El empresario individual y sus obligaciones profesionales

Autor:J.L. Fernández Ruiz, Mª de los A. Martín Reyes
 
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EL EMPRESARIO INDIVIDUAL Y SUS OBLIGACIONES PROFESIONALES

  1. LA OBLIGACIÓN DE LLEVAR UNA CONTABILIDAD ORDENADA

    A) GENERALIDADES

    Dentro del status del empresario individual, se encuentran dos obligaciones fundamentales: la de llevar una contabilidad ordenada, y la de la publicidad de su actividad empresarial. Nos referimos ahora a la primera.

    La obligación de llevar el empresario una contabilidad ordenada ha encontrado su sede normativa en el Código de Comercio (antes en los artículos 33 y ss., y, ahora, en los 25 al 49 inclusive), con importantes modificaciones como las de la Ley de 21 de julio de 1973 y las de la Ley de 25 de julio de 1989, de reforma parcial y adaptación de la legislación mercantil a las Directivas Comunitarias en materia de sociedades, que constituye la materia actual. Por ejemplo, la primera Directiva de 9 de marzo de 1968, sobre la exigencia a los Estados miembros de la UE de regular la publicación de las cuentas anuales auditadas; la Cuarta, de 25 de julio de 1978, sobre cuentas anuales de las sociedades de capital; la Séptima, de 13 de junio de 1983, en relación con las cuentas consolidadas de los grupos de sociedades y, en fin, la Octava, relativa a los Auditores de cuentas. Hay que hacer notar que los artículos 42 al 49, inclusive, se refieren a la presentación de las cuentas consolidadas de los grupos de sociedades, cuya sede parece que tenía que haber sido en las Leyes mercantiles respectivas en cuanto a los tipos de sociedades, pero el legislador prefirió otorgar un tratamiento unitario a la materia y optó por regular en el Código de Comercio la presentación de las cuentas de los grupos de sociedades. A todo ello, se ha de añadir, provocado fundamentalmente por la Ley 19/89, de 25 de julio de 1989, de reforma parcial y adaptación de la legislación mercantil a las Directivas de la CEE en materia de sociedades citada, el Plan General de Contabilidad, que derogó el de 22 de febrero de 1973, aprobado por Decreto de 20 de diciembre de 1990, cumpliendo así el legislador el mandato del artículo 8 de aquella Ley, y el de la Disposición Adicional Primera de la Ley de Sociedades Anónimas . (El Decreto de 20 de diciembre de 1991 desarrolla el de 20 de diciembre de 1990, estableciendo las normas para la formulación de las cuentas anuales con conceptos tan fundamentales como es el de grupo de sociedades y el de sociedad dominante y dominada). Precisamente en el orden de unidad contable subjetiva, el Plan General de Contabilidad de 1990 se implantó con carácter obligatorio para: «todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria» (art. 2.1), mientras que el de 1973 era voluntario. De todos modos el Plan es flexible en su aplicación que se inició para todos los ejercicios posteriores a 31 de diciembre de 1990. Por otra parte, la Ley de Auditoría de Cuentas de 12 de julio de 1988, pendiente de su nuevo Reglamento y modificada en varios artículos, como luego se verá por la Ley Financiera 44/2002, de 22 de noviembre, es de gran interés debido a la trascendencia de la función de los auditores en la contabilidad moderna. Como el anterior, aunque mucho más amplio, el Plan General de Contabilidad pretende la normalización de los sistemas de cuentas para lograr lo que hace veinte años advertía SÁNCHEZ CALERO: «que las denominaciones que empleen los empresarios para designar las cuentas sean, en lo posible, idénticas» y, en este sentido, hay que alabar la unificación de su aplicación, evitando la dispersión que provocó el de 22 de febrero de 1973 (en efecto, éste distinguió las pequeñas y medianas empresas, las empresas acogidas a planes de regularización fiscal, etc.). A lo anterior, hay que añadir que en el 2005, las sociedades cotizadas de grupos de sociedades tendrán la obligación de aplicar las normas internacionales de contabilidad (IAS) en el ámbito de la UE. Con ello se producirá en nuestro País la mayor reforma contable desde el año 1990, a la par que constituirá una homogeneización de la información financiera que publican las grandes empresas europeas.

    La obligación, por otro lado, que impone el Código de Comercio al empresario individual de llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, tiene como finalidad la que el propio Texto legal recoge en su artículo 25, y es la de permitir un seguimiento cronológico de todas sus operaciones. Pero, junto a este interés del empresario, surge el de los acreedores sociales y el del Estado por razones fiscales, y, también, el de los trabajadores que a través de sus representantes deben tener acceso a los documentos contables, lo mismo que cualquier socio, configurándose así un derecho de información amplio, al compás de las Directivas Comunitarias, y en espera de la aprobación de la Quinta, sobre el tema de la participación de los trabajadores en la empresa. Por otro lado, el interés de los acreedores en orden a la llevanza de la contabilidad es evidente en los supuestos de insolvencia empresarial (concurso), en su caso.

    La estructura de la contabilidad del empresario, a tenor del Código de Comercio , es la siguiente:

    a) Los Libros de los empresarios y cómo se han de llevar (arts. 25 a 33 del C. de c.).

    b) Las cuentas anuales (arts. 34 a 41 del C. de c. que siguen las orientaciones de la Cuarta Directiva comunitaria, de 25 de julio de 1978).

    c) La presentación de las cuentas de los grupos de sociedades, con influencia de la Séptima Directiva comunitaria, de 13 de junio de 1983 (arts. 42 a 49 C. de c.).

    Todo este conjunto de normas, a las que se ha de añadir el Plan General de Contabilidad y las Resoluciones de obligado cumplimiento del Instituto de Contabilidad y Auditores de Cuentas (ICAC), si bien, a veces, los Tribunales declaran la nulidad de las mismas (STS de 19 de enero de 1994, aunque el Tribunal Supremo, sentencia de 27 de octubre de 1997, dice que el ICAC posee potestad reglamentaria), constituye lo que se ha dado en llamar Derecho Contable Mercantil, en cuanto regula cada día con mayor importancia la actividad del empresario en la faceta de la contabilidad.

    B) LOS LIBROS OBLIGATORIOS

    El artículo 25 C. de c. establece dos libros obligatorios para el empresario individual: a) Inventario y cuentas anuales; b) Diario. Las sociedades mercantiles, además, deben llevar un libro de Actas en el que consten los acuerdos tomados por las Juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad (art. 26.1 C. de c.).

    El primero, el de Inventarios y Cuentas anuales, se abre con el balance inicial detallado de la empresa, por lo que es preferible la expresión inventario, que la de balance, comprensiva de la descripción de los bienes que en el momento inicial hay en la empresa. Al menos, trimestralmente, se deben transcribir, con sumas y saldos, los balances de comprobación y se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales (art. 28. 1 C. de c.).

    En el Libro Diario se registrarán, día a día, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, aunque el Código de Comercio posibilita la anotación conjunta de los totales de las operaciones, por períodos no superiores a un mes, cuando su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, conforme a la naturaleza de la actividad de que se trate (art. 28.2 C. de c.).

    C) LOS REQUISITOS DE LLEVANZA DE LOS LIBROS

    1. El Código de Comercio establece que la contabilidad debe ser llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquéllos (art. 25.2).

    2. Los libros deben ser presentados en el Registro Mercantil del domicilio del empresario, para ser diligenciados en el primer folio, antes de su utilización, y, en todas las hojas de cada libro (artículo 27.1 C. de c.). Sin embargo, el artículo 27.2 C. de c., permite la realización de asientos y anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después han de ser encuadernadas, a fin de formar los Libros obligatorios, que serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

    3. Los libros y documentos contables deben ser llevados con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Además, deben salvarse, en cuanto se adviertan, los errores u omisiones padecidas en las anotaciones contables que deben ser hechas expresando el valor en euros. No pueden utilizarse símbolos o abreviaturas cuyo significado no sea preciso en relación con la Ley, el Reglamento o la práctica mercantil de general aplicación. Este requisito de la claridad es importante, sobre todo en los esquemas de presentación de las cuentas anuales (art. 175 LSA y 4.ª parte del Plan General de Contabilidad de 1990, así como el Decreto de desarrollo del mismo de 20 de diciembre de 1991, en relación con las cuentas consolidadas, a las que se refieren los artículos 42 al 49 ambos inclusive del C. de c.).

      Los libros, correspondencia, documentos y justificantes concernientes a su negocio, los debe conservar el empresario — o, en su caso, los herederos— durante seis años a partir del último asiento (frente a los cinco que formuló la Ley de 21 de julio de 1973). El cese del empresario (art. 30.2 del Código de Comercio ) no le exime del deber anterior, y si fallece, la obligación de conservación recae sobre sus herederos. Los liquidadores son los obligados a cumplirlo en el supuesto de disolución de sociedades.

      D) EL VALOR PROBATORIO DE LOS LIBROS DE COMERCIO

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