La economía y la organización de los recursos
| Autor | Tomás Alberich Nistal |
| Cargo del Autor | Coordinadora de Asociaciones Culturales de Madrid - COACUM |
| Páginas | 2ª edición (actualizada y ampliada) |
LAS INFRAESTRUCTURAS Y LOS RECURSOS MATERIALES. NUESTRO LOCAL
Los espacios donde desarrollamos nuestras actividades son fundamentales para que nos ayuden a conseguir nuestros objetivos o se conviertan en un impedimento (locales incómodos, fríos o calurosos, faltos de luz, con horario reducido,...).
Veamos algunos consejos de la Animación Sociocultural:
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Los espacios como referente deben ser, al mismo tiempo, lugares de encuentro y difusión. En el momento en el que un espacio se transforma en lugar de encuentro, se convierte en punto de referencia para el colectivo que en él está trabajando y, a la vez, para los que lo perciben desde el exterior. Por tanto al montar espacios habrá que tener en cuenta las características, la opinión y la participación de la gente que los va a ocupar y utilizar.
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La multifuncionalidad. Nuestros locales deben ser funcionales, adaptables a las necesidades y fines de la Asociación. Es necesario que sea un espacio agradable para el encuentro, el trabajo y la creación, lo que supondrá un refuerzo para el colectivo que lo usa.
La decoración y ordenamiento de los espacios es importante. Cuando entramos por primera vez en un local desconocido ello nos produce determinadas impresiones (agradables o no). Es conveniente reflexionar sobre las causas de esa impresión. Situar en nuestra práctica la visita a otras asociaciones para comparar formas de organización y uso de los espacios es una tarea colectiva interesante, que además impulsará la relación con otros colectivos.
Posteriormente podemos llevar a un grupo de personas a nuestra asociación para que nos digan sus impresiones y nos aconsejen.
La entrada de un local es como la portada de una revista, nos va a dar una impresión global. Es también el lugar más transitado por lo que es conveniente situar diferentes espacios para anunciar las actividades, colocar avisos, etc.
Los tablones de anuncios y revisteros (con las publicaciones que van llegando) pueden cumplir una buena función. Es necesario mantenerlos al día y ordenados por temas: actividades, áreas o grupos de trabajo, comunicados de otras asociaciones, incluso "bolsa de trabajo", "avisos entre particulares", etc. Ello incentivará a que más personas se acerquen a la Asociación a recibir información.
EQUIPAMIENTO BÁSICO Y NUEVAS TECNOLOGÍAS
La buena organización de los recursos materiales también va ir ligada a la utilización de unos equipos mínimos.
Empezando por los citados tablones de anuncios y siguiendo con las imprescindibles pizarras de autoborrado y los paneles (papelógrafo, rotafolio) que nos permiten:
— Contemplar varias ideas a la vez (no posible con la exposición oral).
— Distanciar las ideas de las personas que las han emitido (se mira a la pizarra, no a la persona que la sugirió), provoca un tratamiento más objetivo.
— Combatir el olvido y volver a lo importante, aunque se haya comentado hace tiempo.
El equipo tecnológico que más interesa a una Asociación va a depender del tipo de actividades que desarrolle. Aún así, podemos decir que el básico, de más a menos, es:
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Teléfono. Imprescindible. Actualmente es conveniente instalarlo directamente con:
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Contestador Automático. Necesario para recibir mensajes y así tener abierta la asociación las "24 horas" del día.
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Fax. Necesario si, por ejemplo, queremos tener una relación fluida con los medios de comunicación y con otras asociaciones.
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Ordenador Personal completo (con impresora). Dentro de poco utilizar un teclado con pantalla será tan corriente como marcar las teclas del teléfono. El PC nos sirve fundamentalmente para cuatro funciones:
Procesado de textos, sustituyendo a las máquinas de escribir, imprescindible para proyectos, memorias, archivo de documentos, actas... Con un programa informático de Autoedición podemos elaborar y maquetar nosotros mismos la revista o boletín de la asociación, carteles, etc (para esto es interesante tener una buena impresora). Base de Datos, especialmente para tener todos los datos de los socios y simpatizantes. Imprescindible para la fácil realización de envíos por correo (edición de etiquetas). Base de Datos bibliográfica, para llevar el control de la biblioteca, listado de libros y publicaciones, fichas, préstamo, etc. Hoja de Cálculo. Útil para la contabilidad completa de la Asociación (las hojas de ordenador, debidamente selladas y firmadas, sustituyen a los engorrosos libros de Contabilidad). Comunicación. El Correo Electrónico. Mediante un aparato llamado "módem" conectamos nuestro ordenador con otros por la línea del teléfono. Decíamos en la primera edición de la Guía (en 1994): "Se impondrá en los próximos años como forma más rápida y útil de recibir y emitir información, así por ejemplo, nos podemos conectar ya con bases de datos y bibliotecas de las principales universidades del mundo, otras asociaciones, redes de comunicación de movimientos sociales...". Hoy, con la red internet, es ya una realidad, y cada día más aconsejable para las asociaciones.
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Fotocopiadora. Con una fotocopiadora de tipo medio, unida a la autoedición que nos permiteel ordenador, multiplica las posibilidades de editar nuestras propias publicaciones.
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Televisión con video.
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Otros: retroproyector para transparencias, proyector de diapositivas, gravadora, ... y si nuestros recursos nos lo permiten: cámara de video, megafonía ...
SUGERENCIAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETARÍA
Se pueden crear numerosas normas de funcionamiento "doméstico" de cada asociación. Algunos aspectos a tener en cuenta son:
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El material que llega (correspondencia, documentación): ¿Quién lo recibe? ¿Cual es el procedimiento para abrir, registrar, repartir o guardar? Debe estar bien definido quien tiene ésta responsabilidad. Es mejor que esté centralizada en una persona el abrir la correspondencia y acordar de qué temas se debe pasar copia a las áreas de trabajo o comisiones.
Es necesario que toda la correspondencia, tanto la recibida como la enviada se archive. Es conveniente su archivo cronológico dentro de cada carpeta o archivador temático y, además, los documentos con interés se archive fotocopia en el área o comisión. Así aseguraremos que no se pierde ningún documento y que sea posible encontrarlo: tendremos un archivo general en Secretaría, de correspondencia recibida y otro de correspondencia enviada, ambos ordenados por temas y fechas. Además cada área de trabajo o responsable de programa tendrá copia en su archivo. (por ejemplo: Formación, Ecología, Cultura, Mujer, Juventud, Urbanismo, ... también según el organismo con el que tenemos relación, según concejalías o consejerías del Ayuntamiento, Comunidad Autónoma, ...). Siempre habrá correspondencia que es propaganda y la tiramos directamente o la guardamos sólo en Secretaría, en nuestra Base de Datos o Agenda sobre temas de Servicios, Empresas suministradoras de material, etc. Si es posible, también es conveniente llevar un registro numérico de entradas y salidas de documentos. No hace falta llevar un Libro Registro, es suficiente con sellar todo los documentos y ponerles la fecha con un número correlativo (igual que hacemos con las facturas).
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El material que sale: ¿Qué material necesita una aprobación? ¿Quién debe recibir copia de la correspondencia que se envía? Normas de cómo enviar el material. "Libro de Estilo" en la presentación de documentos: papel con anagrama de la asociación, dirección y datos básicos (número de los registros oficiales, CIF), presentación básica de la asociación, firmas autorizadas y sello ...
ARCHIVO
Hay programas informáticos que facilitan las tareas de registro y archivo de documentación, así como la organización de la Biblioteca. También para todo lo concerniente a la Secretaría y relación con los socios, organización de Actas, convocatorias, mailings -edición de etiquetas para correo, etc.
Los pasos a seguir pueden ser clasificar los documentos según tipos. Las clasificaciones más corrientes son:
— Alfabética. — Numérica. — Ideológica. Por grandes temas que se van subdividiendo.
— De origen del documento. — Una combinación de varios sistemas.
Consejos para llevar el Archivo de documentos ganando tiempo:
— Archivar sobre la marcha, no dejando que los papeles se acumulen "pendientes de archivo".
— La información más reciente se coloca en la parte delantera de cada carpeta, según va llegando.
— Los papeles se sujetan con grapas, no con...
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