La contabilidad de las cooperativas

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20.1. Registros contables

El artículo 91 de la Ley General de Cooperativas establece que las cooperativas deberán llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad, que se regirá por los principios de veracidad, claridad, exactitud, responsabilidad y secreto contable, que deberán ser aplicados teniendo presente las peculiaridades de la naturaleza de la sociedad cooperativa.

Las cooperativas llevarán los siguientes libros de contabilidad:

  1. Libro de inventarios y balances.

  2. Libro diario

  3. Libro de Informes de la Censura de Cuentas.

  4. Los libros que establezca la legislación especial aplicable por razón de la actividad empresarial.

Estos libros deberán estar encuadernados y sus folios debidamente numerados; antes de empezar a usarlos, hay que llevarlos al Registro Mercantil para su legalización.

Igual que para las demás sociedades, son válidas las relaciones informáticas u hojas sueltas obtenidas por otros procedimientos, siempre que posteriormente se encuadernen, se folien y se habiliten adecuadamente en el correspondiente Registro Mercantil. Existe disparidad de plazos en las diferentes leyes de cooperativas para la habilitación de las relaciones informáticas contables, pero creemos que hay que respetarlos (LGC 3 meses, LCC 6 meses, LCV 4 meses, LCE 6 meses).

20.2. Normas de contabilidad

Las sociedades cooperativas deberán llevar su contabilidad de forma ordenada y adecuada a su actividad, y aunque las leyes respectivas de cooperativas ya lo indican genéricamente, también es obligado de acuerdo con la regulación que sobre contabilidad se ha efectuado a partir del RD 1643/1990 de 20 de diciembre, que en su disposición final cuarta indica que el Plan General de Contabilidad será obligatorio para todas las empresas, cualesquiera que sea su fórmula jurídica, individual o societaria, para los ejercicios que se inicien con posterioridad al 31 de diciembre de 1990.

Así, pues, el Nuevo Plan General de Contabilidad es obligatorio para todas las empresas desde 1991; a partir de esa fecha, la documentación contable de las cooperativas queda regulada de la siguiente manera:

20.3. Libros obligatorios de contabilidad

- Por la condición de empresa cooperativa: los antes citados en el punto 20.1

- A los efectos fiscales: registros de IVA de facturas recibidas y de facturas emitidas.

20.4. Normativa contable

Está desarrollada básicamente por el nuevo Plan General de Contabilidad, que está estructurado en cinco partes, de las que tres son obligatorias y las otras dos son orientativas y adaptables a las peculiaridades de cada entidad, aunque la experiencia aconseja adaptarse lo mejor posible a los esquemas establecidos por el plan, ya que después simplifican la tarea de elaboración de las Cuentas Anuales. Ello no obsta, para que las cuentas específicas de las cooperativas se busque una codificación propia pero siempre dentro del grupo que les corresponde dentro del cuadro de cuentas.

20.5. Revisión y verificación

Las leyes de cooperativas contemplan la misión de los interventores de cuentas, cuyo número se fijará entre 1 y 3, y su período de actuación será de uno a tres/cuatro años (según LGC o LCC). En algunas leyes de cooperativas se ha suprimido la figura del interventor o interventores.

La función de los interventores, allí donde son obligatorios, es precisamente fiscalizar las Cuentas Anuales y emitir un informe dirigido a la Asamblea General, en el que proponen su aprobación o formulan los reparos que estiman convenientes.

Pero, a veces, no basta la actuación de los interventores elegidos entre los socios, porque a pesar de su buena voluntad no suelen ser profesionales de la revisión de cuentas y entonces hay que acudir a los auditores externos, cuya misión consiste en verificar las Cuentas Anuales y dar fe de su exactitud como imagen fiel de la empresa a la que se refieren, o bien emitir los reparos pertinentes.

Esta misión está regulada por la Ley 19/1988 de 12 de julio, así como su Reglamento; a esta función dedicamos un capítulo completo.

20.6. El Plan General Contable adaptado a las cooperativas

El Plan General de Contabilidad, aprobado por Real Decreto 1643/1990 de 20 de diciembre, consta de las cinco partes siguientes:

1. Principios contables.

2. Cuadro de cuentas.

3. Definiciones y relaciones contables.

4. Cuentas Anuales.

5. Normas de valoración.

Únicamente son obligatorias la primera, la cuarta y la quinta.

20.6.1. Principios contables

La primera parte del Nuevo Plan está dedicada a la definición de los principios contables, los cuales deben tenerse presentes al proceder a la contabilización de las operaciones de la entidad, y en la preparación de las Cuentas Anuales. Son los siguientes:

- principio de prudencia,

- el de empresa en funcionamiento,

- el de registro,

- el de precio de adquisición,

- el de devengo,

- el de correlación de ingresos y gastos,

- el de no compensación,

- el de uniformidad,

- el de importancia relativa.

En los casos de conflicto entre principios contables obligatorios deberá prevalecer el que mejor conduzca a que las cuentas expresen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. Sin perjuicio de lo expuesto anteriormente, el principio de prudencia prevalecerá sobre los demás.

Para ampliar conocimientos sobre este tema, que no difiere en su aplicación a las cooperativas de lo dispuesto para el resto de empresas, puede acudirse a la lectura del Real Decreto mencionado.

20.6.2. Cuadro de cuentas

La aplicación del Plan General de Contabilidad es obligatorio para las cooperativas, pero el cuadro de cuentas, así como las relaciones contables, es voluntario.

Proponemos un cuadro de cuentas adaptado a las cooperativas, que deberá a su vez matizarse, según las necesidades de cada tipo de cooperativa.

Grupo I: Financiación básica

10. Capital

100. Capital social

1001. Aportaciones obligatorias de los socios

1002. Aportaciones voluntarias de los socios

1005. Aportaciones de los asociados

11. Reservas

111. Fondo de Reserva Obligatorio

112. Fondo de Reserva Voluntario

113. Reserva de Revalorización del activo

118. Patrimonio afecto al FEP

12. Resultados pendientes de aplicación

120. Excedentes para aplicar

121. Resultados negativos de ejercicios anteriores

1211. Resultados negativos de operaciones cooperativas

1212. Resultados negativos de operaciones extracooperativas

122. Aportaciones de socios para compensaciones de pérdidas

123. Actualización de aportaciones

129. Pérdidas y Ganancias

1291. Resultado cooperativo

1292. Resultado extracooperativo

13. Ingresos a distribuir en varios ejercicios

130. Subvenciones oficiales de capital (Gobierno Central, Comunidad Autónoma)

131. Subvenciones de capital de otras instituciones 135. Ingresos por intereses diferidos

136. Diferencias positivas en moneda extranjera

14. Provisiones para riesgos y gastos

140. Provisiones para pensiones y obligaciones similares

141. Provisiones para impuestos

142. Provisiones para responsabilidades

143. Provisiones para grandes reparaciones

144. Fondo de Reversión

145. Fondo de Educación y Promoción

15. Empréstitos y otras emisiones análogas 150. Obligaciones y bonos

152. Aportaciones voluntarias no incorporadas a capital social 155. Deudas representadas en otros valores negociables

16. Deudas a largo plazo con empresas del grupo y asociadas

160. Deudas a largo plazo con empresas del grupo

161. Deudas a largo plazo con empresas asociadas

164. Proveedores de inmovilizado a largo plazo de empresas del grupo

165. Proveedores de inmovilizado a largo plazo de empresas asociadas

166. Fondo Especial (art. 85 de la LGC)

167. Deudas a largo plazo con socios

17. Deudas a largo plazo por préstamos recibidos y otros conceptos

170. Deudas a largo plazo con entidades de crédito cooperativas

171. Otras deudas a largo plazo

172. Deudas a largo plazo transformables en subvenciones

173. Proveedores de inmovilizado a largo plazo

174. Efectos a pagar a largo plazo

18. Fianzas y depósitos a largo plazo 180. Fianzas recibidas a largo plazo 185. Depósitos recibidos a largo plazo

19. Situaciones transitorias de financiación 190. Socios, aportaciones no exigidas

193. Socios, aportaciones no dinerarias pendientes

196. Socios, parte no desembolsada

197. Socios, participación en resultados negativos

Grupo 2: Inmovilizado

20. Gastos de establecimiento

200. Gastos de constitución

201. Gastos de primer establecimiento

21. Inmovilizaciones inmateriales

210. Gastos de investigación y desarrollo

211. Concesiones administrativas

212. Propiedad industrial

213. Fondo de comercio

214. Derechos de traspaso

215. Aplicaciones informáticas

217. Derechos sobre bienes en régimen de arrendamiento financiero

219. Anticipo de inmovilizados materiales

22. Inmovilizado material

220. Terrenos y bienes naturales

221. Construcción

222. Instalaciones técnicas

223. Maquinaria

224. Utillaje

225. Otras instalaciones

226. Mobiliario

227. Equipos para el proceso de información

228. Elementos de transporte

229. Otro inmovilizado material

Los inmovilizados materiales que estén afectos al FEP (Fondo de Educación y Promoción) se especificarán con subcuentas.

Por ejemplo, si una parte del mobiliario se encuentra en esta situación, se utilizarán las dos subcuentas siguientes:

2260. Mobiliario (para el uso de la actividad empresarial)

2261. Mobiliario afecto al Fondo de Educación y Promoción

23. Inmovilizado material en curso

230. Adaptación de terrenos y bienes naturales

231. Construcciones en curso

232. Instalaciones técnicas en montaje

233. Maquinaria en montaje

237. Equipos para procesos de información en montaje

239. Anticipos de inmovilizados materiales

24. Inversiones financieras en empresas del grupo y asociadas

240. Participaciones en empresas del grupo

241. Participaciones en empresas asociadas

242. Valores de renta fija en empresas del grupo

243. Valores de renta fija en empresas asociadas

245. Créditos a largo plazo a empresas asociadas

246. Intereses a largo plazo de inversiones financieras en empresas asociadas

248. Desembolsos pendientes sobre acciones...

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