y descripción de puestos de trabajo (APD) no es otro que el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito".

A pesar de las diferencias entre las distintas definiciones, vemos que de lo que realmente se trata es de identificar el puesto dentro de una organización y esclarecer (mi experiencia me indica que ésa es la palabra apropiada) sus principales responsabilidades.

Con independencia de la metodología que empleemos la descripción del puesto de trabajo es el primer paso en la cadena de gestión de recursos humanos. Así pues, si seguimos el modelo de gestión de recursos humanos, podremos ver que la descripción del puesto de trabajo será presupuesto básico de:

- La determinación del perfil de factores de desempeño eficaz; dicho de otra manera, de la determinación de los requerimientos que el puesto exige de su ocupante.

- La evaluación del puesto, también denominada valoración.

- La selección de la persona que ha de ocupar el puesto.

- La evaluación del desempeño del ocupante del puesto, en función de las responsabilidades y el marco de contribución de los puestos descritos.

- La formación del ocupante y su programa de desarrollo personal.

- La formación y los planes de desarrollo personal de aquellos incluidos en el plan de sucesión al puesto descrito.

Bien como una herramienta sustantiva o bien como parte de la herramienta de descripción de puestos de trabajo, encontramos que algunas metodologías, como ocurre en el modelo de gestión de recursos humanos, hacen referencia a los factores de éxito, requerimientos, conocimientos, experiencia, competencias que el titular de un puesto descrito ha de evidenciar para desempeñarlo adecuadamente, como parte integrante de la gestión del puesto de trabajo. Toda esta amalgama de elementos aparece integrada en la herramienta, que veremos en el segundo apartado y que denominaré perfil de factores de desempeño eficaz.

Descritos los puestos de trabajo y determinados los factores que han de concurrir en sus ocupantes para que puedan desempañarlos eficazmente, estamos en disposición de proceder a su valoración. Sobre valoración/evaluación de puestos de trabajo se han escrito millones de páginas y concebido un sinfín de metodologías.

La valoración de puestos de trabajo es un proceso de gestión de recursos humanos por el que utilizando una metodología determinada, la organización establece la importancia relativa de sus puestos de trabajo. Los sistemas genéricos de valoración de puestos de trabajo se pueden clasificar en tres grupos, en función del método que se utilice para estimar la importancia relativa de los puestos dentro de la organización:

1) Método de jerarquización

Se trata de comparar puestos de trabajo de acuerdo con unos procedimientos determinados, con objeto de averiguar si un puesto es superior, igual o inferior a otro en cuanto a su importancia dentro de una organización, sin entrar a analizar los factores diferenciales individuales entre los mismos.

2) Método de graduación

Este método parte de la base de que entre los puestos de una organización existen diferencias en niveles de responsabilidad, funciones, requerimientos y capacidades para desempeñarlos, que pueden ser identificadas. Ello permite establecer una graduación en función de la exigencia de los requisitos que se exigen para cada nivel y asignar al mismo los puestos que los cumplen.

3) Método de comparación de factores

Se trata de comparar puestos entre sí, pero no como un todo, sino en función de los factores que se juzguen más importantes y que estén presentes en todos ellos. Se comparan los puestos a través de sus factores. Éstos pueden ser de muy diversa naturaleza: conocimientos, responsabilidad, libertad para actuar, condiciones de trabajo, etc.

Si descomponemos los puestos en factores y asignamos a cada uno un valor determinado, nos alinearemos con el método más utilizado en la actualidad. El valor del puesto vendrá determinado por la suma de los valores que hayamos asignado a cada uno de los factores en los que lo hayamos descompuesto.

La herramienta de comprensión y evaluación de puestos de trabajo que se propone en el tercer apartado se encuadra dentro de este modelo.

1. Diseño y descripción del puesto de trabajo

1.1. Definición y fases del proceso

Diseñar un puesto de trabajo es configurarlo, definiendo el entorno organizativo en el que operará, su razón de ser, sus principales responsabilidades y su marco de contribución. Describir un puesto de trabajo es analizarlo para conocer el entorno en el que opera, su razón de ser, sus principales responsabilidades y su marco de contribución.

Cuando diseñamos un puesto, lo pintamos en un lienzo en blanco. Cuando lo describimos, lo fotografiamos de la realidad. Tanto el proceso de diseño como el proceso de descripción se pueden estructurar en tres fases: 1) configuración y análisis, 2) elaboración y 3) documentación.

1.1.1. Configuración y análisis

Las características de esta fase difieren según se trate de diseñar o describir un puesto de trabajo. En el primer caso, cuando diseñemos un puesto de trabajo, nuestra labor consistirá en identificar y especificar las necesidades de la organización y, más concretamente, del entorno organizativo en el cual el puesto de trabajo habrá de desarrollarse, al objeto de modelarlo de manera que contribuya distintivamente a los resultados del entorno y sea armónico con los otros puestos de trabajo que se desarrollan en su realidad organizativa. En este caso, la primera fase del proceso recibirá el nombre de configuración, pero cuando se trate de describir un puesto de trabajo ya existente, la primera fase recibirá el nombre de análisis. Si decidimos que debemos diseñar un nuevo puesto de trabajo es porque hemos identificado una necesidad que los puestos existentes no pueden, o creemos que no pueden, cubrir adecuadamente.

Entendiendo que en el caso del diseño de un puesto de trabajo, el proceso de configuración debe seguir unas etapas claras y sencillas:

1) Identificación de la necesidad

Necesidad de un puesto de trabajo cuyas responsabilidades y cuya contribución no son asumidos por ningún otro puesto dentro del entorno organizativo en el que ha sido detectada la necesidad. La existencia del puesto ha de contribuir a mejorar, directa o indirectamente, los resultados de su entorno organizativo y sólo debe ser creado cuando nos hayamos asegurado de que esto ocurrirá. Normalmente, la necesidad de un nuevo puesto diferenciado es identificada por el responsable del entorno organizativo, quien, además, determinará sus características más relevantes. Concretamente, éste debe definir las coordenadas básicas del puesto:

- Qué necesidades ha de cubrir el puesto: por qué se crea.

- Qué tipo de puesto (técnico, comercial, administrativo, directivo, etc.).

- Qué resultados se espera obtener.

- Qué recursos manejará el puesto para obtener los resultados (humanos, físicos, financieros).

2) Validación de dicha necesidad

En esta segunda etapa de la fase de configuración debemos asegurarnos de que el puesto cuyas coordenadas hemos definido en la etapa anterior es realmente necesario y su contribución está clara y es sustantiva.

En esta etapa deben intervenir:

- La persona que ha identificado la necesidad del puesto y determinado sus coordenadas básicas.

- El superior de esta persona, que debe aportar al proceso su visión de conjunto y a largo plazo sobre la necesidad detectada en el entorno organizativo y que debe autorizar el puesto diseñado, o bien encargarse de que se autorice.

- El responsable del departamento de recursos humanos, que debe aportar la visión de conjunto de toda la organización y examinar la coherencia del puesto en la totalidad de la misma.

- Según los casos, directivos de otros entornos organizativos con los que el puesto ha de colaborar o a los que deberá prestar servicios, así como futuros colaboradores del titular del puesto que se diseña.

3) Análisis

En el caso de descripción de puesto de trabajo, la fase de análisis presenta distintas características. Ello se debe a que en el proceso de diseño del puesto, éste no existe y debemos crearlo, mientras que en un proceso de descripción, el puesto existe y simplemente debemos delinearlo.

Así pues, en el caso de descripción de puesto de trabajo, el proceso de análisis debe seguir las siguientes etapas:

a) Planificación del proceso.

En esta etapa se determinarán las líneas maestras del proceso de descripción:

- características generales del proceso, número de puestos que hay que describir...

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