Eficacia jurídica de los documentos electrónicos aportados por los interesados a los expedientes de contratación tramitados electrónicamente por el Instituto Nacional de Gestión Sanitaria (INGESA)

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Ver nota 1

Examinada su consulta sobre la eficacia jurídica de los documentos electrónicos aportados por los interesados a los expedientes de contratación tramitados por el Instituto Nacional de Gestión Sanitaria (INGESA), la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado emite informe en los siguientes términos:

Antecedentes

En su escrito de consulta, el Instituto Nacional de Gestión Sanitaria formula las siguientes consideraciones:

(...) el Instituto Nacional de Gestión Sanitaria (INGESA) tiene previsto iniciar próximamente el desarrollo del procedimiento de

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contratación por medios electrónicos, si bien se suscitan una serie de dudas en relación con la diferente tipología de documentación que puede presentarse en el marco de un procedimiento de contratación, así como con la presentación de dicha documentación en formato electrónico.

En este sentido, entre los documentos que los licitadores deberán aportar en soporte electrónico en un procedimiento de contratación, podemos distinguir los siguientes tipos:

- Documentos públicos: escrituras de constitución, poderes, etc.

- Documentos públicos administrativos: clasificación y otros.

- Documentos privados: avales, documentos relativos a la solvencia y otros.

La primera de las dudas suscitadas al respecto hace referencia a si es necesario que dichos documentos al aportarse al expediente por el licitador deben ser necesariamente originales (o copias auténticas) o se admite la posibilidad de que los mismos sean copias compulsadas.

En este sentido, el artículo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, dispone:

‘Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Públicas, tienen los siguientes derechos:

(...)

b) A obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento.’

A estos efectos, el artículo 17.4 del Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 30/2007, en lo relativo a la inscripción voluntaria en el Registro Oficial de Licitadores, al señalar la documentación que debe aportarse, hace referencia a los documentos que se aporten o ‘sus copias’, pero sin precisar si dichas copias deben ser auténticas o es suficiente con que sean copias compulsadas. Por ello, al utilizar únicamente el término ‘copias’, parece estar admitiendo tácitamente las copias compulsadas.

Sin embargo, el artículo 4.2 de la Orden EHA/1490/2012, de 28 de mayo, por la que se regula el funcionamiento del Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado, dispone expresamente

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que ‘‘los documentos acreditativos aportados por los interesados en soporte papel deberán ser documentos originales’.

En base a lo expuesto, esta entidad plantea la siguiente cuestión:

- En el procedimiento de contratación administrativa, filos documentos a aportar por el licitador deben ser originales (o copias auténticas) o pueden ser copias compulsadas?

Por otra parte, el artículo 35.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, dispone lo siguiente:

‘2. Los interesados podrán aportar al expediente copias digitalizadas de los documentos, cuya fidelidad con el original garantizarán mediante la utilización de firma electrónica avanzada. La Administración Pública podrá solicitar del correspondiente archivo el cotejo del contenido de las copias aportadas. Ante la imposibilidad de este cotejo y con carácter excepcional, podrá requerir al particular la exhibición del documento o de la información original. La aportación de tales copias implica la autorización a la Administración para que acceda y trate la información personal contenida en tales documentos’.

En términos similares se pronuncia el artículo 48.1 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, al establecer lo siguiente:

‘De conformidad con el artículo 35.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, los interesados podrán aportar al expediente en cualquier fase del procedimiento copias digitalizadas de los documentos, cuya fidelidad con el original garantizarán mediante la utilización de firma electrónica avanzada (...)’.

Del tenor literal de los citados preceptos, se plantean las siguientes cuestiones:

- ¿Es posible que los documentos que deben aportarse al procedimiento de contratación por los licitadores sean digitalizados por los mismos y aportados al expediente, con arreglo al artículo 35.2 de la Ley 11/2007?.

- Cuando el artículo 35.2 de la Ley 11/2007 hace referencia a la posibilidad de que los interesados puedan aportar copias digitalizadas de cualquiera de los documentos, fiha de entenderse por documento cualquiera de los documentos antes relacionados (documentos públicos, documentos administrativos y documentos privados) o, por el contrario, tal expresión sólo es extensible a los documentos públicos administrativos y a los documentos privados?.

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- En el caso de que el licitador tuviera en su poder documentos públicos administrativos (por ejemplo la clasificación) o documentos privados (aval) en soporte electrónico y firmados con firma electrónica reconocida por su emisor, fipodría aportarlos al expediente de contratación con el valor de documento original?.

Fundamentos jurídicos

I. El Instituto Nacional de Gestión Sanitaria (en adelante, INGESA) solicita la emisión de informe sobre diversas cuestiones relativas a los documentos que han de aportar los interesados a los procedimientos de contratación que dicho Organismo tiene previsto tramitar en forma electrónica.

Cabe recordar que este Centro Directivo ha examinado en anteriores ocasiones diversos problemas jurídicos suscitados en relación con la denominada «Administración electrónica». Así, en el informe de 23 de abril de 2007 (Ref. A.G. Intervención General 1/07) se examinó el régimen jurídico aplicable a las copias de documentos públicos y privados que, emitidas en soporte electrónico, han de incorporarse a los expedientes administrativos con valor de documento original, informe emitido bajo la vigencia del hoy derogado Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que reguló la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado. En el posterior informe de 14 de julio de 2008 (Ref. A.E. H. Intervención General 1/08) se examinó el régimen jurídico aplicable a la emisión de copias de documentos públicos y privados tras la entrada en vigor de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP) y de la entonces vigente Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. Por su parte, el informe de 2 de abril de 2012 (Ref. A.G. Intervención General 1/12) abordó la admisibilidad y eficacia jurídica de las distintas modalidades de firma electrónica en función del tipo de actuación administrativa en la que sean utilizadas, de acuerdo con lo dispuesto en la citada LAESCSP, en el Real Decreto 1671/2009, de 26 de noviembre, de desarrollo parcial de la anterior, y en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica. Por último, en el informe de 29 de junio de 2012 (Ref. A.G. Empleo y Seguridad Social 12/12), este Centro Directivo examinó, a instancia de la Intervención General de la Seguridad Social, diversas cuestiones relacionadas con la eficacia jurídica de las copias electrónicas de documentos privados, públicos y administrativos originales realizadas por la Administración en los expedientes de indemnizaciones por razón de servicio regulados en el Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, y en los expedientes de contratación administrativa de los que deba conocer dicha Intervención General.

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Las cuestiones que plantea ahora el INGESA, parcialmente relacionadas con las que se abordaron en el último de los informes mencionados, vienen referidas a la eficacia de los documentos electrónicos emitidos o aportados por los propios interesados en los procedimientos de contratación administrativa que se tramiten de forma electrónica. En concreto, se formula consulta, en primer lugar, sobre si los documentos exigidos a los licitadores en los procedimientos de contratación han de ser necesariamente originales (o copias auténticas), o si pueden ser también copias compulsadas; en segundo lugar, se solicita informe sobre la posibilidad de que los licitadores aporten al procedimiento de contratación documentos digitalizados por ellos mismos y si, en caso afirmativo, dicha digitalización es posible respecto de todo tipo de documentos (públicos, administrativos y privados) o sólo respecto de estas dos últimas modalidades de documentos; finalmente, plantea el INGESA si los licitadores pueden aportar al procedimiento de contratación, con valor de documento original, aquellos documentos administrativos o privados que estén en su poder en soporte electrónico y con firma electrónica reconocida de su emisor.

Se examinarán seguidamente cada una de las cuestiones objeto de consulta.

II. De acuerdo con lo indicado, procede examinar, en primer lugar, si los documentos presentados por los licitadores en los procedimientos de contratación han de ser necesariamente originales (o copias auténticas), o si pueden ser también copias compulsadas.

Tal y como se señaló en el informe de 29 de junio de 2012, el artículo 35.c) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJ-PAC), sancionó el derecho de los ciudadanos a «obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar en el...

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