Artículo 105 a 107
| Autor | Antonio Pau Padrón...[et al.] |
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EL REGISTRAMIENTO DE LOS DATOS DE ESTADO CIVIL
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El sistema tradicional del asentamiento en libros
En la época en que se aprueba la Ordenación registral vigente, parece evidente que el asentamiento en libros, era el sistema de constatación registral más adecuado de todos los posibles, y ello, tanto por razones de comodidad y economía, como por razones de estricta seguridad.
El sistema de simples fichas, ordenadas alfabéticamente en cada oficina registral, no ofrecía garantías de seguridad por el riesgo de su dispersión, extravío, sustitución y hasta manipulación dolosa de su contenido. En cuanto al de archivo en legajos de los documentos o títulos de inscripción, si bien podía ofrecer la ventaja de la comodidad y rapidez del registramiento, en la práctica sería inoperante, en tanto no se dispusiera de un sistema complementario de ficheros automatizados que permitiera una localización suficientemente rápida de los datos esenciales objeto de registro.
Cabe considerar, por tanto, que la opción por el mantenimiento del sistema tradicional de libros regístrales, previamente encuadernados, fue oportuna en la época en que se hizo, dada la precariedad de medios económicos y escaso desarrollo de la Administración Pública española, tanto en medios mecánicos, como en técnicas de normalización y racionalización administrativa, ya imperantes en otros países más avanzados.
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Primeras posiciones críticas
No obstante, apenas transcurridas dos décadas, y con ocasión del contenido de una Instrucción de la D. G. R. N. de 7 enero 1972, apuntaba ya Peré Raluy la conveniencia de adoptar un nuevo sistema(1): «Sabido es que en el actual sistema de la L. R. C, los asientos del Registro se han de practicar en libros previamente encuadernados, editados oficialmente y con una serie de cautelas y condicionamientos que, a trueque de evitar algunas hipotéticas falsedades, constituyen un sistema engorroso y poco apto para la agilización del servicio. El Consulado de España en París sugirió a la D. G. R. N. que los libros de los Registros Consulares pudieran llevarse en forma análoga al notarial, de hojas separadas, que encuadernadas a posteriori formasen los propios libros del Registro, lo que posibilitaría que se extendiesen mecanográficamente. La D. G. R. N., en R. de 7 enero 1972, dice que la idea del Consulado general es muy digna de tener en cuenta en una futura reorganización de la mecánica de los Registros Civiles, no sólo Consulares, y que los mismos títulos de inscripción -generalmente dentro de España las declaraciones en los propios impresos- podrían constituir, protocolizados por secciones y orden cronológico, los libros del Registro; un libro de entrada y un fichero, quizá en España, a veces un ordenador, podría completar, a efectos de garantías y buscas, el mecanismo legal, aunque reconoce, lo que es cierto, que no es posible aceptar ahora tal sistema sin modificar la legislación actualmente en vigor. Realmente, el camino que se apunta por el Consulado y la D. G. R. N. es el que se precisa emprender; el actual sistema, aun reconociendo que el encasillado en vigor mejora el sistema anterior, ofrece tantos reparos que lo que no se concibe es cómo aún no se ha eliminado.» Continúa Peré Raluy diciendo: «Solamente los inconvenientes que supone el que las inscripciones, en lo que ha de ser cada tomo, hayan de practicarse en tiempos distintos, sin poder simultanearse su práctica, el inconveniente mayor aún de las inscripciones manuscritas, que son el verdadero tormento de los que han de certificar de ellas -que casi nunca serán los autores de la letra a descifrar-, y la duplicidad de trabajo que supone llenar la hoja declaratoria de nacimiento, matrimonio o defunción y el acta o certificación de matrimonio canónico, por un lado, y la inscripción, por otro, aconsejan una urgente modificación de la L. R. C. que autorice, junto a la práctica de las inscripciones en los actuales libros -sistema que debería ser el excepcional-, la protocolización de los títulos de inscripción, que se encuadernarían en volúmenes del grosor conveniente. Tal modificación debería complementarse con otra que erigiera en títulos de inscripción ordinaria las certificaciones expedidas por las direcciones de las clínicas de los nacimientos ocurridos en las mismas, las declaraciones de defunción presentadas por las compañías funerarias y las certificaciones de matrimonio canónico, procurándose que tales certificaciones y declaraciones se extendieran en impresos oficiales de la debida consistencia que se suministrarían por las oficinas del Registro -al modo de los actuales cuestionarios para las declaraciones de nacimiento y defunción-. Al ingresar en el Registro tales títulos, se extendería una sumaria diligencia de presentación y protocolización en el título, se le daría numeración correlativa y, por paquetes de 300 hojas, se encuadernarían con hojas complementarias para índices. Los asientos marginales podrían practicarse,bien al dorso de cada folio de inscripción principal, bien en cuadernos complementarios de cada tomo, con las oportunas referencias mutuas en tales casos. Dada la frecuencia con que se formarían los correspondientes tomos, sería inútil recargar el trabajo del Registro con asientos de presentación en Libro Diario, ya que el trabajo complementario que ello supondría aconseja prescindir de una garantía de dudosa necesidad. Los asientos, al menos los principales, estarían extendidos a máquina, con las indiscutibles ventajas de claridad, facilidad de reproducción y evitación de errores. Todo ello completado por la utilización de ordenadores en los grandes Registros, para archivar los datos propios de las certificaciones en extracto, permitiría agilizar el servicio, disminuir, a la larga, las plantillas de personal subalterno y disponer de un útilísimo índice y elaborar las certificaciones en extracto con absoluta rapidez y fidelidad.»
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Primeras medidas legales de transición hacia la informatización registral
Con independencia del cambio de mentalidad oficial que supuso la Instrucción de 7 enero 1972, puede decirse que el R. D. 2.721/1979, de 5 octubre, sobre Libros del Registro Central, que, a su vez, se inspira en lo que para los Libros del Registro Inmobiliario dispuso el R. D. 3.285/1976, de 23 diciembre, constituye el punto de partida, en materia registral civil, hacia un nuevo sistema de registración, fundamentado en medios informáticos.
En el artículo 1.° de dicho R. D. se dice: «Los libros ordinarios del Registro Central, en sus tres primeras Secciones, es decir, de Nacimientos y General, de Matrimonios y de Defunciones, estarán compuestos de 100 hojas móviles, además de las hojas móviles complementarias para asientos marginales y para índices, conforme a las normas séptima y octava de la O. M. J. de 24 diciembre 1958.» Y en el artículo 3.°: «Los asientos de las hojas móviles podrán extenderse a mano, a máquina o por cualquier medio mecánico de reproducción, siempre que la impresión sea indeleble. Podrá utilizarse al mismo tiempo calco con impresión indeleble a fin de obtener el duplicado del acta que ha de remitirse a los Registros Consulares, conforme a lo dispuesto por el artículo 118 del R. R. C.»
Queda facultada, por tanto, en los Libros ordinarios del Registro Central, la utilización de hojas móviles que permitan el empleo de medios mecánicos de reproducción, con lo cual, además de extenderse el acta con mayor rapidez, puede conseguirse, al propio tiempo, el duplicado. Pero esta medida no ha llegado a tener aplicación práctica, por cuanto los Libros ordinarios del Registro Civil Central siguen siendo confeccionados por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, como los de los demás Registros. Ahora bien, cabe reconocerle el mérito de constituir el punto de partida de una tarea legislativa, dirigida a crear la base jurídica imprescindible para poder introducir en el Registro Civil las nuevas técnicas de tratamiento automatizado de datos.
Una segunda disposición, más reciente, el R. D. de 29 agosto 1986, por el que se reforman varios artículos del Reglamento registral, permite que los libros estén formados por hojas fijas o por hojas móviles, foliadas y selladas, y en las que se expresará la Sección y Tomo del Registro, y, además, previene que «el Ministerio de Justicia podrá establecer que los libros se formen por encuadernación posterior de las declaraciones, formuladas en impreso oficial, que abren folio registral. En este caso, las declaraciones, numeradas y selladas, se conservarán por orden cronológico y se encuadernarán cuando el tomo abarque 300...
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